A importância do planejamento e cálculo da viagem para os motoristas

As viagens realizadas para o transporte de produtos por rodovias são a realidade dos gestores de frota. Estes têm como objetivo principal otimizar a logística de transportes e para que isso seja viável, o caminho tem nome: cálculo de viagem.

O transporte rodoviário de cargas (TRC) é responsável por mais de 60% do volume de mercadorias movimentadas no Brasil, com o seu custo representando cerca de 6% do Produto Interno Bruto do país.

Para as empresas, o deslocamento de carga pelas estradas nacionais equivale a mais da metade da sua receita líquida, chegando a mais de 60% da receita na Agroindústria (62%) e entre as indústrias de alimentos (65,5%).

É somente com a organização, estruturação e planejamento de todas as etapas da viagem que é possível alcançar uma entrega de qualidade, sem atrasos e com menores custos.

Cabe ao gestor de frota criar as estratégias para que o cálculo da viagem reproduza o que realmente foi planejado pela empresa de transporte, usando a quantidade de veículos estimada e aproveitando bem o tempo disponível para a realização do transporte de produtos.

O que está definido no parágrafo anterior é o que chamamos de planejamento.

O gestor de Frota ao participar do planejamento no transporte precisa utilizar o equipamento mais adequado para o produto a ser transportado, criar uma rede de prestadores de serviço para o atendimento aos veículos no trajeto determinado, se estruturando para atender aos objetivos da empresa.

Para planejar é necessário entender, para entender é preciso conhecer e para conhecer é indispensável se capacitar.

Como se realiza o cálculo de viagem?

Para explicar como se realiza o cálculo de viagem, precisamos apresentar alguns fatores que interferem neste processo.

Transportar é atividade de movimentar algo (produtos ou pessoas), da sua origem ao destino, preservando a sua integridade e realizado em determinado espaço de tempo.

Portanto precisamos conhecer quem faz parte deste processo e qual a sua influência.

Conhecendo os participantes do processo de transporte

1. Veículo: Equipamento destinado ao transporte de produtos ou pessoas da sua origem até o destino final mantendo a integridade do que está sendo transportado. Quando este veículo é conduzido de um modo correto ele pode trazer inúmeros benefícios para a empresa.

Para a execução de um transporte com qualidade, o veículo precisa estar em condições adequadas para tal.

A empresa de transporte precisa acompanhar o estado deste equipamento e isso é possível com a execução de processos de manutenção, os quais destacamos:

Manutenção de Operação

Também conhecida como checklist, é uma ferramenta indispensável na segurança da frota da empresa, por ser a primeira atividade de manutenção que deve ser executada pelo condutor do veículo, para avisar o gestor de frota sobre o estado atual do veículo, no intuito de prevenir riscos.

Diante disso, podemos considerar que uma lista de conferência – checklist – bem formulada para verificar itens de segurança e manutenção dos veículos poderão evitar falhas prejudiciais aos condutores e custosas às empresas.

Manutenção Preventiva

Trata-se de atuação realizada de maneira a reduzir ou evitar a falha ou a queda no desempenho do equipamento, obedecendo a um plano de manutenção preventiva previamente elaborada, baseado em intervalos definidos de tempo, isso é, manutenção baseada no tempo.

A manutenção preventiva caracteriza-se pelo trabalho sistemático para evitar a ocorrência de falhas procurando a sua prevenção, mantendo um controle contínuo sobre o equipamento.

A manutenção preventiva é considerada como o ponto de apoio das atividades de manutenção, envolvendo tarefas sistemáticas tais como: as inspeções, substituição de peças e reformas.

Fazer a manutenção do seu veículo antes mesmo que ele apresente algum problema é garantia de segurança, economia e conforto.

Esse tipo de manutenção já é mais barata e eficaz, porém, exige que se estabeleça uma rigorosa rotina. Esta não poderá ser burlada nem adiada.

Ou seja, a manutenção preventiva aplica a ideia da verificação e previsão de problemas. Muitas vezes, trocando alguns componentes que ainda não apresentaram problema.

Manutenção Corretiva

A manutenção corretiva é definida como sendo qualquer manutenção realizada com o objetivo de restaurar as condições iniciais e ideais de operação dos equipamentos, eliminando as fontes de falhas que possam existir.

Dependendo do contexto, a manutenção corretiva pode ocorrer em duas situações distintas. Devido a uma avaria inesperada e não planejada que tenha ocorrido, ou em segundo caso, devido ao relato de problema identificado através de um programa de monitoramento das condições do equipamento.

Este tipo de manutenção não é esperado pelas empresas e quando ocorrem, implicam em custos elevados em função, muitas vezes, do local onde ocorre, pelo alto valor de peças e serviços que precisam ser realizados com rapidez e pelo impacto junto ao cliente, que neste caso, não receberá os produtos em tempo adequado

2. Carga: Produto que será deslocado da origem ao destino com a sua integridade mantida e no tempo acordado.

A rentabilidade que as empresas buscam está diretamente ligada à carga a ser transportada que precisa chegar ao seu destino final sem nenhum tipo de dano e no tempo determinado conforme contrato.

Os cuidados com a preservação dos produtos transportados vão desde a manutenção dos equipamentos, atendimento à legislação de transporte da carga e também com o estado de saúde do condutor para evitar qualquer tipo de passivo.

 

3. Motorista: Condutor do equipamento que fará o transporte do produto. É fundamental que ele conheça o funcionamento do veículo para extrair o máximo desempenho com menores custos. Além de também as particularidades da carga para preservar a sua integridade.

O profissional do volante tem uma grande participação no processo do transporte de cargas. Pelo fato de conduzir o equipamento que acondiciona a carga. Por cuidar da integridade da mesma durante o trajeto e pelo cuidado para que o pavimento não tenha nenhuma interferência nesta atividade.

O que o motorista deve fazer para que o cálculo de viagem previsto realmente aconteça?

Uma alternativa que este profissional precisa adotar é a busca constante do aperfeiçoamento através de cursos ligados à sua atividade. Como por exemplo condução econômica e direção defensiva.

Condução Econômica

Os gastos de sua frota estão diretamente relacionados a forma com o que os condutores dirigem os seus veículos.

Custos com combustível desperdiçado, manutenção, depreciação e pneus, podem ser evitados se o motorista praticar a condução econômica.

Por esse e outros motivos, é importante que a empresa invista em treinar, formar e acompanhar os condutores de frotas. Buscando assim, uma redução de custos e o aumento da disponibilidade dos veículos.

A prática da condução econômica é um processo que busca repassar ou reciclar conhecimentos, atitudes e habilidades de tarefas, com a finalidade de habilitar os motoristas a serem mais produtivos, contribuindo para alcance dos objetivos organizacionais.

É o conjunto de conhecimento e prática que visam o melhor aproveitamento dos recursos naturais de equipamentos e de mão-de-obra.

Dessa forma, significa operar o veículo de modo a acionar os mecanismos de controle (acelerador, freios, direção, caixa de transmissão) em sintonia com as situações que acontecem ao longo da viagem (subidas, descidas, retas e curvas)

Diante da dificuldade em melhorar a geração de receitas, em função da altíssima competitividade que vigora nas operações de transporte e do constante aumento dos insumos necessários para a prestação do serviço, a condução econômica acaba ganhando um peso muito importante na participação da redução de custos e no aumento da disponibilidade dos veículos.

Para isso é importante que o motorista do veículo possua um conjunto de conhecimentos e práticas que visam um melhor aproveitamento dos recursos naturais do equipamento, abrangendo além da economia de combustível, uma maior durabilidade dos componentes sujeitos a desgaste, cuidando e mantendo o veículo em maior disponibilidade possível de trabalho, além de melhorar a imagem da frota.

Direção Defensiva

Direção Defensiva é dirigir de modo a evitar acidentes. Apesar das ações incorretas (erradas) dos outros e das condições adversas (contrárias), que encontramos nas vias de trânsito.

Para que um condutor possa praticar a Direção Defensiva, ele precisa de certos elementos e conhecimentos. Não só de legislação de trânsito, mas também de comportamentos que devem ser praticados no dia-a-dia, no uso do veículo.

Destacamos os principais elementos, explicando-os para sua melhor compreensão, lembrando que o uso desses elementos transformará seu motorista em um condutor defensivo, ajudando-o a evitar acidentes no trânsito.

A habilidade se desenvolve por meio de aprendizado e da prática. No treinamento deve ser reforçado o modo correto de manuseio do veículo e execução das manobras várias vezes , de forma a fixar esses procedimentos e adquirir a habilidade necessária à prática de direção no trânsito.

4. Pavimento: Local onde se realiza a movimentação do veículo pelo motorista para a entrega da carga. Nestes locais é imprescindível a criação de pontos de paradas para suporte ao veículo e motorista.

Atualmente as empresas estão cada vez mais preocupadas com os seus custos.

É necessário que os gestores de frota se preocupem assiduamente com o planejamento de suas atividades, a fim de garantir eficiência na distribuição, melhoria no serviço de entrega dos seus produtos, atendimento ao cliente e redução de seus custos.

A escolha dos pontos de parada que proporcionem segurança ao condutor e carga transportada, que forneçam recursos para o bem estar do motorista como também a criação de pontos de apoio catalogados para atendimento às eventuais necessidades durante o trajeto(rede de fornecedores de peças, serviços, por exemplo) podem proporcionar maior produtividade para a empresa de transporte.

5. Tempo: Unidade fundamental para o transporte de produtos porque todo planejamento é determinado para ter o seu início e fim, para que não haja perdas.

Primeiramente, o gestor de frota deve verificar é a estratégia de atendimento aos seus clientes.

Quantos armazéns serão necessários para atender a sua demanda? Qual é a localização de seus principais clientes? A localização do seu depósito (ou local de estoque) é adequada para realizar o atendimento a seus principais destinos finais? Qual é o prazo para que envios e remessas sejam efetuados?

É preciso planejar o negócio tendo tudo isto em mente e ainda saber se o cliente possui restrições. Estas podem ser de horários para as entregas, particularidades na descarga – como restrição de tipo de veículo, infraestrutura e maquinários apropriados, como o local onde ocorrerão as entregas lidam com questões de horários de entrega e circulação, por exemplo.

Cada setor e negócio terão suas particularidades e é preciso estudá-las para criar soluções eficientes que viabilizem a compra ou contratação.

O processo de carregamento e descarga de produtos, atualmente, é o principal vilão deste segmento, em função da demora dos embarcadores na liberação dos veículos.

6. Receita: Fator que mantém a estrutura empresarial, ou seja, é a razão da existência das transportadoras, a qual será obtida com a realização dos serviços contratados.

A rentabilidade e sustentabilidade da sua empresa envolvem a procura de maneiras de aumentar a receita e diminuir custos.

Mas como fazer isso sem repassar os custos para o cliente final? Lucro é essencial em qualquer negócio. Uma vez que sua operação conta com diversos incrementos de insumos e serviços para funcionar.

Por isso, aposte em programas de retenção e no treinamento da equipe. Fará com que fique fácil identificar e rastrear o público propenso a ter um laço mais duradouro.

Gestor de frota, o que você precisa para efetuar o cálculo de viagem?

Com base no que foi apresentado anteriormente, cabe ao gestor de frota apresentar o planejamento da rota.

Planejamento da rota: Atividade essencial no processo do transporte. Pois tem como objetivos evitar desperdícios dos recursos e oferecer segurança no percurso. O que irá garantir a efetividade logística.

Identificar a melhor rota é o ponto de partida, mas precisamos conhecer:

  • Autonomia do Veículo quanto ao Combustível: ao conhecermos o consumo do equipamento com a carga transportada podemos definir os locais de parada. O que otimizará o processo logístico e reduzindo custos pela concentração de abastecimentos nos postos cadastrados, gerando ganhos de escala.
  • Pontos de Apoio: Locais previamente determinados para o atendimento no transporte (Prevenção para eventuais necessidades de recursos).
  • Monitoramento dos Veículos: Acompanhamento on-line dos veículos da frota para apoio na segurança da atividade e certeza do cumprimento do plano de viagem inicialmente definido.
  • Telemetria: A telemetria veicular é uma tecnologia sem fio de transmissão e recepção de dados que tem a finalidade de monitorar o monitorar padrões de dirigibilidade que devem ser seguidos pelos motoristas., melhorando a gestão de frota de uma empresa.

Para realizarmos o cálculo de viagem precisamos conhecer a distância a ser percorrida no trajeto. Além do tempo destinado ao carregamento e descarga dos produtos transportados e a velocidade do veículo no percurso.

Tempo total de viagem = Tempo de carga e descarga na ida + tempo de viagem na ida + tempo de carga e descarga na volta + tempo de viagem na volta.

Apresentamos a seguir um exemplo de planejamento para o cálculo de viagem:

Uma empresa deseja saber o número de veículos necessários para atender o volume de carga mensal a ser transportada.

Dados do veículo

Peso do chassi = 5.400 kg
Peso bruto total do veículo = 35.000 kg
Peso do semi-reboque = 7.250 kg
Peso de outros equipamentos = 350 kg
Velocidade operacional igual a 55 km/h na ida e 70 km/h na volta

Dados da carga

Carga mensal a ser transportada = 3.900 ton. / mês

Dados operacionais

Tempo de carga e descarga = 85 min na ida e 0 min na volta
Distância a ser percorrida = 414 km na ida e 430 km na volta
Jornada útil de um dia de trabalho = 8 horas
Número de turnos de trabalhos diários = 2
Número de dias úteis de trabalho por mês = 25 dias
Número de dias previstos para a manutenção por mês = 2 dias

Resolução

O gestor de frota neste caso, pode determinar a quantidade de veículos que serão utilizados para atender ao cliente.

No item 1, ele definiu a capacidade máxima de carga que poderá transportar;

No item 2, calculou o número de viagens necessárias para retirar a carga em função da capacidade dos veículos;

No item 3, o tempo total da viagem – cálculo da viagem – apresentado neste caso em minutos;

No item 4, o tempo à disposição que a empresa tem para realizar o transporte. Sem onerar a folha de pagamento com horas extras;

No item 5, o gestor tem o número de viagens que um veículo pode executar. O valor 1,06 representa 6% de produtividade;

No item 6, o gestor determinou o número de viagens que cada veículo pode fazer no mês. Respeitando os prazos de manutenção;

No item 7, dimensionou a quantidade de veículos para atender a demanda solicitada. Podendo definir os custos para este evento, baseado nas performances dos veículos e seus respectivos consumos, neste caso para 08 veículos da sua frota.

Conclusão

O gestor de frota pode contribuir em muito nos resultados de uma transportadora. Porque as detém as informações para a realização de qualquer planejamento utilizando seus veículos.

Quando executa todos os procedimentos de manutenção de veículos no tempo determinado, disponibiliza a frota para o carregamento.

Acompanhando o trajeto realizado pelos motoristas através do rastreamento de veículos, o gestor de frota verifica se o planejamento previsto está sendo realizado e usando a telemetria para analisar como os equipamentos estão sendo conduzidos.

Para alcançar o resultado previsto no cálculo de viagem e utilização correta da frota, é fundamental que o gestor:

  1. Dedique um tempo para o planejamento operacional visando à disponibilização da frota de veículos,
  2. Acompanhar os custos das viagens e comparar com o que foi previsto,
  3. Disponibilizar os veículos com as manutenções realizadas,
  4. Solicitar sempre que possível ao RH, treinamentos para motoristas, principalmente relacionados à condução econômica, direção defensiva e tecnologia de caminhões,
  5. Criar uma rede de pontos de apoios para atendimento aos veículos e condutores,
  6. Saiba que planejamento sem gestão de tempo não funciona,
  7. Utilizar a rota que proporcione uma maior produtividade da frota,
  8. Disseminar entre os motoristas a importância do planejamento pessoal na realização das viagens e os cuidados necessários (saúde e bem-estar),
  9. Utilizar os recursos disponíveis para a melhoria do processo de transporte,
  10. Estar atento em todas as atividades relacionadas pois “o gado só engorda com o olho do dono”. 

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