Gestor de Frota: o que é preciso para você alcançar os melhores resultados

O gestor de frotas tem importância fundamental no alcance dos melhores resultados em uma empresa de transporte. Ele é o responsável pelo conjunto de ativos que geram a receita para a manutenção deste negócio.

Portanto, ele precisa preencher uma série de requisitos que o ajudarão no exercício de suas atividades.

Os veículos aos cuidados do gestor de frota atuam como um “ESTOQUE MOTORIZADO” e fazem parte do processo produtivo. Portanto, qualquer falha na entrega ao cliente compromete a produção.

O que é gestão de frota?

Gestão de frota é a atividade de gerenciar um conjunto de veículos de uma empresa, dimensionando a quantidade e especificando o equipamento mais adequado para atendimento à demanda solicitada, com a apuração dos custos envolvidos, na busca constante do aumento de produtividade, oferecendo qualidade e segurança no transporte.

Portanto, o gestor de frota deve ter como foco principal a disponibilidade dos veículos em condições excelentes para atendimento das necessidades de seus clientes, sejam internos (operação) ou externos (embarcadores).

Como estratégia inicial, ele precisa adotar algumas diretrizes para a realização dos projetos por ele apresentados.

É importante que ele conheça:

• A empresa, para domínio da estrutura, clientes, potencial e qual o resultado a ser alcançado,
• Os processos, para entender a relação com o seu departamento e como requerer os recursos,
• Os equipamentos da sua frota, para definição de parâmetros que permitirão a correta utilização com os melhores custos,
• As pessoas com quem irá manter um relacionamento profissional, para que não haja problemas que possam prejudicar o exercício de suas atividades.

Principais fornecedores internos

O gestor de frota precisa interagir com esses principais departamentos de uma empresa:

• Com a manutenção (MAN), para realizar os serviços nos veículos conforme definido em seu planejamento,
• Com a tecnologia da informação (TI), para obter hardware e software para fornecimento de informações e agilidade nos processos,
• Com a operação (OPE), para dimensionar a frota que será utilizada,
• Com a gestão de saúde, segurança, qualidade e meio ambiente (SSQMA), para não gerar nenhum tipo de passivo,
• Com o financeiro (FIN), para confirmar a disponibilidade dos valores definidos no orçamento para a manutenção da sua estrutura,
• Com o setor de suprimentos / compras (SUP), para confirmação da chegada dos produtos e serviços para a realização da manutenção dos veículos,
• Com o jurídico (JUR), para o cumprimento da legislação pertinente e recebimento de instruções para evitar qualquer tipo de passivo e,
• Com o setor de gestão de pessoas (RH), para de capacitação dos colaboradores e fornecimento de mão-de-obra qualificada.

Ao sair da sua caixinha “Frota” com propósito de interação com os setores acima apresentados, o gestor de frota conhecerá os atalhos para obter os recursos para a liberação dos veículos gerando assim o faturamento, pois “Veículo parado não gera Receita”.

Qual o perfil ideal do gestor de frota?

Esse profissional deve se posicionar como um facilitador no processo de atendimento aos clientes. Ou seja, disponibilizar os equipamentos no melhor tempo possível e em condições adequadas de uso.

Ao ser proativo, o gestor de frota certificará que todos os recursos necessários estarão à disposição para a manutenção dos veículos e, consequentemente, cumprimento dos prazos acordados.

Uma gestão de frotas eficiente será decisiva para a continuação da empresa neste mercado tão concorrido, corroborando para fidelização dos seus clientes.

Os profissionais devem estar preparados para executar a gestão de seus departamentos, assim como a liderança de suas equipes, não importando o tamanho da frota.

O gestor de frota deverá  ser o profissional que acompanha toda a evolução tecnológica e, principalmente, capacitando-se para inovar no dia a dia.

Cabe a ele conhecer os processos internos de gestão para implementar as melhores práticas na busca dos resultados empresariais.

Na gestão de ativos é imprescindível que ele conheça as características dos equipamentos que estão sob a sua responsabilidade, colaborando nos processos de aquisição e venda, planejando assim os processos de manutenção.

Na gestão de insumos, acompanhando criteriosamente a performance dos pneus, produtos e serviços adquiridos e principalmente, o desempenho dos combustíveis nos veículos.

Na gestão do comportamento, para criar um plano de ação, o gestor de frota atua com a gestão de pessoas e utiliza a telemetria para acompanhar e analisar os dados referentes à condução dos equipamentos pelos motoristas.

Neste processo, este profissional precisa entender a frota como estratégia empresarial, ter excelente relacionamento com os seus pares, delegando as atividades e analisando os números obtidos na gestão dos processos, sempre com o apoio da tecnologia.

Foco de atuação do gestor de frotas

O gestor de frotas está inserido em todo o ciclo de movimentação da frota, conforme quadro acima:

• Planejamento
• Aquisição
• Operação
• Manutenção
• Renovação
• Venda

O gestor de frota, ao participar do planejamento estratégico, estará apto para indicar a aquisição do equipamento mais adequado para o segmento que a empresa está inserida, montando a sua rede de fornecedores-parceiros para a realização dos serviços de manutenção, capacitando a sua equipe para aumentar a produtividade com o uso dos veículos de um modo mais econômico.

Ao participar da entrega técnica dos veículos, por exemplo, os motoristas recebem instruções sobre estes equipamentos obtendo assim o melhor desempenho.

Para planejar é necessário entender, para entender precisa conhecer e para conhecer é imprescindível se capacitar.

O Gestor deve agir como um facilitador do processo de MANUTENÇÃO, acompanhando criteriosamente a execução dos serviços para que o veículo só retorne à oficina na próxima manutenção preventiva.

É importante que a frota tenha os recursos necessários para manter os veículos, tendo em seu quadro colaboradores motivados, com conhecimento técnico e capacitados para liberar os equipamentos no melhor tempo possível.

Ao receber a confirmação do setor de operação para a realização das manutenções preventivas nos veículos, conforme apresentado no cronograma, o gestor de frotas iniciará o planejamento estratégico para obter todos os recursos necessários para executar esses serviços com os padrões de excelência e qualidade.

Acompanhar o desempenho dos veículos, apurando todos os custos, realizando inspeções e manutenções periódicas para mantê-los sempre em atividade, são tarefas que proporcionam economia de escala e aumento de produtividade.

Quando o gestor, através dos indicadores de desempenho, percebe que a produtividade destes equipamentos começa a diminuir, é o provável sinal que “A HORA ESTÁ CHEGANDO”. E que qualquer investimento realizado para deixá-lo em condições de uso poderá ter um benefício menor que o esperado.

Geralmente chamamos de ponto ótimo de renovação para frota quando temos o menor custo médio anual – na Curva CAUE (custo anual uniforme equivalente), construídas através de informações de depreciação , manutenção e financeiras, que nos permite chegar ao ano mais adequado para a substituição dos equipamentos.

Portanto, ao relacionarmos os veículos que chegaram neste ponto, teremos a quantidade de ativos para a venda.

A tarefa do gestor de frota na empresa de transporte nunca termina. É imprescindível que ele acompanhe diariamente todos os seus equipamentos sempre, através de informações confiáveis que permitirão “tomar as decisões certas”.

Para se alcançar as metas planejadas é preciso implementar na organização as melhores práticas.

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