10 erros da gestão de frotas que você deve evitar

Confira os 10 erros mais comuns na gestão de frotas que você deve evitar.

Como você já viu aqui, no nosso blog, o papel do gestor de frotas tornou-se vital para o planejamento estratégico de qualquer empresa. Para estar alinhado na busca dos objetivos da companhia, o profissional precisa evitar erros clássicos que podem comprometer o fluxo de negócios e, consequentemente, os resultados da corporação.

Para estar atento a pontos importantes e evitar erros comuns na gestão de frotas, a palavra de ordem é planejamento. O executivo deve estabelecer um plano estratégico em harmonia com os propósitos da empresa e lançar mão de inovação e de ferramentas tecnológicas para evitar falhas no processo, reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade.

Mas quais são as pegadinhas que podem comprometer a logística da empresa? Que problemas mais comuns afetam esse segmento? O que posso fazer para não cometer tais falhas?

1 – Não fazer um planejamento

Antes de mais nada, é preciso definir um planejamento estratégico para a gestão de frotas, sempre alinhado aos objetivos da empresa. O profissional que gerencia o setor de logística deve entender o funcionamento da companhia, acompanhar os processos internos e externos, conversar com outras áreas, conhecer a frota e sua estrutura, estudar as necessidades e demandas da organização e definir parâmetros para o seu departamento.

Para traçar essa estratégia, é fundamental que o executivo conheça as particularidades do processo de gestão de frotas e não dispense a tecnologia como principal ferramenta do seu trabalho.

2 – Fazer só manutenção corretiva

Uma frota deve estar entre 90% e 95% operante. Para tal, é fundamental fazer a manutenção preventiva dos veículos. Um cronograma com o período correto de revisões e trocas de óleo lubrificante de caminhões, furgões e carros de passeio vai garantir uma logística eficiente para a companhia e redução de custos.

Imagine o caminhão enguiçado no meio de uma via durante uma entrega? Isso afeta vários estágios do fluxo operacional da empresa, atrasa o recebimento da mercadoria por parte do cliente e ainda passa uma imagem ruim para a companhia, já que é o nome dela que estará estampado no veículo parado no meio da pista.

Lembre-se de que reparos corretivos acabam gerando despesas maiores e extras, além de possíveis custos com reboque ou gastos em oficinas não especializadas. Ao mesmo tempo, veículos malconservados consomem mais combustível e óleo lubrificante.

3 – Não ter controle de gastos

O gestor de frotas que não tem o histórico com as despesas dos veículos dificilmente terá um gerenciamento eficiente da logística da empresa. Por isso, ele deve fazer uma classificação de cada caminhão, furgão ou automóvel e o monitoramento regular deles.

Antes de mais nada, classifique os veículos por marca, modelo e ano de fabricação. A partir daí, faça um histórico do consumo de combustível, tipos de reparos mais frequentes e os intervalos entre as revisões. Esse controle vai permitir que você detecte previamente um eventual problema em algum veículo, sem correr o risco de algum modelo enguiçar.

4 – Esquecer da manutenção dos pneus

Fazer a manutenção do veículo sem ter um cronograma para os pneus é um erro comum na gestão de frotas. As peças implicam diretamente na segurança veicular e também no consumo de combustível, e também são as que representam boa parte dos custos do departamento.

Por esta razão, é importante ter um cronograma específico para os pneus:

  • Calibragem correta uma vez por semana, inclusive dos sobressalentes
  • Manutenções e revisões
  • Rodízios
  • Trocas dentro do prazo

5 – Não ter gerenciamento de rotas

A roteirização é palavra de ordem em qualquer logística empresarial. Deixar de fazer um planejamento e gerenciamento dos principais trajetos vai representar baixa produtividade, maior tempo nas entregas e aumento de custos.

Use a tecnologia e ferramentas específicas para fazer um planejamento racional de rotas. Levante informações sobre distâncias e os trajetos para cada entrega ou serviço. Considere estradas e vias pavimentadas, mais seguras e com menos pedágios.

Faça comparativos e análises frequentes destes caminhos. Lembre-se de que nem sempre a rota mais curta em quilometragem significa economia de tempo e de combustível.

Erros gestão de frotas

6 – Não fazer o controle fiscal

Deixar de pagar taxas e tributos é um dos grandes erros na gestão de frotas que se pode cometer. O departamento deve manter toda a documentação dos veículos em dia e pagar taxas e impostos dentro do prazo.

Os principais tributos aos quais um gestor deve estar atento são:

  • IPVA
  • ICMS
  • Custo Adicional de Transporte Rodoviário (CAT)
  • Gerenciamento de Risco e Segurança (GRIS)

Nestas taxas, podem incidir juros e multas caso não sejam pagas até o vencimento. Além disso, o atraso dessas alíquotas deixa o veículo sujeito a apreensão. Então, dentro do seu planejamento, faça uma agenda com todos os pagamentos necessários para cada caminhão, furgão ou automóvel da frota.

7 – Não usar dados e informações

Não analisar frequentemente os dados sobre a frota pode afetar sensivelmente o processo logístico da empresa como um todo. É preciso avaliar e estar atento a todos os indicadores de cada veículo para aprimorar a gestão e aumentar a produtividade.

Por meio de ferramentas digitais, telemetria e rastreamento, faça avaliações constantes da frota. E, a partir desses dados, coloque em prática operações que garantam o controle frequente dos veículos. As principais informações:

  • Quilometragem dos caminhões
  • Números de entregas por dia/semana/mês
  • Revisões preventivas
  • Manutenções emergenciais
  • Controle de notas fiscais
  • Gasto de combustível
  • Informações sobre as cargas transportadas

8 – Não ter mão de obra qualificada

Focar na qualificação dos seus motoristas e funcionários não é despesa, e sim investimento. Condutores bem treinados, com cursos de direção defensiva e conscientes das regras de trânsito, significam veículos mais bem conservados, menor gasto de combustível e baixa incidência de acidentes.

Importante ter em mente que são os motoristas os responsáveis pela imagem da marca da empresa nas vias e rodovias, como também pelas mercadorias. O serviço que eles desempenham nas estradas e nas entregas reflete diretamente na eficiência da transportadora – e como ela é vista no mercado.

Ofereça treinamento constante para os colaboradores. Faça cursos de reciclagem e atualização, respeite as cargas horárias de cada motorista e mantenha sua equipe sempre motivada com a demonstração de resultados e incentivos.

9 – Não se envolver com as demais áreas da empresa

O gestor de frotas deve saber ouvir e dialogar com todas as áreas da empresa. O executivo que se fecha em seu departamento terá dificuldades para entender a cadeia produtiva da companhia e como inserir o seu departamento nela. Isso significa falar com todas as partes da corporação, desde Jurídico e Compras até Suprimentos e Marketing.

Além disso, é preciso levar em consideração a visão de quem está na ponta do processo. Fazer reuniões constantes com motoristas e embarcadores, ouvir sugestões e entender suas demandas é essencial para melhorar cada vez mais a gestão de frotas.

10 – Abrir mão da tecnologia

Talvez o maior erro de um gestor é não estar aberto a novas soluções tecnológicas. Há inúmeras ferramentas digitais específicas para frotas corporativas que são vitais para uma gestão de frotas eficiente nos dias de hoje. São plataformas que agilizam processos, melhoram o gerenciamento logístico e reduzem falhas – e que vão te ajudar a fazer aquela análise de dados da frota cada vez mais precisa e de forma rápida.

Fique ligado em novos programas desenvolvidos para o gerenciamento de frotas e para atualizações das plataformas que sua empresa já utiliza. Além disso, há companhias que desenvolvem soluções personalizadas para a sua empresa e/ou área de atuação.

 

Se quiser conhecer mais formas de otimizar ainda mais a sua frota, leia estes outros artigos no blog:

 

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Erros comuns na gestão de frotas

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