Como melhorar a gestão financeira da troca de óleo, oficina ou autocenter

Você gostaria de melhorar a gestão financeira da troca de óleo?

Quando falamos da gestão financeira da troca de óleo, o próprio empresário costuma ser o responsável na grande maioria das vezes.

Você é quem faz o caixa, contabiliza as baixas, negocia com os fornecedores e paga todas as contas da loja. Além disso, você provavelmente participa também do atendimento, orienta sua equipe e supervisiona o serviço dos colaboradores.

Convenhamos, é muita coisa ao mesmo tempo. Por mais dedicado que você seja, fica complicado executar todas as funções simultaneamente com a mesma qualidade.

A gestão financeira da troca de óleo pode lhe render muitas dores de cabeça, prejudicando seu rendimento nas outras tarefas.

Pensando nisso, preparei um post que pode ajudar a melhorar a gestão financeira da sua troca de óleo, oficina ou centro automotivo.

Anote todas as dicas!

Troque as anotações em papel pelo computador

Os registros digitais podem ajudar muito na gestão financeira da troca de óleo.

Abandone de uma vez por todas as anotações em pedaços de papel.

Sei que é um hábito que todos nós temos e que às vezes parece funcionar bem. Mas aí está um detalhe importante: parece.

Lembre-se de quantas vezes, por acidente ou descuido, você já perdeu alguma informação importante escrita num pedaço de papel. Ou então, quantas vezes encontrou anotações incompletas e ficou na dúvida sobre o que o texto dizia.

Mantendo  o controle de dados em papel, aumenta-se o risco de perder informações importantes.

Além disso, pode confundir você ou sua equipe no momento de fechar o caixa, por exemplo.

Por isso, use o computador. Uma simples planilha no Excel facilita imensamente a gestão financeira da troca de óleo.

Usando um caderno, você tem páginas fora de ordem e informação espalhada. Já a planilha é um único documento que pode armazenar didaticamente os dados, separando-os por tabelas.

Se você precisar adicionar informação no meio de um documento você pode. Se precisar analisar dados de alguns meses atrás, eles estarão organizados e identificados.

Pense em quanto tempo você gasta apenas procurando a informação que precisa em cadernos. Se esses dados estiverem no computador, encontrá-los leva o tempo de um clique.

Dessa forma, fica mais fácil analisar como andam as finanças do seu negócio, quais serviços dão mais retorno, os produtos mais vendidos, etc.

Além de ser mais prático, é menos provável que aconteçam erros de cálculo. Você diminui a margem de erro do fluxo de caixa e, consequentemente, do seu planejamento financeiro.

Faça relatórios semanais ou mensais

Relatórios atualizados com frequência são muito importantes para a boa gestão financeira da  troca de óleo.

Se você passa menos tempo anotando, procurando e calculando, fica mais simples gerar relatórios com maior frequência. Na gestão financeira da troca de óleo, quanto mais frequentes os controles de caixa e estoques, por exemplo, melhor.

Isso porque é muito mais fácil para você tomar decisões e entender o funcionamento da oficina quando analisa valores atualizados.

Imagine, por exemplo, determinar a quantidade de produtos a serem comprados olhando os dados de estoque de três meses atrás. O estoque já deve ter mudado muito de lá para cá e ter uma planilha atualizada pode ajudá-lo a planejar melhor o que e quando comprar, reduzindo  os custos com excesso ou falta de itens.

A planilha lhe dará informações importantes para a gestão financeira da troca de óleo.

Você consegue, por exemplo, diagnosticar em poucos minutos como anda a produtividade da sua equipe. Quantos serviços foram feitos, quem fez mais atendimentos, quais produtos foram vendidos, etc.

A melhor parte é que você poderá visualizar essas informações rapidamente quando precisar, apenas acessando a planilha. Se quiser, pode até imprimir para mostrar ao restante da equipe. Não há motivos para sentir saudades das anotações à mão.

Essa característica permite, além de autonomia, algo ainda mais importante: a colaboração entre os funcionários.

Os colaboradores podem se sentir mais proativos e identificar o quanto podem melhorar em desempenho.

Controle o estoque minuciosamente

Conhecer a situação atual do estoque permite a redução de custos.

Se existe um setor no qual boa parte do dinheiro costuma descer ralo abaixo é o estoque.

O pior: esse problema é frequente na gestão da troca de óleo, oficinas e autocenter.

Mais uma vez, a planilha pode ser sua melhor amiga. Mantendo registros atualizados, é possível comprar do fornecedor uma quantidade precisa.

Dessa forma, nenhum produto é desperdiçado ou fica armazenado na loja sem ser vendido.

A distribuidora também pode ser uma grande aliada nessa missão.

Bons fornecedores têm uma excelente expertise sobre o mercado. Trabalhando com oficinas dos mais variados portes, conseguem lhe dizer com facilidade o volume de produtos adequado para sua loja.

Então, sempre que possível, converse com eles. Você pode conseguir orientações e dicas que te ajudarão muito a melhorar a gestão financeira da troca de óleo.

Além disso, compra planejada possibilita melhores condições de entrega e faturamento. Compra pontual tende a ser mais cara e você ainda pode perder o cliente caso não possa atendê-lo rapidamente por falta de peças.

Diminua riscos na gestão financeira

Um controle rígido das suas contas possibilita diminuição de riscos.

O último passo importante para reduzir custos e aumentar seu lucro é ter todas as suas contas sob controle.

Sempre cumpra os prazos. Isso evita que, aos poucos, o dinheiro das suas receitas escoe e faça falta no fim do mês.

Aqui vão algumas dicas que eu sempre sigo:

  • Pague contas e salários em dia;
  • Cumpra com suas obrigações profissionais;
  • Controle os custos da loja;
  • Faça fluxos de caixa semanais;
  • Fidelize clientes.

Pode ser difícil modificar toda a sua rotina de gestão financeira da troca de óleo de uma só vez.

Por isso meu conselho é implementar as mudanças aos poucos.

Comece montando uma planilha básica, de despesas e receitas semanais.

Conforme for dominando a ferramenta, vá incluindo mais informações como os prazos médios para execução de cada serviço.

Logo você conseguirá ver os benefícios alcançados.

Conclusão

O monitoramento cuidadoso é a chave para uma boa gestão financeira da troca de óleo.

Você pode facilitar esse monitoramento usando planilhas digitais para organizar os dados. A planilha também permite que contas sejam realizadas com mais rapidez e sem erros.

Quer mais dicas para otimizar a gestão financeira da troca de óleo, oficina ou autocenter? Confira alguns outros artigos que podem te ajudar a melhorar a forma que sua oficina funciona:

Registros digitais são mais simples de consultar e menos propensos a serem perdidos ou destruídos.

Mas para tirar o máximo desses registros, é importante fazê-los com frequência.

Assim você sempre tem um panorama realista do estado da sua oficina.

O controle de estoque e a gestão de riscos também possuem um papel importante na eficiência da gestão financeira de troca de óleo. Por isso, fique sempre de olho nesses dados!

Ficou com alguma dúvida? É só deixar seu comentário no fim da página!

Guia Havoline Texaco

Especialista Técnico formado pela Universidade Metodista de Piracicaba em Engenharia Industrial Mecânica, Pós Graduado em Marketing. Com mais de 22 anos de experiência no setor de Petróleo, sendo 9 anos na área de vendas de lubrificantes industriais e automotivos, e os demais na área de suporte técnico e desenvolvimento de lubrificantes para mercado brasileiro.

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