Avaliação de Fornecedores na gestão de Frotas

A seleção e a avaliação de fornecedores são pontos importantes para um bom desempenho na gestão de frotas.

Afinal de contas, para que uma empresa de transportes seja reconhecida pelo seu nível de excelência, os produtos e serviços adquiridos devem ser de qualidade, o que significa que os fornecedores devem estar alinhados à estratégia da sua organização.

Quando isso não acontece, o resultado obtido é um enorme prejuízo nos quesitos qualidade, custo e atendimento. Ao avaliar os seus fornecedores, é importante que o gestor de frota defina os critérios bem delineados e que estejam de acordo com as boas práticas.

Mas antes de aprofundar na questão, vejamos o que define o termo “fornecedores”.

O que são fornecedores?

O fornecedor pode ser entendido como provedor externo, prestador de serviço, contratado, aquele que fornece serviço, material ou produto para à empresa.

Segundo um dos requisitos da ISO 9001: 2015 “A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Nessa classificação, compreende-se que os fornecedores são provedores externos. A partir dessa explicação, vejamos o que a norma internacional do sistema de gestão aponta que deve ser observado para ser trabalhado pelas empresas na gestão de fornecedores.

 

Avaliação dos fornecedores

Os fornecedores exercem papel importante na empresa, por isso é necessário que a seleção inicial seja bastante criteriosa, atentando a cada um dos requisitos que a norma do sistema de gestão de qualidade propõe.

Há também a execução de estratégias sistematizadas e documentados para avaliação do desempenho, da regularidade dos fornecedores.

Um sistema de certificação de qualidade permite ao gestor de frota promover essa análise perspicaz para reunir o melhor grupo possível de fornecedores que atendam de fato a necessidade e demanda da organização.

 

Como realizar uma avaliação de fornecedores?

Para que uma transportadora obtenha os melhores resultados, recomenda-se que ela siga um conjunto de regras que padronizam serviços e produtos, a gestão das atividades sejam melhores e mais eficazes.

A falta de critérios na avaliação de fornecedores gera uma reação negativa na cadeia produtiva, porque quando eles não têm qualidade e não atendem aos requisitos custo, qualidade e entrega, sua empresa automaticamente também peca nesses parâmetros.

 

Critérios para a avaliação de fornecedores

Implantar uma avaliação de fornecedores com critérios é de fundamental importância para se alcançar os melhores resultados.

O que se vê muitas vezes são gerentes e responsáveis pela terceirização nas empresas fazendo escolhas baseadas somente no menor preço, o que em médio prazo, dependendo do tipo de relacionamento almejado com o fornecedor, pode se reverter contra a empresa trazendo conseqüências danosas.

Da mesma forma, também os interessados nos serviços oferecidos, os fornecedores, muitas vezes não conhecem quais são os critérios que realmente contam para a escolha do fornecedor por uma contratante.

Cabe ao gestor de frota divulgar os critérios mais importantes que devem ser contemplados no processo para que se crie um  ambiente favorável ao desenvolvimento das parcerias.

Selecionar o fornecedor adequado significa reduzir os riscos e os custos de uma negociação, aumentando assim a competitividade da empresa.

O principal escopo de uma avaliação de fornecedores é conhecer o seu processo produtivo e sua capacidade de atendimento. A única maneira de garantir um funcionamento satisfatório na cadeia de suprimentos de uma transportadora é através de um processo de seleção rigoroso, analisando todos os atributos dos candidatos a fornecedores e exigindo que o mesmo processo seja feito também na seleção dos sub fornecedores, atingindo assim as quatro principais dimensões de satisfação dos clientes: preço competitivo, qualidade do produto, variedade do produto, e entrega em tempo hábil.

Empresas produtivas que investem na capacidade de satisfazer seus clientes em relação a estas quatro dimensões, melhoram sua performance de negócios. Portanto, podemos dizer que o efeito de uma seleção e avaliação de fornecedores que promovendo seu envolvimento em atividades críticas na cadeia de suprimentos resultará numa melhor performance da empresa e consequente, melhora a satisfação de seus clientes

Para que a etapa de seleção de fornecedores seja eficaz, originando assim uma parceria de sucesso entre comprador e fornecedor, faz-se necessário determinar os critérios de seleção a serem considerados em cada processo, determinando os pontos que devem ser confrontados entre os fornecedores interessados na parceria com uma empresa de transporte.

 

Relevância dos critérios de avaliação de fornecedores

Os critérios para a seleção e avaliação de fornecedores dependem diretamente de cada produto ou serviço a ser terceirizado. Como num processo natural de escolha, primeiramente são formuladas questões que englobam os vários aspectos inerentes à aquisição, em seguida são identificados os fatores e indicadores específicos para cada situação.

Portanto, para cada tipo de terceirização, há variáveis que devem ser consideradas na definição dos critérios de seleção e avaliação de fornecedores.

Dentre as variáveis que direcionam a estas avaliações destacamos:

  • Financeiro: Custo, frete e condições de pagamento;
  • Qualidade: Controle da qualidade;
  • Risco percebido: Instabilidade política, câmbio da moeda e legislação;
  • Controle de performance de serviços: Entrega e assistência técnica;
  • Parceria fornecedor-comprador: Estabilidade financeira e abertura para negociações.

No segmento de logística e transporte, os fornecedores de serviços de manutenção e conservação de frota devem, além das variáveis acima citadas, apresentar: a posição geográfica (proximidade da empresa), qualidade dos serviços, flexibilidade do contratado, capacidade técnica, liderança, know-how e experiência específica no serviço a ser executado, e por último o menor preço.

 

Critérios mais utilizados na seleção e avaliação de fornecedores

Conforme já foi descrito anteriormente, os critérios para a seleção e avaliação de fornecedores de produtos e serviços dependem diretamente de cada processo de terceirização a ser analisado.

Para cada caso há uma série de fatores que definirão a importância de um determinado critério para a decisão de qual fornecedor será escolhido.

A seguir uma breve análise de cada um dos critérios mais utilizados:

 

Preço

 

Os fornecedores que desejam competir utilizando uma estratégia baseada apenas no menor preço, terão seu lucro ou retorno financeiro constantemente sobre pressão do mercado.

A capacidade dos gerentes em implementar medidas de melhoria nos sistemas de produção, ou ainda inovações e melhorias em serviços e produtos torna-se limitada.

Portanto, estas empresas tornam-se vulneráveis diante das estratégias adotadas por seus concorrentes, que poderão afastar seus clientes.

Neste caso o fornecedor tenderia, cada vez mais, a abaixar seus preços de mercado para manter sua clientela e consequentemente, o retorno financeiro ou lucro estaria cada vez mais comprometido, o que demonstra que a estratégia baseada apenas no menor preço, não parece ser uma boa saída para as empresas numa perspectiva de médio e longo prazo.

Obviamente, o critério do menor preço é muito importante para a seleção de um fornecedor em uma concorrência devido à necessidade de redução de custos, porém, é necessário contemplar outros valores além do monetário.

Deve-se ponderar na escolha pelo preço, quais são os outros benefícios a empresa ganha ou perde para ter este melhor preço. Por exemplo; o novo fornecedor com preço melhor, oferece treinamento? Assistência técnica? Estes são fatores de muito valor em um segmento técnico.


Qualidade


É fundamental preservar na terceirização de atividades para fornecedores, a qualidade e garantir a melhoria contínua. Se houver qualquer possibilidade de que a qualidade dos serviços ou produtos venha a ser comprometida ou sofrer prejuízos, a terceirização não é racional.

Afinal a qualidade mantém a satisfação do cliente, a motivação do empregado e, em conseqüência, a produtividade com qualidade.

A preocupação com a qualidade representa acima de tudo a preocupação em atender as expectativas dos clientes. Com o avanço da tecnologia, os clientes estão cada vez mais expostos a melhores informações, o que os tornarão mais exigentes no que se refere à qualidade de produtos e serviços.

Uma etapa importante para o comprador é observar, junto aos concorrentes a fornecedor, se estes têm algum certificado de qualidade reconhecido, ou se possuem um programa implantado para prevenção de falhas na qualidade do produto ofertado. Cabe ao gestor da frota organizar visitas aos seus fornecedores para comprovar a sua capacidade técnica e seu comprometimento com a qualidade.


Desempenho das Entregas


O desempenho das entregas é analisado a partir de duas características: velocidade e confiabilidade.

Velocidade, neste caso, é definida como o tempo gasto por uma empresa fornecedora para completar a execução de um pedido.

Confiabilidade está relacionado com a capacidade da empresa em realizar a entrega conforme combinado.

Com a crescente importância do gerenciamento da cadeia de suprimentos em sistemas produtivos, o desempenho das entregas tem se tornado cada vez mais necessário.

Problemas com a entrega tendem a se espalhar afetando rapidamente todos os níveis da cadeia. Optar por um aumento do estoque como alternativa por problemas na entrega do produto ou serviço aumentará os custos dos serviços de transporte.

A utilização do desempenho de entregas como critério de seleção ajudará à empresa contratante na redução do tempo de lead time através do cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores, e também reduzir o número de componentes defeituosos recebidos dos mesmos fornecedores. Isto irá se refletir no preço e qualidade do produto final ofertado aos seus consumidores.

 

Flexibilidade

 

Antes de se escolher um fornecedor é importante certificar-se de que este é capaz de responder de forma adequada às flutuações de demanda da empresa contratante.

Empresas que possam se ajustar às necessidades e especificações com maior rapidez e precisão trarão melhores benefícios. Em uma parceria são fundamentais a flexibilidade e agilidade do prestador de serviços a adaptar-se às condições do cliente, principalmente no que tange às solicitações de “última hora”.

A flexibilidade deve estar presente também nas negociações de preços dos serviços e condições de faturamento dos serviços prestados.

Dentre as fontes tradicionais de vantagens competitivas mais difundidas (custo, tempo, qualidade e flexibilidade), a flexibilidade de manufatura tem emergido como um elemento chave para a diferenciação e potencialização da competitividade.

A flexibilidade pode ser vista como a capacidade de responder satisfatoriamente às mudanças do mercado, ou habilidade em mudar e ajustar a produção a novas circunstâncias.

Esta flexibilidade pode estar relacionada tanto a fatores de mercado quanto a processos produtivos. Tem-se como fatores de mercado, a variabilidade da demanda, o pequeno ciclo de vida de produtos, a diversidade de produtos ofertados, e as variações nos prazos de entrega.

Portanto, uma empresa deve estar preparada para enfrentar os fatores que demandam flexibilidade e como responder a cada um deles, através não só de máquinas e ferramentas flexíveis, mas também de homens e ideias flexíveis.

Análise dos Custos de Transação


Os custos de transação são um reflexo de como os parceiros se protegem dos riscos em suas relações comerciais. Esses riscos referem-se à possibilidade de que os elementos acordados entre as partes não ocorram.

A minimização dos riscos implica na redução dos custos de transação, representando um elemento de eficiência na concorrência entre empresas. Para minimizar estes riscos, faz-se necessário supervisionar e renegociar cláusulas contratuais.

Estes custos de transação dependem do nível de confiança mútua, e valores compartilhados para que as empresas iniciem e mantenham em funcionamento uma determinada negociação comercial.

Distingue os custos de transação de duas naturezas:

  • Custos de coletas de informações sobre os preços vigentes no mercado;
  • Custos de negociação e estabelecimento de um contrato de parceria.

O custo de transação é a parte do custo associada ao gerenciamento da relação entre o comprador e seu fornecedor. Deficiências dos fornecedores, como problemas de qualidade, incerteza na entrega e demora em adotar novas tecnologias podem elevar os custos de transação.

 

Análise Financeira dos Concorrentes


Visando evitar problemas referentes às pendências da empresa contratada perante seus empregados, empresas fornecedoras e outras entidades que mantêm ligações comerciais com ela, recomenda-se uma investigação sobre a situação financeira da contratada, visando tomar providências prévias, quando necessárias, para que a contratante não seja apanhada de surpresa.

A saúde financeira do fornecedor é determinante para a seleção e desenvolvimento do mesmo, pois programas de desenvolvimento de parcerias exigem do fornecedor a disponibilidade de recursos para investir nas soluções.

Com a atual conjuntura econômica, mostra-se importante investir em fornecedores que apresentam maior chance de sobrevivência no longo prazo.

O critério referente à estabilidade financeira ou performance econômica dos concorrentes é sempre citado como um dos mais importantes nos vários modelos propostos para a avaliação de fornecedores, pois apenas empresas financeiramente saudáveis, e com boa reputação e posição no mercado estarão aptas a cumprirem com seus compromissos com a empresa contratante.

 

Critérios Administrativos

 

Na fase de pré-qualificação de um fornecedor, deve-se procurar conhecer a cultura administrativa da empresa e sua filosofia de trabalho.

Recomenda-se identificar empresas que apresentem inovações tecnológicas e novas ideias de gestão.

A estrutura organizacional e os métodos administrativos devem estar bem claros para o contratante, para que este reconheça características positivas que favoreçam o gerenciamento da parceria.

É essencial verificar a confiabilidade dos fornecedores durante a análise de propostas num processo de aquisição.

A empresa selecionada deve estar legalmente constituída para atuar no ramo de atividade terceirizada, com capacitação técnica e administrativa.

A mão-de-obra deve ser especializada, adequadamente remunerada, com os direitos trabalhistas respeitados e subordinar-se, exclusivamente, à empresa contratada..

Análise de Competências Essenciais

 

Um dos principais objetivos da terceirização é a possibilidade de se beneficiar dos ganhos de especialização, fazendo com que empresas capacitadas tecnicamente em determinados processos tenham uma performance superior, executando a atividade com maior competência e eficiência.

A empresa contratante deve identificar na empresa selecionada para uma parceria, qualificação, capacidade para o empreendimento que vai ser realizado, além, evidentemente, de competência.

Devido às constantes inovações tecnológicas, ao curto ciclo de vida dos produtos, e a grande concorrência no mercado mundial, adquirir ou desenvolver novas tecnologias tornou-se essencial para capacitar as empresas a desenvolverem novos produtos mais rapidamente.

Para escolher estes fornecedores, as empresas devem analisar qual o tipo de tecnologia estão procurando e quem têm condições de oferecer e como deve ser o processo de transferência ou compartilhamento de informações com este novo parceiro.

O critério referente às capacidades técnicas específicas, ou competências essenciais para determinada atividade, analisa a capacidade do fornecedor em atender a demanda, participar de processos de desenvolvimento de novos produtos, melhoria e aperfeiçoamento em produtos ou processos correntes, e capacidade de solucionar problemas.

Somente com parceiros fornecedores que tenham competência essencial para a execução da atividade contratada, que as empresas encontrarão soluções criativas e inovadoras, pelo aperfeiçoamento constante dos processos produtivos, e pela integração de novas técnicas e metodologias.

 

Aspectos Relevantes à Segurança e Meio Ambiente

 

A segurança é uma questão fundamental e não dá para tratar de empresa excelente, parceria e competitividade se esta questão não for encarada de forma estratégica. Os mesmos programas, os mesmos resultados buscados e praticados pela contratante devem ser buscados pela contratada. É preciso unificar a maneira de ver as pessoas, resultados e abrangências dos programas de segurança.

A cultura da segurança no trabalho é uma consequência direta de atitudes, opiniões, percepções e valores que os empregados compartilham entre si.

É importante também que aspectos relacionados à segurança estejam presentes nos contratos de terceirização negociados entre as empresas, de forma a exigir da contratada um comprometimento com a segurança nos mesmo moldes do que é praticado na contratante.

Sobre a questão ambiental, a preservação ecológica, ainda considerada como modismo por algumas pessoas e organizações, ascendeu ao status de necessidade primária. A preocupação com os impactos ecológicos da produção de bens e serviços é não só uma questão ideológica, mas legal, moral, ética e, sobretudo, mercadológica.

Um relacionamento de parceria entre fornecedor e contratante é de fundamental importância para o desenvolvimento de medidas, que visem reduzir o impacto ambiental do processo produtivo.

 

Desempenho Operacional


A performance do prestador de serviço de uma transportadora é um requisito obrigatório em uma avaliação de fornecedores. Para isso, você pode utilizar KPIs (Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de performance).

Os KPIs abrangem diversos requisitos importantes, como qualidade, flexibilidade, pontualidade nas entregas, custo de garantia e tempo de resposta.

No entanto, não adianta apenas ter acesso aos KPIs. O processo de avaliação do desempenho operacional deve ser desmembrado para que seja possível desenvolver e analisar os fornecedores. As etapas que devem ser cumpridas são:

  • Alinhamento das metas do fornecedor de produtos e serviços e da transportadora,
  • Definição dos aspectos de performance que serão analisados e acompanhados,
  • Fornecimento de feedback ao fornecedor a respeito de seu desempenho,
  • Melhoramento de resultados a partir da evolução do desempenho do fornecedor.

Conclusão

 

Um processo de avaliação de fornecedores deve estar pautado na filosofia que recebeu o nome de avaliação dos 10 C, conforme destacamos abaixo:

 

  • Competência (Competence): Avaliar seu fornecedor pelo serviço que presta para alguns clientes e se for possível, do mesmo segmento.
  • Capacidade (Capacity): Analisar se o fornecedor possui uma estrutura adequada para atender a sua empresa.
  • Compromisso (Commitment): Verificar qual o grau de comprometimento do fornecedor nos quesitos de atendimento ao cliente e qualidade na execução dos serviços.
  • Controle (Control): Qual é o nível de gestão dos seus processos, políticas e procedimentos nesta cadeia de suprimentos.
  • Dinheiro (Cash): A solidez financeira é muito importante no fornecimento de produtos e serviços.
  • Custo (Cost): O custo do produto ou serviço fornecido deve ser analisado, mas não pode ser primordial.
  • Consistência (Consistency): Qual é a garantia da entrega de produtos e serviços em conformidade com o padrão acordado.
  • Cultura (Culture): Quando as partes compartilham do mesmo aspecto cultural, ou seja, missão e valores.
  • Limpeza (Clean): Como o fornecedor se comporta nos aspectos relacionados à sustentabilidade e meio ambiente.
  • Comunicação (Communication): Quais são os canais de comunicação disponibilizados pelo fornecedor para contatar o seu cliente.

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