KPI na Gestão de Frotas: Como utilizar indicadores para verificar o retorno do investimento

Você sabe quais os melhores indicadores para descobrir o retorno do investimento realizado em sua frota?

KPI na gestão de frotas é mais um tipo de ferramenta que pode auxiliar o gestor a alcançar os melhores resultados com seus veículos, motoristas e mecânicos.

Trata-se de um indicador, um conjunto de dados e métricas que fornecem inúmeras informações a respeito da frota. É a partir dos KPI que são realizadas avaliações de desempenho de diversas áreas na gestão de frota.

Sabemos que um controle de manutenção da frota pode ser determinante para a saúde da logística da empresa. Com uma boa gestão, é possível reduzir custos aplicando o tipo certo de manutenção, em diferentes situações.

A manutenção é somente um dos quesitos a ser levado em consideração. Gerir uma frota e um setor de logística é um trabalho complexo e de extrema importância para o sucesso do negócio.

Sendo assim, o gestor precisa ter em suas mãos o maior número possível de ferramentas que o auxiliem em suas atividades, bem como tragam melhorias à frota.

Indicadores auxiliam na gestão, colaborando para a redução de custos, trazendo melhores resultados e aumentando o desempenho da empresa. Em nosso blog, já falamos um pouco sobre as vantagens dos indicadores na gestão de frota. Confira!

Uma boa gestão deve estar alinhada aos interesses da empresa; deve analisar a frota de modo estratégico, com metas a serem atingidas e resultados a serem entregues.

Métricas e KPI auxiliam o gestor a ver o resultado de suas metas e objetivos. Auxiliam também a ter um controle maior sobre os problemas da frota e do desempenho de cada colaborador.

Neste artigo, apresentaremos o uso e a importância do KPI na gestão de frota, como esses indicadores podem ajudar e transformar sua maneira de gerenciar seu negócio.

Desejamos uma ótima leitura e espero que esse conteúdo auxilie seu trabalho e seu dia a dia!

O que é KPI

KPI é a sigla para o termo em inglês Key Performance Indicator. Traduzindo, Indicadores-chave de desempenho.

Um KPI é um meio de acompanhar e avaliar diversos processos e ações dentro de um sistema gerenciável.

São indicadores personalizados, definidos pelo gestor, que permitem comparar dados e valores, cruzar informações e obter resultados “(…) fundamentais para medir a saúde da frota”, como disse o estatístico Jonas Carris, em entrevista conosco.

“Cada empresa deve avaliar qual KPI serve para seu negócio e para sua gestão”, ele complementa. Jonas diz também que o KPI deve estar em conformidade com o planejamento estratégico da empresa, comprovando resultados determinados pelo planejamento.

Também conversamos com Ed Trevisan, fundador e editor do site Frete com Lucro. Além de consultor de logística, Ed Trevisan também é especialista em transporte rodoviário de cargas e conversou com gente a respeito dos objetivo do KPI para o gestor.

“Ele [o KPI] ajuda a olhar sua operação em detalhes, para encontrar pequenas oportunidades que, de outra forma, você não iria observar sem determinado KPI.”

Qual a importância do KPI na gestão de frotas

Jonas Carris disse que é preciso criar a chamada “cultura da mensuração e análise de indicativos”.

A adoção de KPI na gestão da frota, auxilia na observação de resultados reais das ações e inovações aplicadas à frota, bem como novas práticas. Ou também, estratégias específicas no gerenciamento logístico.

KPI permitem enxergar possíveis problemas – ou até mesmo soluções e oportunidades, que não seriam visíveis de outra maneira. Tudo isso através da análise de números, dados e métricas.

Os indicadores permitem identificar consumos acima da média, que podem ser melhorados.

Dentro de toda gestão, inúmeros dados, números e métricas confundem e complicam o acompanhamento de resultados. Porém, é através do KPI que o gestor consegue focar em dados específicos, relacionados às metas e objetivos propostos no planejamento.

Mas é importante observar um detalhe que Ed Trevisan aponta. Ele diz que um KPI não é necessariamente determinante para o sucesso de uma estratégia, pois existem dados vindos de outros resultados.

Como verificar um KPI na gestão de frotas

As métricas necessárias para a análise dos dados que formarão um KPI são obtidas a partir de diversas fontes.

A organização do gestor é essencial, pois dados, métricas, números e informações podem se perder em meio a tudo o que envolve a gestão da frota.

Por isso, organização é fundamental na hora de verificar um KPI.

É possível obter dados através das inúmeras planilhas de controle de frota, nos tacógrafos dos veículos e em relatórios obtidos através do sistema de gestão.

Exemplos de KPI na gestão da frota

Cada empresa pode determinar quais KPI são necessários para sua estratégia. Não existe um número exato de indicadores.

Ed Trevisan, do site Frete com Lucro, apontou na entrevista que o gestor precisa conhecer sua frota para escolher os KPI ideais. Ele diz que:

“(…) é preciso entender o que é mais importante para seu negócio. Muitas vezes, escolher uma infinidade de KPI não vale a pena, dependendo do tamanho da empresa. Quanto maior a frota, maior será o número de KPI”.

Cada estratégia precisa de indicadores específicos, criados pelos gestores e úteis para aquela empresa. Conforme apontado por Trevisan, uma grande quantidade de KPI não é sinal de qualidade na gestão; ao contrário, excesso de KPI pode atrapalhar a gestão.

Podemos destacar grupos de indicadores que mostram os dados referentes a setores diferentes dentro da gestão. São os indicadores de prazos, indicadores de qualidade e os indicadores de custos.

Dentro de cada um, pode existir uma variedade de KPIs. Cabe ao gestor determinar quais os indicadores necessários para o acompanhamento dos resultados de sua frota.

Abaixo, você verá alguns exemplos de KPI.

Média de consumo – por motorista e por veículo (carregado e vazio)

Um dos mais comuns e simples KPI que o gestor pode analisar é o de média de consumo de combustível. Pode também existir KPI para consumo de óleo lubrificante, de peças, etc. Mas o óleo diesel representa o maior custo dentro do setor de transporte.

O gasto com combustível chega a ser 40% do custo total de uma empresa de transporte. Por ser um dos mais onerosos, é preciso ter um controle minucioso.

É possível conseguir a média de consumo semanal, quinzenal, mensal etc. Fica a critério do gestor determinar o intervalo de tempo.

O levantamento pode ser feito comparando resultados entre motoristas, mas deve-se cruzar informações e analisar o custo por tipo de veículo, se carregado ou vazio. Assim, é possível determinar corretamente o gasto real de combustível, chegando à média do consumo.

Quantidade de multas – por motorista ou por rota

Multas estão associadas a rotas e /ou imprudência dos motoristas. Motoristas devem ser orientados e alertados sobre as rotas com maior frequência de multas.

Consumo de combustível por tipo de pneu

Pneus de primeira e segunda vida apresentam resultados diferenciados, quando se analisa o consumo de combustível.

Leia mais em nosso blog: Pneus para caminhão: qual o melhor para sua frota.

É possível determinar a média de consumo de diesel por tipo de pneu, através de um controle preciso sobre cada veículo.

Quebra de veículo por motorista

Muitas vezes, um veículo demanda mais paradas para  manutenção que outros. E o responsável pode ser o motorista.

Por exemplo, um motorista que entrega mais rápido, mas sua forma de direção provoca mais danos ao veículo.

Deve-se analisar as recorrências de paradas por veículo e por motorista. Quanto mais manutenção, maior a indisponibilidade do veículo.

Ao realizar um ranking interno entre motoristas, comparando média de consumo de diesel, gasto de pneu, paradas não programadas, incidência de multas, atraso nas entregas, etc, pode-se identificar várias oportunidades de melhoria.

Os melhores motoristas podem ser recompensados e os que apresentarem resultados, podem passar por treinamentos e reciclagem.

Algumas empresas publicam este ranking para que os motoristas busquem melhorar seu próprio desempenho.

Custo operacional de veículo por quilômetro rodado

Havendo um controle sobre os custos de manutenção e operação de um veículo, é possível determinar qual o custo mensal, por exemplo, de cada veículo da frota.

Com esse tipo de informação, o gestor pode perceber que  veículos apresentaram maior ocorrência de quebras e paradas, que óleos lubrificantes mostraram melhor desempenho, quais rotas causam mais desgaste nos veículos etc.

A escolha correta de óleos lubrificantes pode ser decisiva nos resultados obtidos. Os lubrificantes Ursa já mostraram que são superiores em testes realizados em situações reais.

Veja como a Ursa pode trazer melhores resultados e alta performance para sua frota: Lubrificantes URSA: para quem quer chegar mais longe.

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Já falamos sobre indicadores de desempenho em nosso blog. Clique e veja outros outros KPI’s, que podem auxiliar sua gestão, otimizando os custos de sua frota e melhorando resultados.

Ed Trevisan dá outros exemplos essenciais de KPI para o gestor de frota:

  • comparativo das médias de consumo de diesel entre os motoristas (ranking);
  • custo dos pneus, tanto na 1ª quanto 2ª vida;
  • ocorrência mensal de acidentes;
  • ranking com as peças substituídas com mais frequência;
  • taxa de indisponibilidade do veículo;
  • idade média da frota;
  • custo de peças genuínas x peças paralelas;
  • período ideal de manutenção dos componentes;
  • controle de ociosidade da frota;
  • controle de multa por km rodado;
  • custo percentual com óleo diesel em relação ao faturamento da empresa;
  • número de atraso em entregas com relação à manutenção do veículo.

Qual o momento de implementar e mensurar um KPI

É unanimidade entre os especialistas o fato de que não existe um momento específico para implementar um KPI.

Tão logo existam metas a serem alcançadas e resultados a serem obtidos, os indicadores correspondentes devem ser determinados.

Mas e quanto à sua mensuração:  qual o tempo mínimo para obtenção de resultados e métricas relevantes para análise do KPI?

A resposta que Ed Trevisan é: DEPENDE.

Cada KPI terá um momento ideal para ser mensurado. Existem KPI que demandam controle diário, semanal ou mensal. Outros KPI específicos podem ser analisados trimestral ou, até mesmo, anualmente.

Por isso, esteja bastante seguro com relação à real importância dos KPI determinados para sua frota. Um gestor eficiente conhecerá as peculiaridades da frota, além de suas metas e objetivos. Tendo esses dados em mãos, ele saberá quando e como medir os resultados.

Para determinar os KPIs o gestor deve envolver outras áreas e os próprios motoristas, para que todos sintam-se responsáveis pelos indicadores que serão medidos e, consequentemente, estejam empenhados em apresentar bons índices.

O que é ROI

ROI é uma sigla bastante conhecida no meio corporativo e vem do inglês Return Over Investment, ou seja, retorno sobre o investimento.

O ROI é um KPI – talvez um dos mais essenciais para o gerenciamento de um negócio.

É através do ROI que se observa a relação entre o investimento realizado na frota e quanto dinheiro foi ganho ou perdido durante um período específico de tempo.

Um ROI precisa estar associado a uma ação estratégica distinta ou a algum período de tempo, como dissemos. Através do ROI, o gestor pode elaborar novos planos de ação ou manter os que está realizando.

Aplicativos e softwares de gestão podem fornecer dados e relatórios precisos para o ROI e outros tipos de indicadores, de forma mais rápida e eficiente.

Quais os dados para cálculo de ROI

Existem ferramentas que podem auxiliar o cálculo do ROI em sua frota.

É preciso sempre ter o número de veículos total ou parcial de sua frota (depende de sua estratégia), mais o número do gasto relativo ao que você deseja calcular, por exemplo.

Existe uma fórmula padrão para calcular o ROI:

roi gestao de frotas
Fonte: Resultados Digitais.

Você pode calcular a quantidade de combustível economizado após uma manutenção, um treinamento de motoristas ou troca de pneus, por exemplo.

O ROI pode identificar quais ações estão funcionando, além de fornecer dados para o acompanhamento das metas e objetivos propostos no planejamento estratégico.

Conclusão

Utilizar KPI’s na gestão da frota pode ser um diferencial importantíssimo para o sucesso do seu negócio.

Frotas que possuem um monitoramento constante sobre seus resultados têm mais chance de alcançar suas metas e objetivos, com redução de custos e melhor saúde da frota.

KPI´s também permitem projetar resultados e oportunidades futuras, aumentando o desempenho da frota, aperfeiçoando processos dentro do setor de transportee da empresa como um todo, aumentando também o faturamento do seu negócio.

Você pode continuar lendo mais sobre indicadores de desempenho e o uso de KPI na gestão de frota. Em nosso blog, também já falamos sobre formas de levar mais performance e resultados para seu negócio, reduzindo custos e melhorando sua gestão. Confira!

Esperamos que essas dicas de KPI sejam úteis para sua frota. Você já utiliza indicadores em sua gestão? Tem alguma dúvida a respeito do monitoramento dos resultados obtidos pela sua frota?

Deixe um comentário abaixo, com suas experiências no assunto. Obrigado pela sua leitura e por ter acompanhado até aqui!

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