Confira os 10 erros mais comuns na gestão de frotas que você deve evitar.
Como você já viu aqui, no nosso blog, o papel do gestor de frotas tornou-se vital para o planejamento estratégico de qualquer empresa. Para estar alinhado na busca dos objetivos da companhia, o profissional precisa evitar erros clássicos que podem comprometer o fluxo de negócios e, consequentemente, os resultados da corporação.
Para estar atento a pontos importantes e evitar erros comuns na gestão de frotas, a palavra de ordem é planejamento. O executivo deve estabelecer um plano estratégico em harmonia com os propósitos da empresa e lançar mão de inovação e de ferramentas tecnológicas para evitar falhas no processo, reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade.
Mas quais são as pegadinhas que podem comprometer a logística da empresa? Que problemas mais comuns afetam esse segmento? O que posso fazer para não cometer tais falhas?
1 – Não fazer um planejamento
Antes de mais nada, é preciso definir um planejamento estratégico para a gestão de frotas, sempre alinhado aos objetivos da empresa. O profissional que gerencia o setor de logística deve entender o funcionamento da companhia, acompanhar os processos internos e externos, conversar com outras áreas, conhecer a frota e sua estrutura, estudar as necessidades e demandas da organização e definir parâmetros para o seu departamento.
Para traçar essa estratégia, é fundamental que o executivo conheça as particularidades do processo de gestão de frotas e não dispense a tecnologia como principal ferramenta do seu trabalho.
2 – Fazer só manutenção corretiva
Uma frota deve estar entre 90% e 95% operante. Para tal, é fundamental fazer a manutenção preventiva dos veículos. Um cronograma com o período correto de revisões e trocas de óleo lubrificante de caminhões, furgões e carros de passeio vai garantir uma logística eficiente para a companhia e redução de custos.
Imagine o caminhão enguiçado no meio de uma via durante uma entrega? Isso afeta vários estágios do fluxo operacional da empresa, atrasa o recebimento da mercadoria por parte do cliente e ainda passa uma imagem ruim para a companhia, já que é o nome dela que estará estampado no veículo parado no meio da pista.
Lembre-se de que reparos corretivos acabam gerando despesas maiores e extras, além de possíveis custos com reboque ou gastos em oficinas não especializadas. Ao mesmo tempo, veículos malconservados consomem mais combustível e óleo lubrificante.
3 – Não ter controle de gastos
O gestor de frotas que não tem o histórico com as despesas dos veículos dificilmente terá um gerenciamento eficiente da logística da empresa. Por isso, ele deve fazer uma classificação de cada caminhão, furgão ou automóvel e o monitoramento regular deles.
Antes de mais nada, classifique os veículos por marca, modelo e ano de fabricação. A partir daí, faça um histórico do consumo de combustível, tipos de reparos mais frequentes e os intervalos entre as revisões. Esse controle vai permitir que você detecte previamente um eventual problema em algum veículo, sem correr o risco de algum modelo enguiçar.
4 – Esquecer da manutenção dos pneus
Fazer a manutenção do veículo sem ter um cronograma para os pneus é um erro comum na gestão de frotas. As peças implicam diretamente na segurança veicular e também no consumo de combustível, e também são as que representam boa parte dos custos do departamento.
Por esta razão, é importante ter um cronograma específico para os pneus:
- Calibragem correta uma vez por semana, inclusive dos sobressalentes
- Manutenções e revisões
- Rodízios
- Trocas dentro do prazo
5 – Não ter gerenciamento de rotas
A roteirização é palavra de ordem em qualquer logística empresarial. Deixar de fazer um planejamento e gerenciamento dos principais trajetos vai representar baixa produtividade, maior tempo nas entregas e aumento de custos.
Use a tecnologia e ferramentas específicas para fazer um planejamento racional de rotas. Levante informações sobre distâncias e os trajetos para cada entrega ou serviço. Considere estradas e vias pavimentadas, mais seguras e com menos pedágios.
Faça comparativos e análises frequentes destes caminhos. Lembre-se de que nem sempre a rota mais curta em quilometragem significa economia de tempo e de combustível.
6 – Não fazer o controle fiscal
Deixar de pagar taxas e tributos é um dos grandes erros na gestão de frotas que se pode cometer. O departamento deve manter toda a documentação dos veículos em dia e pagar taxas e impostos dentro do prazo.
Os principais tributos aos quais um gestor deve estar atento são:
- IPVA
- ICMS
- Custo Adicional de Transporte Rodoviário (CAT)
- Gerenciamento de Risco e Segurança (GRIS)
Nestas taxas, podem incidir juros e multas caso não sejam pagas até o vencimento. Além disso, o atraso dessas alíquotas deixa o veículo sujeito a apreensão. Então, dentro do seu planejamento, faça uma agenda com todos os pagamentos necessários para cada caminhão, furgão ou automóvel da frota.
7 – Não usar dados e informações
Não analisar frequentemente os dados sobre a frota pode afetar sensivelmente o processo logístico da empresa como um todo. É preciso avaliar e estar atento a todos os indicadores de cada veículo para aprimorar a gestão e aumentar a produtividade.
Por meio de ferramentas digitais, telemetria e rastreamento, faça avaliações constantes da frota. E, a partir desses dados, coloque em prática operações que garantam o controle frequente dos veículos. As principais informações:
- Quilometragem dos caminhões
- Números de entregas por dia/semana/mês
- Revisões preventivas
- Manutenções emergenciais
- Controle de notas fiscais
- Gasto de combustível
- Informações sobre as cargas transportadas
8 – Não ter mão de obra qualificada
Focar na qualificação dos seus motoristas e funcionários não é despesa, e sim investimento. Condutores bem treinados, com cursos de direção defensiva e conscientes das regras de trânsito, significam veículos mais bem conservados, menor gasto de combustível e baixa incidência de acidentes.
Importante ter em mente que são os motoristas os responsáveis pela imagem da marca da empresa nas vias e rodovias, como também pelas mercadorias. O serviço que eles desempenham nas estradas e nas entregas reflete diretamente na eficiência da transportadora – e como ela é vista no mercado.
Ofereça treinamento constante para os colaboradores. Faça cursos de reciclagem e atualização, respeite as cargas horárias de cada motorista e mantenha sua equipe sempre motivada com a demonstração de resultados e incentivos.
9 – Não se envolver com as demais áreas da empresa
O gestor de frotas deve saber ouvir e dialogar com todas as áreas da empresa. O executivo que se fecha em seu departamento terá dificuldades para entender a cadeia produtiva da companhia e como inserir o seu departamento nela. Isso significa falar com todas as partes da corporação, desde Jurídico e Compras até Suprimentos e Marketing.
Além disso, é preciso levar em consideração a visão de quem está na ponta do processo. Fazer reuniões constantes com motoristas e embarcadores, ouvir sugestões e entender suas demandas é essencial para melhorar cada vez mais a gestão de frotas.
10 – Abrir mão da tecnologia
Talvez o maior erro de um gestor é não estar aberto a novas soluções tecnológicas. Há inúmeras ferramentas digitais específicas para frotas corporativas que são vitais para uma gestão de frotas eficiente nos dias de hoje. São plataformas que agilizam processos, melhoram o gerenciamento logístico e reduzem falhas – e que vão te ajudar a fazer aquela análise de dados da frota cada vez mais precisa e de forma rápida.
Fique ligado em novos programas desenvolvidos para o gerenciamento de frotas e para atualizações das plataformas que sua empresa já utiliza. Além disso, há companhias que desenvolvem soluções personalizadas para a sua empresa e/ou área de atuação.
Se quiser conhecer mais formas de otimizar ainda mais a sua frota, leia estes outros artigos no blog:
- Gestão de frotas de caminhões: melhores práticas
- Avaliação de desempenho do motorista rodoviário: estratégias para alta produtividade
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