Gestor de frota eficaz: como alcançar melhores resultados?

O setor de transportes enfrentou grandes adversidades no período pandêmico, do início de 2020 até maio de 2023, quando a OMS (Organização Mundial da Saúde) anunciou o fim da pandemia de coronavírus.

Quando uma empresa do segmento possui em seu quadro um gestor de frota eficaz, a probabilidade de grandes impactos negativos, num período de turbulência, é menor.

Então, como um gestor de frota eficaz pode contribuir nestas situações?

O gestor de frota eficaz

Peter Drucker, o pai da Administração Moderna, define eficácia como “fazer as coisas certas”, ou seja, medir a relação entre o efeito da ação e os objetivos pretendidos e quais serão as estratégias para o alcance dos melhores resultados.

Portanto, faz-se necessário que o gestor de frota eficaz determine quais serão “as coisas certas” que devem ser feitas, como, quando e o porquê da sua realização. É relevante, então, responder a duas perguntas sobre o tema:

• Como funciona o processo de gestão de frota em uma transportadora?

Gestão de frotas é a atividade de acompanhar o desempenho de um grupo de veículos que executam serviços de transporte de produtos para determinada empresa.

• Como definimos a função do gestor?

Gestor é o nome dado ao profissional responsável por gerenciar as atividades de sua área. Trata-se de um termo comum no mundo corporativo e administrativo.

Cabe a este profissional a utilização de procedimentos e habilidades para o sucesso na execução de suas atividades, por meio de ações aplicadas com o direcionamento focado nas relações humanas e técnicas.

Relações humanas e relações técnicas

Classificamos como relações humanas os procedimentos adotados pelo gestor para buscar o máximo desempenho das pessoas que fazem parte da sua equipe, com foco no fator humano.

As principais características e habilidades de um gestor de frota eficaz no quesito humano são: automotivação, proatividade, liderança, assertividade, capacidade de gerenciar conflitos, planejamento estratégico e busca constante por conhecimento.

Além disso, o gestor precisa de conhecimentos técnicos específicos neste processo para proporcionar melhores receitas com custos adequados. Destacamos os seguintes itens:

• Conhecer o processo de manutenção de frota.
• Atuar nos custos operacionais para redução.
• Usar indicadores de desempenho para mensuração.
• Utilizar recursos tecnológicos para o monitoramento.
• Saber o exato momento para renovação dos veículos.

Manutenção de frotas como fator de eficiência

Quando o assunto é a busca pela eficiência nos processos logísticos de uma empresa, a frota de caminhões ganha destaque como peça-chave para atingir bons resultados.

Conservar o patrimônio da empresa é, por si só, um dos pontos que mostram o quão relevante é a política de manutenção da frota, afinal a aquisição de caminhões é altamente onerosa.

Logo, alguns benefícios que surgem a partir da manutenção preventiva são: maior vida e redução da desvalorização da frota, segurança nos deslocamentos e maior eficiência logística.

A importância dos custos operacionais para um gestor de frota eficaz

Uma das principais preocupações para as empresas de logística são os custos de frota.

Os custos que merecem um acompanhamento criterioso são: manutenção em geral, combustível e depreciação. Você pode saber mais sobre como reduzir os gastos da sua frota sem comprometer a produtividade neste artigo.

Manter um bom planejamento é essencial, uma vez que ajuda a reduzir gastos com a manutenção, combustível e prepara a empresa para a renovação dos caminhões. Por meio da manutenção preventiva e conservação, é possível adiar a reposição e garantir a revenda.

Quais indicadores de desempenho são relevantes para a frota?

Os indicadores sobre performance de frotas de transporte permitem o controle, análise e melhoria de processos organizacionais.

Um indicador deve ser usado para facilitar o processo de tomada de decisão por parte do gestor, portanto deve ser simples e claro.

O acesso a esses indicadores também deve ser fácil para o gestor e eles devem ser atualizados periodicamente para que tenham validade.

Quais são os principais indicadores de frota?

• Horas trabalhadas com o veículo.
• Horas ociosas.
• Custo operacional do veículo.
• Consumo de combustível.
• Idade média da frota.
• Custo médio com manutenção.

Como o gestor de frota eficaz utiliza a tecnologia a favor da frota

A tecnologia é uma das principais ferramentas utilizadas na logística, devido a soluções inovadoras para as empresas, como aumento de eficiência, otimização de processos e redução de custos.

Desta forma, as informações são disponibilizadas para o gestor mais rapidamente e os controles são mais efetivos. Destacamos:

• Roteirização: possibilita planejar as melhores rotas de entregas dos produtos, analisando o percurso/trânsito; dimensionar os veículos, resultando em otimização de tempo e redução de custos; e monitorar se os colaboradores estão cumprindo o roteiro de entrega, melhorando o gerenciamento da sua equipe e da sua frota.
• Rastreamento: é um sistema utilizado para localização do veículo e tem como objetivo monitorá-lo em tempo real 24 horas por dia. Permite que sejam enviados alertas e bloqueio de veículos, caso seja necessário.
• Telemetria: fornece informações e controles relacionados ao desempenho do veículo, motorista e da operação por meio de diversos sensores instalados no veículo.

A importância da renovação de frota para a produtividade

A gestão de frota de veículos exige planejamento e controle de diversos fatores. É fundamental desenvolver estratégias para mantê-la em ordem, e uma delas é renová-la periodicamente.

Infelizmente, no caso de empresas que possuem frota própria, é muito comum postergar essa renovação, que naturalmente envolve o emprego de recursos financeiros consideráveis.

Quando a frota não é renovada periodicamente, surgem vários riscos que colocam a empresa em situações bastante complicadas e que devem ser evitadas para não comprometer a produtividade e eficiência operacional dos veículos, como riscos de segurança, queda na produtividade e aumento dos custos operacionais.

Dicas finais para o sucesso do gestor de frota eficaz em uma empresa de transporte

1. Atenda à necessidade operacional da empresa, disponibilizando a frota para o transporte – percentual entre 90% e 95%.
2. Conheça muito bem o local onde está inserido, ou seja, a empresa, os veículos, as pessoas e os processos.
3. Seja referência no tratamento com os colaboradores. Saiba ouvir, elogiar e ser transparente.
4. Conheça as particularidades do processo de gestão de frotas, porque será de suma importância a tomada de ações rápidas para conter eventuais prejuízos.
5. Adote a tecnologia como principal ferramenta para o processo de gestão de frotas, como um software para realizar a gestão.
6. Analise as informações para a tomada de decisões com rapidez e critério, ou seja, atue como um facilitador do processo, que é principal função de um gestor de frota.

Abaixo, relacionamos alguns artigos interessantes para o gestor de frota eficaz:

• Tecnologia para frotas: inovações que revolucionam o negócio.
• Foco em resultados: rentabilidade [Parte 1].
• Foco em resultados: rentabilidade [Parte 2].
• O que são NRs – Normas Regulamentadoras.

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