Política de utilização dos veículos, sua empresa possui?

O que é e qual a importância de desenvolver uma política de frota?

Independente do tamanho da empresa de transporte, implantar uma política de utilização dos veículos proporcionará uma gestão eficiente da sua frota, garantindo outros benefícios para a companhia e também para os condutores.

Hoje em dia, esse assunto é muito difundido no segmento, mas, mesmo assim, muitas empresas ainda deixam o tema de lado, sem perceber que essa atitude pode acarretar em uma série de problemas, que trazem, inclusive, prejuízos financeiros para a companhia.

Se você não quer fazer parte desse grupo, que tal dar um pouco mais de atenção para o assunto, que é tão importante no seu dia a dia?

Para entender o motivo de estabelecer regras de uso dos caminhões ou ônibus, preparamos este artigo com tudo que você precisa saber sobre o tema.

O que é e qual a importância de desenvolver uma política de utilização de veículos?

A política de frota é, na verdade, um conjunto de procedimentos que visa uma correta utilização dos veículos, estabelecendo rotinas de acompanhamento, cronograma de manutenções preventivas e corretivas, condutas adequadas de condutores, entre outros. Leia mais sobre o assunto ao acessar aqui.

O objetivo é definir as formas mais corretas e econômicas para trafegar com os caminhões, garantindo a integridade do patrimônio da empresa e também a segurança dos condutores durante o trajeto. 

Dentre os itens que podem ser listados em um documento de política de frota você poderá inserir tudo aquilo que julgar necessário para boas práticas, seja na direção ou fora dela. Confira alguns deles:

  • Finalidade da utilização de determinado veículo;
  • Trajeto que será realizado e em quais horários;
  • Qual a velocidade máxima permitida para aquele veículo;
  • Gestão do abastecimento e de possíveis pedágios;
  • Regularização de CNH dos condutores e controle da validade;
  • Regras para a utilização dos veículos;
  • Manutenção do veículo (checklist com o essencial);
  • Responsabilidades durante a utilização do veículo (multas, acidentes, etc.);
  • Controle de documentação (corporativo, veículo, condutor e seguros).

Essas são apenas algumas sugestões para a criação da sua política de frota, que podem ser alteradas de acordo com as suas necessidades ao observar o funcionamento do negócio.

Vale alertar que a falta desse documento dá a liberdade para que a sua equipe conduza os processos da maneira que considerar melhor, ou seja, sem os padrões adequados e seguros.

Com isso, é bem possível que os motoristas percam a produtividade, tomem atitudes inoportunas, além de colocar a sua vida e de outras pessoas em risco.

Nesse sentido, um padrão de trabalho com todas as normas e procedimentos vai assegurar o cumprimento das condutas da maneira correta.

Você, enquanto gestor de frota, deve pensar que elaborar esse tipo de documento dará muito trabalho. A verdade é que estabelecer regras e processos dá trabalho sim, mas é necessário e, certamente, garantirá bons resultados para a sua empresa.

Aliás, não basta apenas desenvolver esse documento e colocar na gaveta do seu escritório. Nada disso!

Todas as informações que constam nas normas precisam ser formalizadas e apresentadas à equipe, para que todos estejam familiarizados com os novos processos.

Se puder, deixe o documento em locais de fácil visualização, para que ele possa ser consultado, sempre que necessário.

Como implementar uma política de frota na sua empresa

Depois de entender o que é e qual a importância de se instaurar regras de gestão de frotas, chegou a hora de colocar a mão na massa e entender como implementar cada processo, além de novas rotinas.

A primeira coisa para montar esse documento, é fazer um mapeamento de todos os procedimentos que envolvem o setor de transportes.

A partir desse entendimento, você dará início a coleta de informações sobre a frota de veículos pesados.

A ideia é compilar todos os dados pertinentes e, posteriormente, fazer uma análise correta sobre a situação do setor. Na hora de analisar, leve em consideração os seguintes fatores:

  • Dados sobre processos de operação;
  • Equipes responsáveis pela condução e pela manutenção dos caminhões;
  • Estado de conservação dos veículos;
  • Comportamento das equipes;
  • Questões jurídicas.

Se puder, faça ainda um benchmarking, ou seja, um estudo completo sobre a política de frotas adotadas em outras empresas do mesmo setor. A proposta é conhecer os processos e tentar aplicar com base na realidade vivida pela sua empresa.

Realize uma comparação com as condutas adotadas em outras companhias e avalie o que é viável ou não aplicar no departamento que você comanda.

Mesmo parecendo que todo esse processo não terá fim, não deixe de fazê-lo. Isso porque, quanto mais rápido você identificar cada problema e possíveis melhorias, mais ágil será a tomada de decisões.

O resultado de uma política de frotas bem-feita proporciona ainda mais segurança aos seus condutores, melhores resultados do setor, além de um maior lucro para a companhia.

Mas é importante destacar que, para implementar padrões de utilização de veículos pesados, é preciso um trabalho em conjunto com outras áreas, a fim de estruturar da forma mais correta os processos.

Não esqueça de ouvir e entender cada integrante da equipe de transportes, afinal, são eles que estão no dia a dia da operação e podem auxiliar na elaboração das normas. 

O que é indispensável para elaborar uma padronização de trabalhos?

Na hora de montar cada procedimento e regra do documento, é importante que seja definido um fluxo de gestão dos veículos, com as formas mais adequadas de como e quando utilizá-los.

Para uma boa gestão de frotas é importante que sejam identificados os envolvidos nos processos, além do papel de cada colaborador tanto na gestão quanto na operação dos caminhões. Deve-se levar em conta alguns detalhes, como:

  • Listagem com o número de veículos disponíveis, quilometragem individual, data da última manutenção e revisão;
  • Relatório de gastos sempre atualizado, com especificação de quais veículos são mais econômicos e quais consomem mais recursos;
  • Controle e planejamento de manutenções preventivas;
  • Treinamentos voltados para condutores: direção preventiva, economia de recursos, dentre outros;
  • Controle de rotas: sugestões de caminhos, verificação de pedágios, possíveis obras e interdições, por exemplo;
  • Caso seja viável, contratação de empresas de tecnologia para gestão de veículos.

Conte com o auxílio dos colaboradores responsáveis para estabelecer uma programação que especifica quando o novo modelo será colocado em prática.

Caso seja necessário, ofereça um treinamento e/ou workshop, para que cada item da política de frotas, já citados acima como sugestão, sejam explicados e fiquem alinhados de forma clara.

É extremamente importante que colaboradores diretos ou indiretos estejam cientes dos procedimentos trabalhados dentro da empresa, fazendo com que o seu documento possua valor integral e seja cumprido como norma. 

Não se esqueça de formalizar cada detalhe do processo, com rotinas de manutenção, aspectos jurídicos, divulgação, entre outros. Caso ache necessário e viável, imprima cópias e peça para que seus funcionários assinem um documento de concordância com o que foi apresentado. 

Além disso, os critérios de escolha dos veículos também precisam fazer parte dos documentos, para que possa ser definido quais caminhões devem ser usados em determinadas áreas e funções.

Detalhe: em casos de acidentes, o manual deve incluir as condutas corretas e quais são as responsabilidades que serão atribuídas ao condutor.

Além disso, as definições sobre possíveis auditorias, procedimentos após os acidentes, inspeções, custos com guincho, transporte do colaborador, custos com hospitais, entre outros, jamais podem ficar de fora do documento. 

A política de frotas também deve oferecer clareza quanto aos objetivos e o que se espera de cada colaborador. 

Modelo de documento para elaborar uma política de frotas

Além de se preocupar com os procedimentos, é importante definir um padrão de layout, que seja simples e objetivo. Então, para elaborar o documento, confira as nossas dicas:

  • Cabeçalho
    Padronize o documento com título, logomarca, nomes dos responsáveis e datas de criação e atualização. 
  • Anexos
    Nem sempre é possível colocar todos os detalhes em um único documento. Muitas vezes, nem é a forma mais adequada. Por isso, inclua anexos ao arquivo, com informações como cronograma de inspeções, termo de responsabilidade, entre outros. 
  • Objetivos
    É preciso estar bem claro qual é a finalidade do documento, para que todos os envolvidos possam entender a importância de seguir o padrão estabelecido. 
  • Colaboradores elegíveis
    Insira os nomes dos colaboradores que fazem parte de todo processo, desde a gestão até a condução dos caminhões. 
  • Categorias dos veículos
    Cada veículo deve ter uma classificação de tipo e as condições de uso. 
  • Diretrizes para a utilização dos veículos
    É nesse campo que devem estar todos os detalhes sobre os procedimentos relacionados à condução dos veículos. 
  • Itens listados ao longo do post
    Aqui, você poderá fazer um levantamento das sugestões que demos ao longo do texto e inserir as informações que julgar importante para a gestão da sua frota. 
  • Assinaturas
    Não se esqueça que, no final do documento, é preciso constar as assinaturas dos responsáveis.

Esses são apenas alguns dos itens mais importantes para a construção de um documento completo, porém você poderá incrementá-lo com outros detalhes que sejam cruciais para o bom funcionamento da sua empresa e gestão.

Riscos que a empresa corre sem uma política de frotas

A falta de uma política de frotas pode gerar uma série de problemas para a empresa, como o consumo inadequado de combustível, por exemplo. 

Para que você entenda, de acordo com um levantamento feito pela empresa de soluções logísticas, Cobli, a condução inadequada de veículos pesados pode aumentar em até 75% o consumo de combustível.

O estudo, feito com base em informações de 340 mil quilômetros rodados por veículos leves e pesados, revelou que quanto maior a variação de velocidade, maior serão os gastos com combustível. 

Esse é um exemplo de que é muito importante estabelecer os critérios de uso dos caminhões, no sentido de evitar gastos desnecessários para a companhia. 

Somado a isso, além de um consumo maior de diesel, o uso irregular do veículo pode acarretar em outros problemas de cunho técnico, como desgaste de peças e falhas, por exemplo.

O uso incorreto do caminhão por parte dos condutores, com manobras irregulares e imprudências, compromete a segurança durante a viagem.

Aliás, o mau comportamento pode acarretar, inclusive, em multas às empresas de transporte e, claro, gastos desnecessários para o pagamento da infração ou até a estadia do caminhão no pátio da polícia rodoviária, por exemplo. 

Sem contar a possibilidade de ocorrer acidentes, que podem ocasionar em prejuízos financeiros ainda maiores para as companhias.

Em situações como essa, é bem provável que a empresa tenha que custear manutenções corretivas, troca de peças ou até uma reforma mais ampla na lataria e no motor, em casos de batidas.

Como se não bastasse, os acidentes podem causar problemas jurídicos que envolvem custos advocatícios, indenizações etc.

Como verificar se a política de frota está sendo seguida

Para garantir uma gestão eficiente, é preciso acompanhar se todas as normas e procedimentos estabelecidos na política de frotas estão sendo seguida à risca.

Nesse sentido, uma das melhores formas de verificar se tudo está sendo feito dentro do padrão, é utilizar programas que mantém os veículos conectados 24 horas por dia, fornecendo todas as informações durante o trajeto.

Nos últimos anos, a tecnologia de frota também invadiu o setor de transportes com  recursos bem avançados.

Muitas empresas do segmento adotaram essas tecnologias para o monitoramento do veículo nos mais diversos aspectos, prevenindo, inclusive, roubos e furtos de cargas.

As inspeções de rotina também são muito eficientes para garantir que todas as normas estão sendo cumpridas.

Aliás, a proximidade do gestor de frotas com a equipe também é uma forma de garantir que cada colaborador esteja cumprindo com seu papel e com os procedimentos pré-estabelecidos.

Conclusão

Lembre-se sempre que cabe ao gestor trabalhar para reduzir custos operacionais e com manutenção, aumentar a vida útil da frota, troca de peças, entre outros.

Tudo isso somente será possível através da implementação de uma política de frotas com normas, regras e procedimentos, que abrangem a forma de conduzir o veículo, a velocidade adequada, os horários corretos para a utilização, a rotina de manutenção e muito mais.

Não se esqueça que nesse documento é preciso constar o que a empresa espera dos envolvidos, assim como todo o detalhamento da metodologia de trabalho, com direitos e deveres de cada um dos colaboradores.

O trabalho até pode ser árduo, mas tenha certeza de que ele resultará em uma maior economia para o setor, além de assegurar a integridade dos veículos e da equipe de condutores.

Aqui no nosso blog, você encontra muitos artigos que abordam a manutenção preventiva e corretiva, além da inspeção de frotas.

Tem alguma experiência sobre políticas de frotas? Quer dividir o que sabe sobre veículos pesados? Comente e compartilhe este artigo.

Esperamos que nossas dicas tenham sido úteis para a sua rotina de trabalho e gestão.

REPASSANDO O QUE VIMOS NESTE POST

  • O que é e qual a importância de desenvolver uma política de frota;
  • Como implementar uma política de frota na sua empresa;
  • Quais os indispensáveis para elaborar uma padronização de trabalhos;
  • Os riscos que a empresa corre sem uma política de frota;
  • Como verificar se a política de frota está sendo seguida;
  • Formas de abordar esse tema com os colaboradores.

Abaixo você encontra um guia completo para te auxiliar na redução dos custos da sua empresa. O material é gratuito!

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