Política de Frotas: Qual é a importância para a empresa de transporte?

Você sabe qual a relevância de uma política de frotas para uma empresa de transporte?

Uma gestão de frotas eficiente é fundamental para o sucesso de uma empresa de transporte. 

Por isso, será necessário ter um bom plano estratégico para usar corretamente os veículos e administrar muito bem às eventuais exceções. Uma alternativa é a criação e uso de uma política de frotas!

Cuidados com os veículos, capacitar a equipe de colaboradores e planejar a maximização do uso da frota em busca da redução dos custos operacionais são ações que podem proporcionar ganhos de competitividade na prestação de serviços de qualidade para o cliente.

 

Afinal, o que é política de frotas?

É um documento que estabelece diretrizes para a gestão e uso dos veículos da frota de uma empresa, através de regras, normas e procedimentos, visando o uso correto e econômico dos veículos, sem riscos à integridade física de usuários e ao patrimônio.

Quem trabalha com logística sabe que a realidade da infraestrutura de transporte no Brasil não é nada boa. As estradas estão mal conservadas, muita burocracia e pouquíssimos investimentos são feitos para mudar essa realidade.

A ausência de processos claros ainda é um grande problema; quando a equipe não sabe exatamente o que fazer, além de perder produtividade, torna-se muito mais provável a ocorrência de erros.

Por isso, é preciso criar rotinas de trabalho onde os envolvidos possam cumprir essa gestão de maneira adequada, e preparar toda uma estrutura necessária para as atividades inerentes à gestão de frotas.

Cabe ao gestor, na elaboração de uma política de frotas, observar atentamente quais são os procedimentos relacionados aos tópicos abaixo:

 

  • Conservação da frota;
  • Capacitação e comportamento dos condutores;
  • Questões jurídicas;
  • Dados e demais informações para o processo de gestão.

 

O gestor de frota sabe que, quanto mais rápido receber as informações, ações serão tomadas, mantendo a otimização do processo, afinal, tempo é dinheiro.

Podemos dizer que a política de frotas é o alicerce da estrutura de gestão. Por meio dela é que o gestor pode formalizar todas as práticas para o uso dos veículos de maneira organizada e eficiente.

Isso permite à empresa e seus colaboradores seguirem uma diretriz de normas operacionais e estratégicas, otimizando os resultados na área e garantindo a boa utilização dos recursos por parte de todos os envolvidos. 

Sendo assim, é fundamental investir no planejamento de um documento que formaliza essa política e deixar as equipes cientes das normas. Isso contribui para que os bens disponíveis sejam usados com responsabilidade.

Um passo importante para obter excelência na gestão da frota é realizar um mapeamento com eficiência. É a partir daí que será possível coletar as informações necessárias sobre todos os processos da operação, permitindo uma análise mais detalhada na hora de tomar as decisões.

Outro fator importante para realizar o controle com excelência é se antecipar aos possíveis problemas com os caminhões. Para isso, é imprescindível que o gestor tenha um programa de manutenção eficiente.

Uma das grandes preocupações do gestor é reduzir os gastos com combustível. Para isso, é necessário realizar um bom planejamento de abastecimento, tomando as devidas precauções para obter essa economia sem abrir mão da segurança ou comprometer a qualidade do serviço.

Com isso — e a ajuda de ferramentas de gestão —, torna-se possível padronizar o consumo e programar ações corretivas que possibilitam a melhora no desempenho.

Outra opção é o investimento em tecnologias que otimizem o processo, fornecendo um panorama completo com estatísticas de consumo, o que permite a análise dos dados de forma automatizada e eficaz. 

Além de poder acompanhar esses relatórios, o gestor passa a ter uma base mais sólida e confiável para tomar decisões e adotar melhorias.

O sucesso desse planejamento passa pela preocupação que a empresa tem em qualificar seus funcionários. Investir na capacitação desses profissionais tem relação direta com os bons resultados.

A empresa deve garantir também que todos os funcionários estejam familiarizados e alinhados com a Política de Frotas e sejam orientados a seguirem as regras estabelecidas.

 

Política de frota de veículos 

Podemos dizer que a política de frotas é um documento que formaliza práticas para o uso dos veículos de uma empresa e tem caráter tanto operacional, quanto jurídico e estratégico. 

Em outras palavras, é a forma de otimizar a administração dos veículos corporativos.

Quando essa política é bem estruturada, permite a boa utilização dos recursos e outras questões referentes a multas, abastecimento, acidentes, caronas etc.

Ela é fundamental para que todos os envolvidos conheçam as normas estabelecidas, para auxiliar também no planejamento das áreas que utilizam os veículos — dimensionando e administrando a disponibilidade dos veículos adequadamente.

Na elaboração de uma política de frotas devemos considerar os seguintes tópicos:

 

  • Definição do Fluxo da Gestão de Frotas: Ao definir o fluxo do processo de gestão de frotas fica estabelecido como e quando usar os veículos, etapas da manutenção dos veículos, dados a serem fornecidos para o processo, 

 

  • Envolvidos no processo: É preciso identificar todos os envolvidos na gestão e utilização da frota, na busca de total aderência e implementação rápida; cabe ao gestor ter a certeza da clareza e transparência da política de frota entre os colaboradores.

 

  • Definição dos principais objetivos: É o momento de definir a razão de ser do documento e o que se espera dos colaboradores. A divulgação da política para todos os colaboradores será fundamental para o sucesso.

 

  • Criar um cronograma para a criação e implantação: Estabelecer um cronograma que especifique a data da criação e o início da implementação das normas para utilização de veículos da empresa, certificando que todos os envolvidos foram treinados e possuem o conhecimento. Cabe também estipular a metodologia de atualização e alteração da política de frotas.

 

  • Funções e Responsabilidades: Formalização de normas e procedimentos para todo o processo de gestão de frotas, envolvendo o uso, manutenção, aspectos jurídicos, divulgações, autorizações e demais atribuições que se fizerem necessários para o processo.

 

 

Modelo de política de frotas para uso de veículos corporativos

Abaixo mostramos um exemplo de uma política de frotas com as respectivas informações que devem estar contidas:

  • Cabeçalho: Logo, nome do documento (Política de uso de veículos corporativos), a diretoria responsável, a área responsável, data de criação e atualização, versão e quantidade de páginas.

 

  • Anexos: Lista dos documentos anexos, como o termo de responsabilidade pela utilização dos veículos e o checklist de inspeção.

 

  • Objetivos: Aqui deve estar a definição dos objetivos da política de uso de veículos corporativos.

 

  • Colaboradores elegíveis: Definição de quem são os profissionais aptos a usar os veículos e quais serão os critérios utilizados.

 

  • Aplicações do documento: A quem o documento é aplicado.

 

  • Matriz de responsabilidades: Define quais regras e boas práticas devem ser seguidas por todos os envolvidos. 

 

  • Categorias dos veículos: Veículos operacionais (que são utilizados diretamente para a execução das atividades da empresa, são concedidos de acordo com a função) e veículos como benefício (concedidos como parte do pacote de benefícios). Inclui a definição de cargos e as faixas valores dos veículos referentes a cada um deles.

 

  • Diretrizes e procedimentos para a utilização dos veículos: São as normas, propriamente ditas, que envolvem o uso e todos os aspectos relacionados aos veículos. 

 

  • Assinaturas: No final do documento, deve constar a assinatura do responsável pelo setor — que pode ser o gerente de operações ou o gestor de frotas, por exemplo — e a data da elaboração ou atualização;

 

O modelo de uma política de frotas mostrado acima é o padrão. Porém, dependendo das necessidades do negócio, é possível acrescentar novos tópicos ou informações mais detalhadas sobre outras situações que não foram contempladas no exemplo.

Você também pode conferir um modelo de política de frotas para uso de veículos na Administração Pública clicando aqui

Este manual tem como objetivo orientar sobre as normas relacionadas com a utilização de veículos oficiais e locados, e os procedimentos relativos às atividades das áreas de Transportes, dos Órgãos e Unidades da Prefeitura Municipal de Fortaleza. 

 

Conclusão

O nosso objetivo com a apresentação deste artigo sobre Política de Frotas é demonstrar a importância da padronização do processo de gestão na busca do aumento de produtividade e redução de custos.

Apresentamos como exemplo os dois modelos de política de frotas, onde no primeiro, ressaltamos os tópicos que fazem parte e no segundo, as descrições de cada item, para o seu conhecimento.  

Conheça outros artigos que podem ajudá-los na execução de suas atividades:

 

 

 

Em caso de dúvidas, você já sabe: registre nos comentários!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *