Gestor de Frota: o que é preciso para você alcançar os melhores resultados

O Gestor de Frota tem importância fundamental no alcance dos melhores resultados em uma empresa de Transporte. Ele é o responsável pelo conjunto de ativos que geram a Receita para a manutenção deste Negócio.

Portanto, ele precisa preencher uma série de requisitos que o ajudarão no exercício de suas atividades.

O atual momento econômico do País causa uma grande preocupação para os Transportadores, direcionando-os para uma busca constante para a Redução dos Custos Operacionais e Aumento de Produtividade.

Este fato somente acontecerá quando os veículos estiverem à disposição da Operação para a prestação dos serviços. Atualmente, a disponibilidade de uma frota para atendimento ao cliente é questão de sobrevivência empresarial.

Os veículos aos cuidados do Gestor de Frota atuam como um “ESTOQUE MOTORIZADO” e fazem parte do Processo Produtivo. Portanto, qualquer falha na Entrega ao cliente compromete a Produção.

Afinal, quem é o Gestor de Frota? Quais são as suas principais atividades? Como deve ser a sua postura na Empresa?

Primeiro ponto: o que é Gestão de Frota?

Gestão de Frota é atividade de gerenciar um conjunto de veículos de uma Empresa, dimensionando a quantidade e especificando o equipamento mais adequado para atendimento a demanda solicitada, com a apuração dos custos envolvidos, na busca constante do Aumento de Produtividade, oferecendo qualidade e segurança no Transporte.

Portanto, o gestor de frota deve ter como foco principal a Disponibilidade dos Veículos em condições excelentes para atendimento das necessidades de seus clientes, sejam Internos (Operação) ou Externos (Embarcadores).

Para que isto realmente aconteça, o gestor de frota precisa ter fácil acesso aos recursos disponíveis na Empresa que facilitem a liberação destes veículos.

Como estratégia inicial, ele precisa adotar algumas diretrizes para a realização dos projetos por ele apresentados.

É importante que ele conheça:

  • A Empresa, para domínio da estrutura, clientes, potencial e qual o resultado a ser alcançado,
  • Os Processos, para entender a relação com o seu Departamento e como requerer os recursos,
  • Os Equipamentos da sua frota, para definição de parâmetros que permitirão a correta utilização com os melhores custos,
  • As Pessoas com quem irá manter um relacionamento profissional, para que não haja problemas que possam prejudicar o exercício de suas atividades.

Principais fornecedores internos de recursos para que o gestor de frota possa exercer as suas atividades

O gestor de frota precisa interagir com esses principais departamentos de uma Empresa:

  • Com a Manutenção (MAN), para realizar os serviços nos veículos conforme definido em seu planejamento,
  • Com a Tecnologia da Informação (TI), para obter hardware e software para fornecimento de informações e agilidade nos processos,
  • Com a Operação (OPE), para dimensionar a frota que será utilizada,
  • Com a Gestão de Saúde, Segurança, Qualidade e Meio Ambiente (SSQMA), para não gerar nenhum tipo de Passivo,
  • Com o Financeiro (FIN), para confirmar a disponibilidade dos valores definidos no orçamento para a manutenção da sua estrutura,
  • Com o Setor de Suprimentos / Compras (SUP), para confirmação da chegada dos produtos e serviços para a realização da manutenção dos veículos,
  • Com o Jurídico (JUR), para o cumprimento da Legislação Pertinente e recebimento de instruções para evitar qualquer tipo de Passivo e,
  • Com o Setor de Gestão de Pessoas (RH), para de capacitação dos colaboradores e fornecimento de mão-de-obra qualificada.

Ao sair da sua caixinha “Frota” com propósito de interação com os setores acima apresentados, o gestor de frota conhecerá os atalhos para obter os recursos para a liberação dos veículos gerando assim o Faturamento, pois “Veículo Parado não gera Receita”.

Qual o Perfil Ideal do gestor de frota?

Esse profissional deve se posicionar como um Facilitador no Processo de Atendimento aos Clientes. Ou seja, Disponibilizar os Equipamentos no melhor tempo possível e em condições adequadas de uso.

Ao ser proativo, o gestor de frota certificará que todos os recursos necessários estarão à disposição para a Manutenção dos Veículos e, consequentemente, cumprimento dos prazos acordados.

Uma gestão de frotas eficiente será decisiva para a continuação da Empresa neste mercado tão concorrido, corroborando para fidelização dos seus clientes.

Os Profissionais devem estar preparados para executar com competência a gestão de seus departamentos. Assim como a liderança de suas equipes, não importando o tamanho da frota.

O Gestor de frota assume a obrigação de ser um profissional que acompanha toda a evolução tecnológica e, principalmente, capacitado para inovar no dia a dia.

A inovação depende de método, foco, coragem e inspiração. Para que ela aconteça, as pessoas precisam estar no centro do processo, pois delas depende a criatividade.

A Gestão de Frotas vive um momento de transformação, tanto em material humano, máquinas, meios e processos – INOVAÇÃO TECNOLÓGICA.

Cabe a ele conhecer os processos internos de Gestão para implementar as melhores práticas na busca dos Resultados Empresariais.

Na Gestão de Ativos é imprescindível que ele conheça as características dos equipamentos que estão sob a sua responsabilidade, colaborando nos processos de Aquisição e Venda, planejando assim os processos de manutenção.

Na Gestão de Insumos, acompanhando criteriosamente a performance dos pneus, produtos e serviços adquiridos e principalmente, o desempenho dos combustíveis nos Veículos.

Na Gestão do Comportamento, para criar um plano de ação, o gestor de frota atua com a Gestão de Pessoas (Profissionais Treinados e Motivados são mais Produtivos) e utiliza a Telemetria para acompanhar e analisar o dados referentes a condução dos equipamentos pelos motoristas.

Neste processo, este profissional precisa entender a frota como Estratégia Empresarial, ter excelente relacionamento com os seus pares, delegando as atividades e analisando os números obtidos na Gestão dos Processos, sempre com o apoio da Tecnologia.

Para tanto, ele precisa ser:

  • Organizado: para acompanhar todos os processos definindo as prioridades,
  • Curioso: para saber as causas dos problemas,
  • Criterioso: implementar as melhorias de um modo racional,
  • Equilibrado: para conduzir a equipe – Personalidades e Temperamentos,
  • “Mão na Massa”: constante acompanhamento das tarefas – “O Gado só Engorda Aos Olhos do Dono” ,
  • “Saber Cacarejar”: Divulgar os resultados alcançados na sua Gestão, através de BI, sob a ótica de Redução de Custos e Aumento de Produtividade.
  • “Olho Grande”: Quando destaco a palavra “Olho” é para deixar claro o conceito de Visão, de Estratégias para alcançar os Resultados Esperados, com Processos Simples que permitem informações para a Tomada de Decisões com Rapidez e Critérios.

Atualmente, a maioria dos gestores de frota tem trocado as análises de informações pela digitação das mesmas. O acompanhamento das atividades planejadas para a liberação dos veículos e produtividade dos colaboradores, pela permanência constante no Escritório. Logo, acabam não visualizando os eventuais problemas e assim não propõem nenhuma Melhoria Operacional.

Onde está inserido o Gestor de Frota? Qual o Foco de sua Atuação?

Ele está inserido em todo o Ciclo de Movimentação da Frota, conforme quadro acima:

  • Planejamento
  • Aquisição
  • Operação
  • Manutenção
  • Renovação
  • Venda

O Gestor de Frota, ao participar do PLANEJAMENTO Estratégico, estará apto para indicar a AQUISIÇÃO do Equipamento mais adequado para o Segmento que a Empresa está inserida, montando a sua rede de fornecedores-parceiros para a realização dos serviços de manutenção, capacitando a sua Equipe de colaboradores para aumentar a Produtividade com o uso dos Veículos de um modo mais Econômico.

Ao participar da Entrega Técnica dos veículos, por exemplo, os motoristas recebem instruções sobre estes equipamentos obtendo assim o melhor desempenho.

Para planejar é necessário entender, para entender precisa conhecer e para conhecer é imprescindível se capacitar.

Entre as atividades do gestor de frota, destaco o cuidado constante com os Veículos para atendimento ao seu cliente mais exigente, chamado OPERAÇÃO, que vive correndo atrás dos equipamentos e muitas vezes retirando-os da Oficina para a realização de um carregamento.

No Segmento de Transporte e Logística, o Gestor de Frota é tratado como “Patinho Feio” do Processo, sempre questionado em suas atividades e principalmente considerado como o “GASTADOR” da Empresa.

Atenção Gestores: precisamos mudar este panorama, apresentando a nossa Importância neste contexto.

Como a Operação é o principal cliente do gestor de frota, cabe a ele conhecer antecipadamente a demanda deste departamento, disponibilizando a quantidade necessária de veículos com o objetivo de realizar o melhor atendimento.

A MANUTENÇÃO e a OPERAÇÃO não devem agir como INIMIGOS e sim como PARCEIROS, porque se cada um puxar a corda para o seu lado, pode gerar interferência nos resultados e negócios da Empresa, porque a tarefa dos dois setores só será finalizada quando o Cliente Externo receber sua mercadoria sem avarias e no tempo acordado.

Se isto não ocorrer, tanto a MANUTENÇÃO como a OPERAÇÃO serão penalizadas, pois sem Receita não há salários.

O Gestor deve agir como um facilitador do processo de MANUTENÇÃO, acompanhando criteriosamente a execução dos serviços para que o Veículo só retorne a oficina na próxima Manutenção Preventiva.

É importante que a Frota tenha os recursos necessários para manter os veículos, tendo em seu quadro colaboradores motivados, com conhecimento técnico e capacitados para liberar os equipamentos no melhor tempo possível.

Aliás, MANUTENÇÃO é Questão de tempo, ou seja, tem hora para começar e para terminar.

Ao receber a confirmação do Setor de Operação para a realização das manutenções preventivas nos veículos, conforme apresentado no Cronograma, o gestor de frotas iniciará o planejamento estratégico para obter todos os recursos necessários para executar esses serviços com os padrões de Excelência e Qualidade.

Portanto, Gestores, não abaixem a cabeça. Sem a sua atuação como facilitador neste processo, os veículos não serão disponibilizados no tempo hábil, comprometendo a geração de Receita para a Empresa.

Acompanhar o desempenho destes veículos, apurando todos os custos, realizando inspeções e manutenções periódicas para mantê-los sempre em atividade, são tarefas que proporcionam economia de escala e aumento de produtividade.

Este acompanhamento possibilita a determinação do Padrão de Excelência Operacional, demonstrando que o veículo está atendendo as expectativas empresariais.

Quando o Gestor, através dos Indicadores de Desempenho, percebe que a produtividade destes equipamentos começa a diminuir, é o provável sinal que “A HORA ESTÁ CHEGANDO”. E que qualquer investimento realizado para deixá-lo em condições de uso poderá ter um benefício menor que o esperado.

Geralmente chamamos de Ponto Ótimo de RENOVAÇÃO para Frota quando temos o menor custo médio anual – na Curva CAUE (CUSTO ANUAL UNIFORME EQUIVALENTE), construídas através de Informações de DEPRECIAÇÃO, MANUTENÇÃO E FINANCEIRAS, que nos permite chegar ao ano mais adequado para a substituição dos equipamentos.

Portanto, ao relacionarmos os veículos que chegaram neste ponto, teremos a quantidade de ativos para VENDA.

A tarefa do Gestor de Frota na Empresa de Transporte nunca termina. É imprescindível que ele acompanhe diariamente todos os seus equipamentos sempre, através de informações confiáveis que permitirão “TOMAR AS DECISÕES CERTAS”.

Para se alcançar as metas planejadas é preciso implementar na organização as melhores práticas.

O mundo não se divide mais entre grandes e pequenos, mas sim entre rápidos e lentos.

Conclusão

Assim sendo, realço aos gestores de frota que suas principais atribuições são:

Conhecer bem os Equipamentos da sua Frota

A correta utilização dos veículos permitirá a maximização do Uso com Custos Reduzidos.

Conhecer bem os Profissionais envolvidos no Processo de Gestão de Frotas

Quando temos uma equipe de colaboradores comprometida com as Metas Definidas pela Alta Direção, os resultados aparecem rapidamente.

Conhecer bem a sua Empresa

Quando sabemos o funcionamento dos processos relacionados com a Gestão de Veículos, temos mais facilidade para obter os Recursos necessários.

Conhecer seus clientes Internos e Externos

“Qualidade é tudo aquilo que proporciona um bem estar ao usuário”. Portanto, quando conhecemos as características e a necessidade dos nossos clientes, temos a oportunidade de realizar um planejamento reverso. Afinal, um cliente mal atendido não retorna.

Monitorar constantemente a Frota e seus respectivos condutores

Veículos bem conduzidos e com a localização conhecida contribuem para que os custos sejam otimizados.

Cuidar bem dos Veículos, com processos de Manutenção e Inspeção criteriosos

“Quanto mais se olha, mais se conhece” – Atividades de Manutenção devem acontecer constantemente. Seja através da Manutenção de Operação (Check List) ou através da Manutenção Preventiva. A Manutenção Corretiva deve ser EXCEÇÃO e não REGRA em uma Empresa de Transporte.

Criar pontos de apoio nas rotas dos veículos para obter os eventuais recursos com maior rapidez

“Só tem crédito quem é conhecido e possui boa reputação”

Acompanhar os Indicadores de Desempenho para tomar decisões acertadas

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia.”

Usar a Tecnologia como principal aliado

O Recurso Tecnológico está substituindo gradativamente o Recurso Humano – O Tempo para o Gestor de Frotas é muito precioso.

Ficar atento a todo o Processo de Gestão de Frotas

As falhas sempre comprometem os Resultados de uma Empresa. Como é de conhecimento geral: “O PRIMEIRO TELEFONE QUE TOCA QUANDO HÁ PROBLEMAS NOS VEÍCULOS É O DO GESTOR DE FROTA”.

Para a obtenção dos melhores resultados através da Gestão de Frotas, é fundamental que haja a integração entre todos os setores envolvidos.

É o relato correto das informações que permitirá analisar todas as causas e seus respectivos efeitos, através de inspeções constantes e criteriosas. Por fim, irá gerar um Transporte de Excelente Qualidade, pois a Especialização proporcionará Benefícios para Todos.

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