Custos Operacionais: como reduzir os gastos da sua frota – Parte 1

Como o gestor de frota pode reduzir os custos operacionais sem comprometer a produtividade?

A queda nas receitas das empresas, a dificuldade para o reajuste dos insumos e o aumento constante dos custos operacionais tem penalizado em muito o segmento do transporte no Brasil.

É necessário mudar o “Modus Operandi ” nas transportadoras. O objetivo é que, num primeiro momento, a empresa sobreviva ao atual Panorama Econômico realizando os serviços. Após que mantenha a sua estrutura para atender à população.

Como sobreviver neste mercado oscilante?

Primeiro, vamos entender como funciona o processo de transporte.

O objetivo principal é deslocar produtos, insumos e pessoas, de um ponto chamado origem até um determinado ponto chamado destino, E para executar esta atividade, as empresas recebem uma remuneração.

Mas, como é de conhecimento, ao realizar esta tarefa, as transportadoras desembolsam um valor para efetuar o deslocamento destes produtos.

Esta atividade de transportar é um negócio e precisa ser rentável.

Simplificando, temos a seguinte equação no Transporte:

  • RECEITA = Valor recebido pela realização do serviço de transporte,
  • CUSTOS = Desembolso feito para executar este serviço,
  • LUCRO  = Resultado positivo que “sobra” para a empresa que efetuou o serviço, e será com esta parcela que ela deve se manter e honrar os compromissos assumidos, ou seja:

LUCRO = RECEITA – CUSTOS

O segmento de transporte no país atravessa uma fase de turbulência em função de vários fatores. São eles: a oferta restrita de serviços, da grande exigência quanto à qualidade e principalmente pelos valores baixos das tarifas. O embarcador hoje define o quanto quer pagar pela prestação dos serviços.

Essa grande concorrência empresarial impulsiona os transportadores a serem eficientes nos processos de gestão. Tal fator é decisivo para o crescimento e sobrevivência. Eventuais falhas comprometerão o relacionamento comercial com os seus clientes.

Qual a alternativa então para sobreviver neste MERCADO?

Atualmente, em função da dificuldade para reajustar os preços dos serviços de Transporte (RECEITA), e continuar a manter a sua margem de sobrevivência, chamada hoje de LUCRO, é essencial que o segmento de transporte busque incessantemente a redução dos custos operacionais.

Em tempos de CRISE, devemos pensar em métodos para aumentar a produtividade operacional com custos menores e principalmente com análises criteriosas das nossas atividades. Ou seja, retirar do vocabulário do gestor de frota a palavra CRISE, e adotar a palavra CRIE.

O Gestor de Frota terá fundamental importância para que a empresa reduza os seus custos operacionais sem que haja impactos negativos na produtividade ou que venha a afetar a sua excelência operacional.

Bom, se temos que reduzir os custos operacionais, precisamos conhecê-los.

Custos operacionais no transporte são os gastos efetuados para realizar a prestação de serviço neste segmento.

Apresentaremos abaixo, de um modo simples, como são divididos os custos operacionais.

Quanto à apropriação, os custos estão divididos em diretos e indiretos:

  • Diretos = São os custos aplicados diretamente ao veículo / equipamento;
  • Indiretos = São aqueles destinados à administração do processo de transporte. 

Quanto à produção, os custos operacionais se dividem em fixos e variáveis:

  • Fixos = São aqueles que ocorrem com ou sem a movimentação dos equipamentos na execução da atividade de transporte;
  • Variáveis = Ocorrem com a movimentação destes equipamentos. 

Algumas empresas do segmento, por falta de direcionamento, adotam algumas “estratégias”, que têm levado muitas delas ao fechamento:

  • Ações das Empresas: “Para obter uma maior lucratividade, a empresa de transporte direciona-se na redução da mão-de-obra operacional e na adoção da política de aquisição de custo baixo”.
  • Reações nas Empresas: “Queda na qualidade do transporte, com um aumento considerado na reposição de peças e manutenção, diminuindo assim a sua produtividade, deixando muitas vezes de atender ao seu cliente”.

Abaixo apresentamos uma planilha com valores de custos operacionais, com números fictícios. Adicionamos para conhecimento e com respectivos planos de ação para a busca da redução de custos operacionais. Trata-se de uma ferramenta que ajudará o Gestor de Frota no exercício de suas atividades.

Na tabela acima, encontramos os principais custos operacionais utilizados no segmento de transporte e logística.

Como vemos, encontramos a divisão quanto à Produção (Fixos e Variáveis) e Apropriação (Diretos, que são aplicados aos veículo, e Indiretos, que são os administrativos).

Apresentação dos custos operacionais

Definimos que os Custos Fixos são aqueles que as empresas de transporte têm, esteja o veículo rodando ou não. São eles:

  • Depreciação: A depreciação é a perda de valor de um bem decorrente de seu uso, do desgaste natural ou de sua obsolescência
  • Remuneração de Capital: Também conhecido como custo de oportunidade, significa o valor que a empresa de transporte obteria se optasse em investir em outro negócio ou no mercado financeiro, ao invés de estar realizando atividades empresariais com a frota de veículos.
  • Licenciamento: O licenciamento de veículos é o procedimento burocrático que determina que seu veículo está de acordo com o determinado em seu registro, e absolutamente apto a rodar de maneira válida pelas ruas e estradas brasileiras. 
  • Seguro Facultativo: O seguro facultativo é o seguro de proteção de danos ao veículo ou à carga. Dessa maneira, o proprietário do veículo estará protegendo-o de danos que os mesmos estão expostos. 
  • Outros Custos Fixos: São aqueles custos que a empresa adota segundo o critério apresentado na definição, ou seja, ocorrendo ou não a movimentação da frota, acontecerá este custo e deve ser apontado.

Custos variáveis são aqueles que as empresas de transporte adquirem quando da movimentação do veículo da frotas. Destacamos:

  • Combustíveis: São insumos que reagem com substâncias liberando energia para a movimentação dos Equipamentos. Neste tópico podemos incluir o consumo de Arla 32.
  • Complemento de Óleo do Motor – Remonta: Reposição da quantidade de óleo do motor para que haja a devida lubrificação, evitando assim danos ao motor do veículo.
  • Pneus: Insumos de alto valor agregado responsável pela movimentação do veículo e de acordo com os tipos de equipamentos, necessitarão de uma grande quantidade. 
  • Reparos ou Manutenção Corretiva: Valores destinados para os reparos inesperados na frota em função do menor desempenho ou qualidade do material aplicado, além de perda de hora produtiva. Cabe ressaltar que, na ocorrência da Manutenção Corretiva (atividade fora do planejamento), muitos custos são acrescentados. Por exemplo, tempo na execução desta manutenção, gerando horas improdutivas, valores de peças e serviços elevados. Em uma urgência, não há negociação de preços. Pois é necessário liberar rapidamente os veículos para não comprometer a relação comercial. Além de também não comprometer o cumprimento do prazo de entrega acordado.
  • Manutenção Preventiva: Verificações realizadas nos equipamentos em determinado espaço de tempo, com o objetivo de manter em condições de utilização para a realização dos serviços de transporte; corresponde a trocas de peças, insumos e respectivas visualizações. 
  • Outros Custos Variáveis: São aqueles custos que ocorrem com a movimentação dos veículos da frota e que não foram especificados acima, como por exemplo, os valores de pedágios e estacionamento.

Para saber mais sobre a importância do planejamento de rotas

Temos também alguns custos que são aplicados, embora seguindo uma ótica particular de cada empresa de transporte.

São eles:

  • Motoristas e Ajudantes: Remuneração paga para a tripulação que conduz os equipamentos da frota, que inclui prêmios, gratificações, acrescidos de encargos sociais e demais benefícios. Algumas empresas adotam como custo fixo quando existe a possibilidade de aplicar os custos para os respectivos veículos em virtude da tripulação ser fixa aos equipamentos. 
  • Despesas Administrativas: São os custos de manutenção da estrutura da empresa em funcionamento para acompanhar as atividades do transporte.

De acordo com o quadro acima, podemos criar as estratégias para a redução dos custos operacionais.

O Mapa nos aponta a seguinte relação entre os custos operacionais:

  • Os custos fixos representam 24,16 % do total dos custos;
  • Os custos variáveis são responsáveis por 60,39%;
  • Os custos com a tripulação são 12,79%;
  • Os custos administrativos complementam com 2,65%.

Em nosso próximo artigo daremos continuidade ao tema, direcionando-o ao olhar do gestor de frota. Indicaremos planos de ação que auxiliarão na redução dos custos operacionais no dia a dia do profissional. Acompanhe: Custos Operacionais: como reduzir os gastos da sua frota – Parte 2

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