Gestão de Custo Operacional – Parte 2: como reduzir os gastos da sua frota

Dando continuidade ao tema sobre a gestão de custo operacional, vamos agora partir para o olhar da tomada de decisões e planejamento de ações realizados pelo gestor de frota. Leia a primeira parte da matéria em: Custos Operacionais: como reduzir os gastos da sua frota – Parte 1.

E agora, gestor de frota, como agir?

O Gestor de Frota é o profissional responsável por disponibilizar a frota em condições adequadas para atender a demanda de seus clientes, sejam eles Internos (OPERAÇÃO) ou Externos (EMBARCADORES).

Além disto, é função primordial realizar esta atividade com os Melhores Custos e com o Padrão de Qualidade requerido pelos clientes.

Os Custos Fixos Operacionais não apresentam nenhuma ação que possibilite a sua redução, e a alternativa para tal é diluí-lo em função da maximização do uso da frota aproveitando toda a sua capacidade de transporte, ou seja, as empresas de transporte devem arcar com o percentual de 24,16%.

Os Custos Variáveis que ocorrem quando há movimentação dos veículos, já proporcionam algumas alternativas que apresentaremos a seguir.

Os principais Custos Operacionais Variáveis são:

  • Combustíveis;
  • Manutenção (Peças, Serviços e Mão-de-Obra). Lembrando que fazer a manutenção periodicamente, reduz o número de paradas da sua frota e gera menos gastos a médio e longo prazo;
  • Pneus;
  • Outros Insumos relacionados com a Movimentação dos Veículos.

Quando temos um demonstrativo que nos aponta a direção a ser tomada, cabe ao gestor de frota exercer o seu conhecimento em prol dos melhores resultados.

Gestão de custo operacional – Combustíveis

Este insumo de alto valor agregado e responsável por movimentar os veículos da Frota, precisa de uma atenção especial.

Cabe ao gestor de frota estipular uma meta de consumo de combustível (km/litro ou litros/hora) que seja possível de ser atingida, e analisar os resultados obtidos em função das características do veículo, carga, rota, pavimento e condução, fatores que determinarão esses valores com suas respectivas tolerâncias.

Recomendo utilizar os serviços de um MASTER DRIVE para acompanhamento em percurso, por conhecer as técnicas de condução econômica.

Outro fator que contribuirá para a redução dos custos operacionais é a concentração dos abastecimentos em determinados postos externos, onde o custo com este insumo poderá ser reduzido face ao maior volume consumido; o uso do combustível e aditivos recomendados pelo fabricante contribuem para o bom desempenho dos veículos da frota.

Quando a empresa de transporte tem como diretriz a capacitação profissional dos seus colaboradores por meio de treinamentos e reciclagens, ela proporcionará aos condutores a utilização correta dos equipamentos, gerando um maior aproveitamento da frota na realização dos serviços e postergando assim as paradas para manutenção dos veículos.

PLANO DE AÇÃO ATIVIDADE
Definir a meta de consumo Verificar o resultado nos Veículos
Concentrar o Consumo Analisar o volume consumido
Treinamento dos Condutores Analisar os Resultados Obtidos
Utilizar os Insumos Recomendados Avaliar o Desempenho

Gestão de custo operacional – Manutenção

Manutenção é um conjunto de medidas e operações cujo objetivo é colocar em condições adequadas para uso, todos os veículos, visando aumento de produtividade, segurança, economia para a empresa e principalmente em maior confiança do cliente na prestação dos serviços, simplificando; manutenção é o ato de cuidar bem dos veículos.

O gestor de frota precisa entender que quando o veículo está em manutenção, ele não gera Receita; significa que para que ocorra faturamento com a prestação de serviços, ele precisa estar disponível.

Faço uma pergunta ao gestor de frota: Você sabe quanto custa o equipamento parado na manutenção?

Resposta: Custa o valor do serviço executado pela manutenção mais a receita que deixou de auferir por estar parado.

Você já ouviu falar que “TEMPO É DINHEIRO”? Logo, cabe ao gestor de frota planejar as atividades de manutenção da frota buscando os recursos necessários antecipadamente, gerando assim ganhos de escala em função da quantidade requerida e do prazo para a entrega. Ao adquirir produtos de qualidade e com maior tempo de uso, haverá redução nas paradas para manutenção. Quanto menos houver parada, menos tempo ocioso e menos impacto no orçamento. Para produtos como óleo lubrificante, cujo percentual na matriz de custo é muito pequeno, priorizar um produto de qualidade superior que ofereça uma proteção maior e um período de troca mais longo é extremamente vantajoso.

“Quanto mais se olha um equipamento, mais conhecimento se tem do seu estado”.

Com base na frase acima, recomendo que sejam realizadas inspeções constantes nos veículos pelos mecânicos da equipe. Pois, somada ao Check List realizado pelo condutor do equipamento – manutenção de operação -, apontará a situação atual e sendo reparado com planejamento, proporcionará uma melhor gestão do custo operacional.

O maior problema é que as empresas de transporte adotam a Manutenção Preventiva como exceção no tangente aos cuidados com a Frota por pensar, erroneamente, que é a manutenção corretiva que proporciona custos menores.

Quando não cuidamos bem da frota, ela quebra no local e hora que não esperamos, com a carga de urgência e com o cliente cujo contrato estipula multas pelo não atendimento acordado (Lei de Murphy).

O gestor de frota precisa ter profissionais qualificados na sua equipe de manutenção, que em função do seu conhecimento, disponibilizam mais rápido os veículos, executando serviços de qualidade, como também recomendar o uso de  insumos que proporcionem alto desempenho (o veículo consegue operar por mais tempo antes de retornar à oficina para executar os reparos).

Para você entender na prática os ganhos em função da escolha de produtos de alto desempenho, fizemos uma simulação com a calculadora Ursa.

Nas imagens abaixo, é possível ver um exemplo hipotético de uma empresa com frota de veículos de 100 cavalos mecânicos. Estes veículos rodam em média 10.000 quilômetros por mês. Os intervalos entre as trocas de óleo acontecem a cada 15.000 quilômetros. Entretanto, essas paradas estão prejudicando o atendimento ao cliente, que precisa de uma disponibilidade mais elevada da frota para carregamento.

O gestor dessa frota resolveu trocar o lubrificante utilizado nos veículos da empresa por um óleo de alto desempenho, que proporciona um intervalo de troca de 25 mil quilômetros.

Esta alteração gerou uma economia anual de R$ 296.000,00.

Veja abaixo como ele conseguiu este resultado:

As informações acima foram obtidas ao utilizar a Calculadora Ursa

PLANO DE AÇÃO ATIVIDADE
Planejar os Recursos Antecipadamente Permite melhores custos de aquisição
Utilizar Recursos Qualificados Qualidade contribui para Eficácia
Inspecionar Constantemente a Frota Quanto mais vejo, mais sei
Estipular o prazo máximo de Parada Frota disponível possibilita aumento de  Receita
Escolha de produtos de alto desempenho Maior proteção e um período de troca mais longo

Gestão de custo operacional – Pneus

Pneu é um anel de borracha inflado à fluido. Reveste as rodas dos veículos sendo o único ponto de contato entre eles e o solo. Possui a função de suportar a carga, amortecer as irregularidades do solo. Contribui para a movimentação e oferecer segurança em todas as situações.

Os fabricantes de pneus estão segmentando os pneus por tipo de serviço. Respeitam as características de pavimento, topografia, com a utilização de compostos que aumentam o seu desempenho.

Uma empresa realiza a correta manutenção de pneus ao adotar procedimentos que permitirão uma melhor gestão de custos deste insumo.

Destacamos:

  • Escolher o pneu adequado para o seu tipo de serviço;
  • Efetuar constantemente a calibragem correta dos pneus;
  • Inspecionar com frequência os pneus da frota e corrigir anomalias ocasionadas pela geometria veicular;
  • Retirar os pneus para reformar com sulcos entre 3,0 e 4,0 mm para preservar a carcaça;
  • Inserir como item de manutenção preventiva o alinhamento de eixos, balanceamento de rodas e rodízio dos pneus.
PLANO DE AÇÃO ATIVIDADE
Utilizar pneus adequados na frota Ver qual o tipo de serviço da empresa
Calibrar constantemente os pneus Adotar a pressão adequada
Preservar as carcaças para a reforma Retirar o pneu com o sulco adequado
Implantar a gestão de pneus Avaliar para escolher o menor custo/km

Gestão de custo operacional – Tripulação e Pessoal Administrativo.

Muitas Empresas adotam a substituição de motoristas, ajudantes e pessoal administrativo por profissionais menos qualificados para oferecer menores salários.

Isto pode trazer grandes prejuízos em função dos valores de demissão e admissão de funcionários. Principalmente pela perda da expertise operacional dos profissionais demitidos. O prazo de adaptação pode gerar danos irreparáveis.

Conclusão

Como pode o gestor de frotas contribuir para uma boa gestão dos custos operacionais no segmento de transporte?

10 Dicas para o Gestor de Frota

  • Saber a sua importância no contexto;
  • Conhecer os resultados que a empresa deseja alcançar e quais estão relacionados com as suas atividades;
  • Saber que a sua função principal é disponibilizar a frota de veículos;
  • Identificar os Custos Operacionais e criar planos de ação para evitá-los;
  • Planejar nada mais é que utilizar bem o tempo e tempo é dinheiro;
  • Utilizar recursos humanos e técnicos de qualidade na manutenção, na busca do aumento de produtividade no setor;
  • Analisar criteriosamente as informações geradas na frota e adotar rapidamente as estratégias para evitar aumento de custos;
  • Utilizar a sua autonomia e conhecimento para o alcance dos objetivos empresariais;
  • Ter a ciência que “O BARATO SAI CARO”;
  • Ter a certeza de que, quando ocorrem os problemas, “O TELEFONE QUE TOCA É O SEU”, portanto, previna-se.

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Se ficou com alguma dúvida, basta deixar sua pergunta nos comentários!

Leia a primeira parte da matéria em: Custos Operacionais: como reduzir os gastos da sua frota – Parte 1.

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