Painel de indicadores para gestão de frotas: como divulgar os melhores resultados?

Conheça e saiba como aplicar uma ferramenta efetiva para a apresentação dos indicadores de frota da sua empresa

Quando o gestor de frota sai da zona de conforto e entra na zona do confronto, ele tem a oportunidade de mostrar ferramentas que irão permitir avaliar a sua colaboração por melhores resultados, como um painel de visualização rápida para a gestão de frotas.

Para que as empresas de transporte possam apresentar redução nos custos operacionais, muitas vezes será necessária a realização de investimentos: capacitação, inovações, acompanhamento on-line da frota, dentre outros.

Como fazer isso acontecer? É fácil! O gestor de frota só precisa adotar algumas ferramentas para apresentar os indicadores de desempenho na gestão da frota e, assim, utilizá-los para tomar importantes decisões.

O acompanhamento dos resultados operacionais oferece a possibilidade de avaliar se o que foi planejado está sendo realizado. A partir daí, é fundamental aplicar as melhores práticas para obter os melhores números.

A criação de um painel de indicadores para a gestão de frotas é a forma ideal de acompanhar os resultados da empresa em tempo real ou em períodos selecionados, facilitando processos de análise empresarial  e, consequentemente, a tomada de decisões.

Vamos explicar um pouco melhor sobre eles, suas possibilidades e vantagens. Continue a leitura para auxiliar o seu dia a dia!

O que é um painel de indicadores para a gestão de frotas?

Basicamente, são painéis que permitem a visualização dos melhores indicadores para alcançar as metas e os objetivos da sua empresa, tornando mais fácil a compreensão das informações geradas pelos veículos utilizados.

Ele possui um formato visual, o que permite que a informação seja consumida tranquilamente, aumentando a facilidade de análise dos resultados.

“Ok, vou adotar um painel de indicadores na minha empresa. E agora?”

Quando pensamos nos dados você pode focar, por exemplo, em:

  • Questões técnicas
    Para avaliar o desempenho e quais veículos estão disponíveis, além de analisar as tecnologias dos processos de gestão de frotas.
  • Gestão do negócio
    Para verificar os indicadores gerais da performance da empresa.

Analisando esses dados da forma correta, será possível planejar e implementar melhorias em sua empresa, corrigindo falhas e planejando novas estratégias.

Qual o objetivo do painel para a gestão de frotas

A ferramenta ajuda no monitoramento dos resultados a partir de alguns indicadores.

E quais seriam? A resposta é: depende! Varia de acordo com os objetivos da sua empresa. Logo, é necessário que as perguntas certas sejam respondidas pelos dados disponíveis no painel.

Para determinar questões, as necessidades da empresa precisam estar muito claras. As métricas de KPIs para acompanhamento são relevantes para que você possa identificar as perguntas necessárias.

Ao definir as métricas de acompanhamento, torna-se mais fácil seguir para o próximo passo na criação de um painel de indicadores para a gestão de frotas. Assim, os dados e informações serão apresentados de forma rápida e eficiente.

Tipos de painéis para a gestão de frotas

Para suprir as necessidades de monitoramento dos resultados existem, basicamente, três tipos:

  • Operacionais
    Essas métricas ajudam a analisar e ajustar erros e falhas nos processos empresariais. Exemplos: painéis com informações sobre o tempo médio na manutenção de veículos, disponibilidade da frota, produtividade da mão de obra e tempo médio entre falhas.
  • Táticos
    De responsabilidade da gerência de cada departamento, possuem indicadores que permitem a tomada de decisão em médio prazo. Exemplos: custo mensal de manutenção e consumo médio de combustível por quilômetro.
  • Estratégicos
    Ideal para atingir um objetivo a longo prazo, a estratégia é composta por um conjunto de táticas e possui informações que podem ser usadas para fins estratégicos. Exemplos: custo anual por unidade transportada, comparativo do custo por quilômetro e comparativos de custos operacionais.

Vale ressaltar que os dados que mostram a performance da empresa em outros períodos serão válidos para avaliar os KPIs atuais e, assim, projetar o crescimento da empresa.

Além disso, é importante considerar a possibilidade de compartilhar o painel com todos os colaboradores para engajar a sua equipe. 

Saiba o que é gestão à vista

Nada mais é do que a prática de realizar a divulgação do seu painel. Assim, ocorre a união entre as diferentes equipes da companhia, onde todos se sentem engajados e com o mesmo objetivo.

Como funcionam os processos? Inserindo indicadores e informações, o que facilita a visualização do conteúdo inserido.

Assim, os erros e problemas serão reduzidos de forma considerável. Além disso, também é possível se antecipar a alguns problemas que podem surgir no meio caminho.

Em resumo, o conceito de gestão à vista está ligado à escolha dos indicadores que serão utilizados para a análise dos dados da empresa.

Passo a passo para construir um painel para a gestão de frotas

Agora que você já sabe o essencial sobre essa ferramenta de gestão, confira algumas dicas de como construí-la:

#1 – Defina um objetivo claro

Como já mencionamos, todo o projeto precisa responder às perguntas fundamentais sobre a gestão do seu negócio. 

Reforçando: pense em quais indicadores fornecerão informações que deverão estar sempre à mão no dia a dia para facilitar a tomada de decisões. Formule as seguintes perguntas:

  • Qual informação queremos evidenciar? 
  • Qual a melhor forma para receber a informação?

Texto ou gráfico? 

  • Quanto tempo é gasto para explicar a informação? 

O dado precisa ser compreendido de forma rápida! Se leva muito tempo, é melhor repensar sobre a maneira de exibi-lo. 

  • Quais decisões poderão ser tomadas com essa informação

Se a informação gerada não possibilita a tomada de decisão, ela está ocupando espaço no painel

#2 – Defina o tipo de painel adequado para cada demanda

Conforme já explicamos, existem tipos diferentes de painéis. Por isso, é fundamental encontrar o modelo que irá atender às demandas da sua empresa. 

Outro ponto importante é considerar em que posição da escala hierárquica há a necessidade de criar a ferramenta, uma vez que, para que os processos sejam otimizados, diferentes cargos dentro da empresa precisam obter uma visão clara. 

Logo, para cada especialidade, existe um tipo específico de painel apropriado, cabe a você decidir qual. 

#3 – Antes de tudo, crie um esboço

Uma ferramenta útil para a criação de esboços é o Microsoft Excel. Você pode fazer um “rascunho” do seu projeto a partir dos painéis de indicadores gráficos que o programa disponibiliza.

Lembrando que não é possível construir um painel com dados atualizados através do Excel, ou seja, é apenas um esboço, porque seria necessário inserir as novas informações de forma manual. 

#4 – Crie o layout após a validação 

Esta é uma etapa muito importante! 

O desenvolvimento de uma boa parte gráfica, ou seja, um design otimizado, é fundamental para o sucesso do painel.

Afinal, as informações dispostas precisam estar muito claras para consultas dos analistas. Um painel confuso não irá ajudar a cumprir os objetivos propostos para o seu negócio!

Por isso, uma boa dica é contratar um profissional de design. Assim, você irá obter qualidade em termos visuais e pode se concentrar em outras etapas muito importantes para o projeto.

#5 – Escolha o software mais adequado ao seu projeto

Para criar o painel, é necessário apostar nas ferramentas corretas. Destacamos algumas:

#6 – Disponibilize os painéis em telas espalhadas pela empresa

Painéis criados? Ótimo!

Hora de disponibilizá-los pela empresa. Escolha espaços privilegiados para exibi-los e proporcione a visão dos processos para a sua equipe em televisões, por exemplo.

Outro ponto importante é realizar uma reunião com a sua equipe para apresentar as ferramentas e aprofundar a importância delas para a empresa. Isso irá engajar os seus colaboradores!

Atenção! Confira o que você não deve fazer

Para criar um painel para a gestão de frotas, é necessário tomar cuidado para que ele não seja inútil à empresa. 

Confira dicas sobre o que você não deve fazer ao criar um: 

  • Deixar de definir o objetivo; 
  • Deixar de definir o público;
  • Adicionar muitas cores;
  • Utilizar imagens desnecessárias;
  • Apresentar dados e informações irrelevantes.

Se você seguir essas dicas, certamente terá mais êxito na visualização das informações de um painel!

Conclusão

Cabe ao gestor de frota realizar o acompanhamento constante e criterioso de todas as informações relacionadas aos veículos

Quando todas as informações podem ser visualizadas em um único painel, tem-se a possibilidade de comparar os números apresentados e discutir a relação entre os dados.

Veja também alguns artigos que poderão ajudá-lo no processo de gestão de frotas:

Se ficou com alguma dúvida, basta deixar sua pergunta nos comentários!

Repassando o que vimos neste post

  • Obtivemos informações de como apresentar os resultados obtidos pela empresa de maneira clara e objetiva;
  • Além da forma como a utilização de um painel pode auxiliar nesse processo;
  • Quais são os dados necessários para a construção de um painel relevante;
  • E seus objetivos quando o assunto é gestão de frotas;
  • Conhecemos os tipos para a gestão de frotas;
  • Entendemos o que é gestão à vista;
  • Sabemos o que é essencial para a construção de um painel, através de um passo a passo enumerado;
  • Além do que não fazer quando estamos construindo um painel.

 

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