Avaliação de fornecedores na gestão de frotas

A seleção e a avaliação de fornecedores são pontos importantes para um bom desempenho na gestão de frotas.

Afinal de contas, para que uma empresa de transportes seja reconhecida pelo nível de excelência, os produtos e serviços adquiridos devem ser de qualidade, o que significa que os fornecedores devem estar alinhados à estratégia da sua organização.

Quando isso não acontece, o resultado obtido é um prejuízo nos quesitos qualidade, custo e atendimento. Ao avaliar os seus fornecedores, é importante que o gestor de frota defina os critérios bem delineados e que estejam de acordo com as boas práticas.

Mas, antes de aprofundar na questão, vejamos o que define o termo “fornecedores”.

O que são fornecedores?

O fornecedor pode ser entendido como provedor externo, prestador de serviço, contratado, aquele que fornece serviço, material ou produto para a empresa.

Segundo um dos requisitos da certificação ISO 9001: 2015, “A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Nessa classificação, compreende-se que os fornecedores são provedores externos. A partir dessa explicação, vejamos o que a norma internacional do sistema de gestão aponta que deve ser observado para ser trabalhado pelas empresas na gestão de fornecedores.

Avaliação dos fornecedores

Os fornecedores exercem papel importante na empresa, por isso é necessário que a seleção inicial seja bastante criteriosa, atentando a cada um dos requisitos que a norma do sistema de gestão de qualidade propõe.

Há também a execução de estratégias sistematizadas e documentadas para avaliação do desempenho, da regularidade dos fornecedores.

Um sistema de certificação de qualidade permite ao gestor de frota promover essa análise para reunir o melhor grupo possível de fornecedores que atendam de fato à necessidade e demanda da organização.

Como realizar a avaliação de fornecedores?

Para que uma transportadora obtenha os melhores resultados, recomenda-se que ela siga um conjunto de regras que padronizam serviços e produtos.

A falta de critérios na avaliação de fornecedores gera reação negativa na cadeia produtiva porque, quando eles não têm qualidade e não atendem aos requisitos de custo, qualidade e entrega, sua empresa automaticamente também peca nesses parâmetros.

Critérios para a avaliação de fornecedores

Implantar a avaliação de fornecedores com critérios é fundamental para se alcançar os melhores resultados.

O que se vê, muitas vezes, são gerentes e responsáveis pela terceirização nas empresas fazendo escolhas baseadas somente no menor preço, o que, em médio prazo, dependendo do tipo de relacionamento almejado com o fornecedor, pode se reverter contra a empresa, trazendo consequências danosas.

Da mesma forma, os fornecedores, geralmente, não conhecem quais são os critérios que realmente contam para a escolha do fornecedor por uma contratante.

Cabe ao gestor de frota divulgar os critérios indispensáveis que devem ser contemplados no processo para que se crie ambiente favorável ao desenvolvimento das parcerias.

Selecionar o fornecedor adequado significa reduzir os riscos e os custos de uma negociação, aumentando, assim, a competitividade da empresa.

O principal escopo da avaliação de fornecedores é conhecer o seu processo produtivo e sua capacidade de atendimento. A única maneira de garantir um funcionamento satisfatório na cadeia de suprimentos de uma transportadora é por meio de um processo de seleção rigoroso, analisando todos os atributos dos candidatos a fornecedores e exigindo que o mesmo processo seja feito também na seleção dos subfornecedores, atingindo, portanto, as quatro principais dimensões de satisfação dos clientes: preço competitivo, qualidade do produto, variedade do produto e entrega em tempo hábil.

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Relevância dos critérios de avaliação de fornecedores

Os critérios para a seleção e a avaliação de fornecedores dependem diretamente de cada produto ou serviço a ser terceirizado.

Para cada tipo de terceirização, há variáveis que devem ser consideradas na definição dos critérios de seleção e avaliação de fornecedores.

Entre as variáveis que direcionam a estas avaliações, destacamos:

Financeiro: custo, frete e condições de pagamento

Qualidade: controle da qualidade

Risco percebido: instabilidade política, câmbio da moeda e legislação

Controle de performance de serviços: entrega e assistência técnica

Parceria fornecedor-comprador: estabilidade financeira e abertura para negociações

No segmento de logística e transporte, os fornecedores de serviços de manutenção e conservação de frota devem, além das variáveis acima citadas, apresentar: a posição geográfica (proximidade da empresa); qualidade dos serviços; flexibilidade do contratado; capacidade técnica; liderança; know-how e experiência específica no serviço a ser executado; e, por último, o menor preço.

Critérios mais utilizados na seleção e avaliação de fornecedores

Conforme descrito anteriormente, os critérios para a seleção e a avaliação de fornecedores de produtos e serviços dependem diretamente de cada processo de terceirização a ser analisado.

A seguir, breve análise de cada um dos critérios mais utilizados:

Preço

Os fornecedores que desejam competir utilizando estratégia baseada apenas no menor preço terão o lucro ou retorno financeiro constantemente sob pressão do mercado.

A capacidade dos gerentes em implementar medidas de melhoria nos sistemas de produção, ou ainda inovações e melhorias em serviços e produtos, torna-se limitada.

Portanto, estas empresas tornam-se vulneráveis diante das estratégias adotadas por seus concorrentes, que poderão afastar seus clientes.

Neste caso, o fornecedor tenderia, cada vez mais, a abaixar seus preços de mercado para manter sua clientela e, consequentemente, o retorno financeiro ou lucro estaria cada vez mais comprometido, o que demonstra que a estratégia baseada apenas no menor preço não parece ser uma boa saída para as empresas numa perspectiva de médio e longo prazo.

Qualidade

A qualidade mantém a satisfação do cliente, a motivação do funcionário e, em consequência, a produtividade com qualidade.

A preocupação com a qualidade representa, acima de tudo, atender às expectativas dos clientes. Com o avanço da tecnologia, eles estão cada vez mais expostos a melhores informações, o que os tornarão mais exigentes no que se refere à qualidade de produtos e serviços.

Etapa importante para o comprador é observar, junto aos concorrentes a fornecedor, se estes têm algum certificado de qualidade reconhecido ou se possuem programa implantado para prevenção de falhas na qualidade do produto ofertado. Cabe ao gestor da frota organizar visitas aos seus fornecedores para comprovar a sua capacidade técnica e seu comprometimento com a qualidade.

Desempenho das entregas

O desempenho das entregas é analisado a partir de duas características: velocidade e confiabilidade.

Velocidade, neste caso, é definida como o tempo gasto por uma empresa fornecedora para completar a execução de um pedido.

Confiabilidade está relacionada com a capacidade da empresa em realizar a entrega conforme combinado.

Com a crescente importância do gerenciamento da cadeia de suprimentos em sistemas produtivos, o desempenho das entregas tem se tornado cada vez mais necessário.

Problemas com a entrega tendem a se espalhar, afetando rapidamente todos os níveis da cadeia. Optar pelo aumento do estoque como alternativa por problemas na entrega do produto ou serviço aumentará os custos dos serviços de transporte.

A utilização do desempenho de entregas como critério de seleção ajudará à empresa contratante na redução do tempo de lead time por meio do cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores, e também reduzir o número de componentes defeituosos recebidos dos mesmos fornecedores. Isso irá se refletir no preço e qualidade do produto final ofertado aos seus consumidores.

Flexibilidade

Antes de escolher um fornecedor, é essencial certificar-se de que este é capaz de responder de forma adequada às flutuações de demanda da empresa contratante.

Empresas que possam se ajustar às necessidades e especificações com maior rapidez e precisão trarão melhores benefícios. Em uma parceria, são fundamentais a flexibilidade e a agilidade do prestador de serviços a adaptar-se às condições do cliente, principalmente no que tange às solicitações de “última hora”.

A flexibilidade deve estar presente também nas negociações de preços dos serviços e condições de faturamento dos serviços prestados.

Entre as fontes tradicionais de vantagens competitivas mais difundidas (custo, tempo, qualidade e flexibilidade), a flexibilidade de manufatura tem emergido como elemento-chave para a diferenciação e potencialização da competitividade.

A flexibilidade pode ser vista como a capacidade de responder satisfatoriamente às mudanças do mercado ou a habilidade em mudar e ajustar a produção a novas circunstâncias.

Análise dos custos de transação

Os custos de transação são um reflexo de como os parceiros se protegem dos riscos em suas relações comerciais. Esses riscos referem-se à possibilidade de que os elementos acordados entre as partes não ocorram.

A minimização dos riscos implica a redução dos custos de transação, representando um elemento de eficiência na concorrência entre empresas. Para minimizar estes riscos, faz-se necessário supervisionar e renegociar cláusulas contratuais.

Estes custos de transação dependem do nível de confiança mútua e valores compartilhados para que as empresas iniciem e mantenham em funcionamento determinada negociação comercial.

Os custos de transação são de duas naturezas:

●   Custos de coletas de informações sobre os preços vigentes no mercado

●   Custos de negociação e estabelecimento de contrato de parceria

O custo de transação é a parte do custo associada ao gerenciamento da relação entre o comprador e seu fornecedor. Deficiências dos fornecedores, como problemas de qualidade, incerteza na entrega e demora em adotar novas tecnologias, podem elevar os custos de transação.

Análise financeira dos concorrentes

Visando evitar problemas referentes às pendências da empresa contratada perante os empregados, empresas fornecedoras e outras entidades que mantêm ligações comerciais com ela, recomenda-se investigação sobre a situação financeira da contratada, visando tomar providências prévias, quando necessárias, para que a contratante não seja apanhada de surpresa.

Critérios administrativos

Na fase de pré-qualificação de um fornecedor, deve-se procurar conhecer a cultura administrativa da empresa e sua filosofia de trabalho.

Recomenda-se identificar empresas que apresentem inovações tecnológicas e novas ideias de gestão.

A estrutura organizacional e os métodos administrativos devem estar bem claros para o contratante, para que reconheça características positivas que favoreçam o gerenciamento da parceria.

Análise de competências essenciais

Um dos principais objetivos da terceirização é a possibilidade de se beneficiar dos ganhos de especialização, fazendo com que empresas capacitadas tecnicamente em determinados processos tenham performance superior, executando a atividade com maior competência e eficiência.

Para escolher estes fornecedores, as empresas devem analisar qual tipo de tecnologia estão procurando e quem tem condições de oferecer e como deve ser o processo de transferência ou compartilhamento de informações com este novo parceiro.

Aspectos relevantes à segurança e meio ambiente

A segurança é uma questão fundamental e não dá para tratar de empresa excelente, parceria e competitividade se esta questão não for encarada de forma estratégica. Os mesmos programas, resultados buscados e praticados pela contratante devem ser buscados pela contratada. É preciso unificar a maneira de ver as pessoas, resultados e abrangências dos programas de segurança.

A cultura da segurança no trabalho é consequência direta de atitudes, opiniões, percepções e valores que os funcionários compartilham entre si.

É importante também que aspectos relacionados à segurança estejam presentes nos contratos de terceirização negociados entre as empresas, de forma a exigir da contratada comprometimento com a segurança nos mesmo moldes do que é praticado na contratante.

A preocupação com os impactos ecológicos da produção de bens e serviços é não só uma questão ideológica, mas legal, moral, ética e, sobretudo, mercadológica.

Um relacionamento de parceria entre fornecedor e contratante é fundamental para o desenvolvimento de medidas que visem a reduzir o impacto ambiental do processo produtivo.

Desempenho operacional

  • A performance do prestador de serviço de uma transportadora é requisito obrigatório na avaliação de fornecedores. Para isso, você pode utilizar KPIs (Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de performance).
  • Os KPIs abrangem diversos requisitos importantes, como qualidade, flexibilidade, pontualidade nas entregas, custo de garantia e tempo de resposta.
  • No entanto, não adianta apenas ter acesso aos KPIs. O processo de avaliação do desempenho operacional deve ser desmembrado para que seja possível desenvolver e analisar os fornecedores. As etapas que devem ser cumpridas são:
  • Alinhamento das metas do fornecedor de produtos e serviços e da transportadora
  • Definição dos aspectos de performance que serão analisados e acompanhados
  • Fornecimento de feedback ao fornecedor a respeito de seu desempenho
  • Melhoramento de resultados a partir da evolução do desempenho do fornecedor

Conclusão

Um processo de avaliação de fornecedores deve estar pautado na filosofia que recebeu o nome de avaliação dos 10 C, conforme destacamos abaixo:

  • Competência (Competence): avaliar seu fornecedor pelo serviço que presta para alguns clientes e, se for possível, do mesmo segmento
  • Capacidade (Capacity): analisar se o fornecedor possui estrutura adequada para atender a sua empresa
  • Compromisso (Commitment): verificar qual o grau de comprometimento do fornecedor nos quesitos de atendimento ao cliente e qualidade na execução dos serviços
  • Controle (Control): qual é o nível de gestão dos seus processos, políticas e procedimentos nesta cadeia de suprimentos
  • Dinheiro (Cash): a solidez financeira é muito importante no fornecimento de produtos e serviços
  • Custo (Cost): o custo do produto ou serviço fornecido deve ser analisado, mas não pode ser primordial
  • Consistência (Consistency): qual é a garantia da entrega de produtos e serviços em conformidade com o padrão acordado
  • Cultura (Culture): quando as partes compartilham do mesmo aspecto cultural, ou seja, missão e valores
  • Limpeza (Clean): como o fornecedor se comporta nos aspectos relacionados à sustentabilidade e meio ambiente
  • Comunicação (Communication): quais são os canais de comunicação disponibilizados pelo fornecedor para contatar o seu cliente

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