KPI na gestão de frotas: análise do retorno do investimento

KPI na gestão de frotas é mais um tipo de ferramenta que pode auxiliar o gestor a alcançar os melhores resultados com seus veículos, motoristas e mecânicos.

Trata-se de um indicador, um conjunto de dados e métricas que fornecem inúmeras informações a respeito da frota. É a partir dos KPIs que são realizadas as avaliações de desempenho de diversas áreas na gestão de frota, possibilitando ajustes e melhorias.

Indicadores auxiliam na gestão, colaborando para a redução de custos, trazendo melhores resultados e aumentando o desempenho da empresa.

A boa gestão deve estar alinhada aos interesses da empresa. Deve analisar a frota de modo estratégico, com metas a serem atingidas e resultados a serem entregues.

Neste artigo, apresentaremos o uso e a importância do KPI na gestão de frota, como esses indicadores podem ajudar e transformar sua maneira de gerenciar seu negócio.

O que é KPI

KPI é a sigla para o termo em inglês key performance indicator. Traduzindo, indicadores-chave de desempenho.

Um KPI é um meio de acompanhar e avaliar diversos processos e ações dentro de um sistema gerenciável.

São indicadores personalizados, definidos pelo gestor, que permitem comparar dados e valores, cruzar informações e obter resultados “(…) fundamentais para medir a saúde da frota”, como disse o estatístico Jonas Carris, em entrevista conosco.

“Cada empresa deve avaliar qual KPI serve para seu negócio e para sua gestão”, ele complementa. Jonas diz também que o KPI deve estar em conformidade com o planejamento estratégico da empresa, comprovando resultados determinados pelo planejamento.

Também conversamos com Ed Trevisan, fundador e editor do site Frete com Lucro. Além de consultor de logística, ele é especialista em transporte rodoviário de cargas e conversou com gente a respeito dos objetivos do KPI para o gestor.

“O KPI ajuda a olhar sua operação em detalhes, para encontrar pequenas oportunidades que, de outra forma, você não iria observar sem determinado indicador.”

 

Qual a importância do KPI na gestão de frotas

Jonas Carris disse que é preciso criar a chamada “cultura da mensuração e análise de indicativos”.

A adoção de KPI na gestão de frota auxilia na observação de resultados reais das ações e inovações aplicadas à frota, bem como novas práticas. Ou, também, estratégias específicas no gerenciamento logístico.

Eles permitem enxergar possíveis problemas – ou até mesmo soluções e oportunidades que não seriam visíveis de outra maneira. Tudo isso com a análise de números, dados e métricas.

Os indicadores permitem identificar consumos acima da média, que podem ser melhorados.

Dentro de toda gestão, inúmeros dados, números e métricas confundem e complicam o acompanhamento de resultados. Porém é por meio do KPI que o gestor consegue focar em dados específicos relacionados às metas e objetivos propostos no planejamento.

Mas é importante observar um detalhe que Ed Trevisan aponta. Ele diz que um KPI não é necessariamente determinante para o sucesso de uma estratégia, pois existem dados vindos de outros resultados.

Como verificar um KPI na gestão de frotas

As métricas necessárias para a análise dos dados que formarão um KPI são obtidas a partir de diversas fontes.

A organização do gestor é essencial, pois dados, métricas, números e informações podem se perder em meio a tudo o que envolve a gestão de frota.

Por isso, a organização é fundamental na hora de verificar um KPI.

É possível obter dados por inúmeras planilhas de controle de frota, tacógrafos dos veículos e relatórios obtidos por meio do sistema de gestão.

Exemplos de KPI na gestão da frota

Cada empresa pode determinar quais KPIs são necessários para sua estratégia. Não existe número exato.

Ed Trevisan apontou na entrevista que o gestor precisa conhecer sua frota para escolher os indicadores ideais. Ele diz que:

“(…) é preciso entender o que é mais importante para seu negócio. Muitas vezes, escolher uma infinidade de KPIs não vale a pena, dependendo do tamanho da empresa. Quanto maior a frota, maior será o número de indicadores”.

Cada estratégia precisa de indicadores específicos criados pelos gestores e úteis para aquela empresa. Conforme apontado por Trevisan, a grande quantidade de KPIs não é sinal de qualidade na gestão, ao contrário, o excesso pode atrapalhar.

Podemos destacar grupos de indicadores que mostram os dados referentes a setores diferentes dentro da gestão. São os indicadores de prazos, indicadores de qualidade e indicadores de custos.

Dentro de cada um, pode existir uma variedade de KPIs. Cabe ao gestor determinar quais os necessários para o acompanhamento dos resultados de sua frota.

Abaixo, você verá alguns exemplos de KPIs.

Média de consumo – por motorista e por veículo (carregado e vazio)

Um dos mais comuns e simples KPIs que o gestor pode analisar é o de média de consumo de combustível. Pode também existir um para consumo de óleo lubrificante, de peças etc. Mas o óleo diesel representa o maior custo dentro do setor de transporte.

O gasto com combustível chega a ser 40% do custo total de uma empresa de transporte. Por ser um dos mais onerosos, é preciso ter um controle minucioso.

É possível conseguir a média de consumo semanal, quinzenal, mensal etc. Fica a critério do gestor determinar o intervalo de tempo.

O levantamento pode ser feito comparando resultados entre motoristas, mas se deve cruzar informações e analisar o custo por tipo de veículo, se carregado ou vazio. Assim, determina-se corretamente o gasto real de combustível, chegando à média do consumo.

Quantidade de multas – por motorista ou por rota

Multas estão associadas a rotas e/ou imprudência dos motoristas, por isso eles devem ser orientados e alertados sobre as rotas que possuem maior frequência de penalizações.

Consumo de combustível por tipo de pneu

Pneus de primeira e segunda vida apresentam resultados diferenciados quando se analisa o consumo de combustível.

Leia mais em nosso blog: Pneus para caminhão: qual o melhor para sua frota.

É possível determinar a média de consumo de diesel por tipo de pneu por meio de controle preciso sobre cada veículo.

Quebra de veículo por motorista

Muitas vezes, um veículo demanda mais paradas para manutenção que outros. Diversos fatores podem influenciar nessas paradas, como falta de monitoramento, prevenção e até mesmo os motoristas que conduzem o veículo.

Por exemplo, um motorista que entrega mais rápido, mas sua forma de direção provoca mais danos ao veículo.

Ao realizar o ranking interno entre motoristas, comparando média de consumo de diesel, gasto de pneu, paradas não programadas, incidência de multas, atraso nas entregas etc., pode-se identificar várias oportunidades de melhoria.

Os melhores motoristas podem ser recompensados e os que apresentarem resultados negativos podem passar por treinamentos e reciclagem.

Algumas empresas publicam esse ranking para que eles busquem melhorar o próprio desempenho.

Custo operacional de veículo por quilômetro rodado

Havendo o controle sobre os custos de manutenção e operação de um veículo, é possível determinar qual o custo mensal, por exemplo, de cada veículo da frota.

Com esse tipo de informação, o gestor consegue perceber quais veículos apresentaram maior ocorrência de quebras e paradas, quais óleos lubrificantes mostraram melhor desempenho, quais rotas causam mais desgaste nos veículos etc.

A escolha correta de óleos lubrificantes pode ser decisiva nos resultados obtidos. Os lubrificantes Ursa já mostraram que são superiores em testes realizados em situações reais.

Veja como o Ursa pode trazer melhores resultados e alta performance para sua frota. Lubrificantes Ursa: para quem quer chegar mais longe.

KPI na Gestão de Frotas - lubrificantes Ursa

Ed Trevisan dá outros exemplos essenciais de KPIs para o gestor de frota:

  • Comparativo das médias de consumo de diesel entre os motoristas (ranking);
  • Custo dos pneus, tanto na 1ª quanto na 2ª vida;
  • Ocorrência mensal de acidentes;
  • Ranking com as peças substituídas com mais frequência;
  • Taxa de indisponibilidade do veículo;
  • Idade média da frota;
  • Custo de peças genuínas x paralelas;
  • Período ideal de manutenção dos componentes;
  • Controle de ociosidade da frota;
  • Controle de multa por km rodado;
  • Custo percentual com óleo diesel em relação ao faturamento da empresa;
  • Número de atraso em entregas com relação à manutenção do veículo.

Qual o momento de implementar e mensurar um KPI na gestão de frotas

É unanimidade entre os especialistas o fato de que não existe momento específico para implementar um KPI.

Tão logo existam metas a serem alcançadas e resultados a serem obtidos, os indicadores correspondentes devem ser determinados.

Mas e quanto à mensuração: qual o tempo mínimo para obtenção de resultados e métricas relevantes para análise do KPI?

A resposta que Ed Trevisan é: DEPENDE.

Cada KPI terá o momento ideal para ser mensurado. Tem os que demandam controle diário, semanal ou mensal. Outros específicos podem ser analisados trimestral ou, até mesmo, anualmente.

Por isso, esteja bastante seguro com relação à real importância dos KPIs determinados para sua frota. Um gestor eficiente conhecerá as peculiaridades da frota, além de suas metas e objetivos. Tendo esses dados em mãos, ele saberá quando e como medir os resultados.

Para determinar os KPIs, o gestor deve envolver outras áreas e os próprios motoristas para que todos sintam-se responsáveis pelos indicadores que serão medidos e, consequentemente, estejam empenhados em apresentar bons índices.

O que é ROI

ROI é uma sigla bastante conhecida no meio corporativo e vem do inglês return over investment, ou seja, retorno sobre o investimento.

O ROI é um KPI – talvez um dos mais essenciais para o gerenciamento de um negócio.

É pelo ROI que se observa a relação entre o investimento realizado na frota e quanto dinheiro foi ganho ou perdido durante período específico de tempo.

Um ROI precisa estar associado a uma ação estratégica distinta ou a algum período de tempo, como dissemos. Por meio dele, o gestor pode elaborar novos planos de ação ou manter os que está realizando.

Aplicativos e softwares de gestão podem fornecer dados e relatórios precisos para o ROI e outros tipos de indicadores de forma mais rápida e eficiente.

Quais os dados para cálculo de ROI

Existem ferramentas que podem auxiliar o cálculo do ROI em sua frota.

É preciso sempre ter o número de veículos total ou parcial de sua frota (depende de sua estratégia), mais o número do gasto relativo ao que você deseja calcular, por exemplo.

Existe fórmula-padrão para calcular o ROI:

kpi na gestão de frotas - roi gestao de frotas
Fonte: Resultados Digitais.

Você pode calcular a quantidade de combustível economizado após uma manutenção, um treinamento de motoristas ou troca de pneus, por exemplo.

O ROI pode identificar quais ações estão funcionando, além de fornecer dados para o acompanhamento das metas e objetivos propostos no planejamento estratégico.

Conclusão – KPI na gestão de frotas

Utilizar KPI na gestão de frota pode ser um diferencial importantíssimo para o sucesso do seu negócio.

Frotas que possuem monitoramento constante sobre seus resultados têm mais chance de alcançar suas metas e objetivos com redução de custos e melhor saúde.

O KPI também permite projetar resultados e oportunidades futuras, aumentando o desempenho da frota, aperfeiçoando processos dentro do setor de transporte da empresa como um todo, melhorando também o faturamento do negócio.

Em nosso blog, também já falamos sobre formas de levar mais performance e resultados para o negócio reduzindo custos e melhorando sua gestão. Confira:

Esperamos que essas dicas de KPIs na gestão de frotas sejam úteis para você.

kpi na gestão de frotas - calculadora Ursa

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