Gestor de frota eficaz: como alcançar os melhores resultados?

O setor de transportes enfrentou grandes adversidades no ano passado.

A greve dos caminhoneiros, desencadeada em maio de 2018, evidenciou a grande dependência do modal rodoviário para o escoamento da produção no Brasil.

Quando uma empresa do segmento possui em seu quadro um gestor de frota eficaz, a probabilidade de sucesso neste período de turbulência é enorme.

Então, como um gestor de frota eficaz pode contribuir neste panorama turbulento?

O gestor de frota eficaz

Peter Drucker, o pai da Administração Moderna, define eficácia como “fazer as coisas certas”, ou seja, significa medir a relação entre o efeito da ação e os objetivos pretendidos e quais serão as estratégias para o alcance dos melhores resultados .

Portanto, se faz necessário que o gestor de frota eficaz saiba quais serão “as coisas certas” que devem ser feitas, como, quando e o porquê da sua realização. É relevante, então, responder duas perguntas sobre o tema:

• Como funciona o processo de gestão de frota em uma transportadora?

Gestão de Frotas é a atividade de acompanhar o desempenho de um grupo de veículos que executam serviços de transporte de produtos para uma determinada empresa.

• Como definimos a função do gestor?

Gestor é uma palavra utilizada para designar o profissional responsável por coordenar as atividades de sua área. Trata-se de um termo comum no mundo corporativo e administrativo.

Cabe a este profissional a utilização de procedimentos e habilidades para o sucesso na execução de suas atividades, por meio de posturas adquiridas e aplicadas com o direcionamento focado nas relações humanas e técnicas.

Relações humanas e relações técnicas

Classificamos como relações humanas os procedimentos adotados pelo gestor para buscar o máximo desempenho das pessoas que fazem parte da sua equipe, com foco no fator humano.

As principais características e habilidades de um gestor de frota eficaz no quesito humano são: auto motivação, proatividade, liderança, assertividade, capacidade de gerenciar conflitos, planejamento estratégico e busca constante por conhecimento.

Além disso, o gestor também precisa de conhecimentos técnicos específicos neste processo para proporcionar melhores receitas com custos adequados. Destacamos os seguintes itens:

• Conhecer o processo de manutenção de frota;

• Atuar nos custos operacionais para redução;

• Usar indicadores de desempenho para mensuração;

• Utilizar os recursos tecnológicos para o monitoramento;

• Saber o exato momento para renovação dos veículos.

Manutenção de frotas como fator de eficiência

Quando o assunto é a busca pela eficiência nos processos logísticos de uma empresa, a frota de caminhões ganha destaque como peça-chave para atingir bons resultados.

Conservar o patrimônio da empresa é, por si só, um dos pontos que mostram o quão relevante é a política de manutenção da frota, afinal, a aquisição de caminhões é altamente onerosa.

Logo, alguns benefícios que surgem a partir da manutenção preventiva são: maior vida útil da frota, redução da desvalorização da frota, a segurança nos deslocamentos e maior eficiência logística.

A importância dos custos operacionais para um gestor de frota eficaz

Uma das principais preocupações para as empresas de logística são os custos de frota.

Quando estão descontrolados, trazem dificuldade à manutenção da competitividade do valor do frete e garantia da lucratividade da empresa.

Os custos que merecem um acompanhamento criterioso são: manutenção em geral, combustível e depreciação. Você pode aprender a reduzir os gastos da sua frota sem comprometer a produtividade neste artigo.

Manter um bom planejamento é essencial, uma vez que ajuda a reduzir gastos com a manutenção, combustível e prepara a empresa para a renovação dos caminhões. Por meio da manutenção preventiva e conservação é possível adiar a reposição e garantir a revenda.

Quais indicadores de desempenho são relevantes para a frota?

Os indicadores sobre performance de frotas de transporte permitem o controle, análise e melhoria de processos organizacionais.  

Um indicador deve ser usado para facilitar o processo de tomada de decisão por parte do gestor, portanto devem ser simples e claros.

O acesso a esses indicadores também deve ser fácil por parte do gestor e eles devem ser atualizados periodicamente para que tenham validade.

Quais são os principais indicadores de frota? Horas trabalhadas com o veículo, horas ociosas, custo operacional do veículo, consumo de combustível, idade média da frota e custo médio com manutenção.

Como o gestor de frota eficaz utiliza a tecnologia a favor da frota

A tecnologia é uma das principais ferramentas utilizadas na logística, devido a soluções inovadoras para as empresas como aumento de eficiência, otimização de processos e redução de custos.

Desta forma, as informações são disponibilizadas para o gestor de uma forma mais rápida e os controles são mais efetivos. Destacamos:

• Roteirização: possibilita planejar as melhores rotas de entregas dos produtos, analisando o percurso/trânsito, dimensionar os veículos resultando em otimização de tempo e redução de custos e monitorar se os colaboradores estão cumprindo o roteiro de entrega, melhorando o gerenciamento da sua equipe e da sua frota;
• Rastreamento: é um sistema utilizado para localização do veículo e tem como objetivo monitorá-lo em tempo real 24 horas por dia. Permite que sejam enviados alertas e bloqueio de veículos, caso seja necessário;
• Telemetria: fornece informações e controles relacionados ao desempenho do veículo, motorista e da operação, por meio de diversos sensores instalados no veículo.

A importância da renovação de frota para a produtividade

A gestão da frota de veículos exige planejamento e controle de diversos fatores. É fundamental desenvolver estratégias para manter a frota em ordem, e uma delas é renovar a frota periodicamente.

Infelizmente, no caso de empresas que possuem frota própria, é muito comum postergar esta renovação, que naturalmente envolve o emprego de recursos financeiros consideráveis para qualquer empresa.

Quando a frota não é renovada periodicamente, surgem vários riscos que colocam a empresa em situações bastante complicadas e que devem ser evitadas para não comprometer a produtividade e eficiência operacional dos veículos, como riscos de segurança, queda na produtividade e aumento dos custos operacionais.

Dicas para o sucesso do gestor de frota eficaz em uma empresa de transporte

1. Atender a necessidade operacional da empresa disponibilizando a frota para o transporte – percentual entre 90 e 95%;
2. Conheça muito bem o local onde está inserido, ou seja, a empresa, os veículos, as pessoas e os processos;
3. Seja referência no tratamento com os colaboradores. Saiba ouvir, elogiar e seja transparente;
4. Conheça as particularidades do processo de gestão de frotas, porque será de suma importância a tomada de ações rápidas para conter eventuais prejuízos;
5. Adotar a tecnologia como principal ferramenta para o processo de gestão de frotas, como um software para realizar a gestão;
6. A principal função de um gestor de frota eficaz é analisar as informações para a tomada de decisões com rapidez e critério, ou seja, atuar como um facilitador do processo. DIGITAR DADOS NÃO É FUNÇÃO DO GESTOR.

Abaixo relacionamos alguns artigos interessantes para o gestor de frota eficaz:

• Case de Sucesso Jundiá Transportadora
• Guia Prático de Gerenciamento de frota: check list + dicas
• Logística de transportes: como lucrar e economizar com uma boa gestão.

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