Gestão de combustível: como escolher o melhor sistema

Quem atua no segmento de logística sabe que é imprescindível aperfeiçoar os processos e automatizar as demandas do dia a dia para reduzir custos e se manter competitivo no mercado. A implantação de um sistema de gestão de frotas pode melhorar a performance e a eficiência da sua empresa.

Ao adquirir um sistema de gestão que permita a integração aos processos da empresa, o gestor de frota dará um grande salto na produtividade.

Software de gestão de combustível: quais as vantagens?

Um software de gestão serve para unificar informações financeiras e de estoque, além de possuir diversas outras funções importantes para qualquer empreendimento, agindo para integrar os setores de um negócio.

Para a gestão de combustíveis, um sistema informatizado pode proporcionar vantagens diretas e indiretas, como:

Economia de tempo

Trabalhar com um software de gestão de combustível evita que o gestor de frota precise dar atenção a papéis, documentos de texto e planilhas. Esse trabalho manual pode ser bastante demorado, já que o preparo e a formatação de tudo isso exigem muita organização.

O software já se encontra preparado para receber os dados, evitando problemas com erros de duplicidade e com a padronização em outras formas de lançamentos de dados.

Informações mais precisas e seguras

A inserção de dados em um sistema informatizado de gestão é mais precisa e muito mais assertiva. Um sistema informatizado de gestão, além de manter todos os dados em um só lugar, faz o backup constante de todo o conteúdo, evitando perdas por danos físicos em mídias, cadernos ou aparelhos.

Falhas detectadas mais facilmente

Falhas podem ocorrer na rotina administrativa de um posto de combustíveis. A vantagem de poder contar com um sistema de gestão é que esse tipo de problema pode ser identificado rapidamente, dando ao gestor de frota mais tempo para resolvê-lo antes que o negócio seja prejudicado.

Menos trabalho duplicado

Ainda falando em erros, eles também podem ocorrer na transmissão de dados para outros setores, como contabilidade, financeiro e RH. Com um software de gestão, as informações ficam todas alocadas em um só ambiente. Todos os departamentos recebem dados alinhados e confiáveis.

Benefícios ao controle financeiro

Como os dados lançados no sistema são mais confiáveis e rastreáveis, as decisões sobre ampliação do negócio, investimentos, alterações de fornecedor, margem de lucro etc. se tornam muito mais fáceis de serem tomadas, bastando acessar de modo rápido os relatórios gerados continuamente.

Gestão de combustível por meio de cartão

A gestão de abastecimento via cartão é um sistema que realiza o controle sobre o consumo de combustíveis via internet e disponibiliza, em tempo real, relatórios detalhados sobre abastecimentos. Com ele, o gestor determina os parâmetros e restrições para a operação de sua frota. Elimina a ocorrência de transações fora do padrão desejado e gera economia nos gastos com combustíveis.

O sistema permite gerar relatórios completos da performance de cada veículo e condutor. A atuação é feita 100% on-line, assegurando a autonomia na gestão. Para isso, cada condutor e/ou veículo é portador de um cartão magnético que é utilizado nas operações por meio da rede de postos credenciados.

Confira abaixo as vantagens de realizar a gestão de combustível por meio de cartão:

Economia

Redução de custos proporcionada pelo processo de controle e gestão das operações de abastecimentos; possibilidade de acompanhamento da performance dos motoristas a fim de otimizar o rendimento de sua direção; ampla rede credenciada que possibilita o comparativo dos preços dos combustíveis.

Gestão

Informações instantâneas para o acompanhamento das operações em tempo real; tomada de decisões mais assertivas subsidiadas por relatórios gerenciais e indicadores de desempenho; sistema adaptável às necessidades da operação de cada cliente; autonomia dada ao gestor para parametrizar o sistema de acordo com o padrão de operação desejado.

Praticidade

Gestão das operações via sistema on-line simples e intuitivo; simplificação e automatização dos processos; possibilidade de acesso ao sistema por meio de dispositivos móveis, tendo a gestão na palma da mão.

Segurança

Parametrizações do sistema permitem bloqueio de transações fora das regras previamente definidas, minimizando a utilização incorreta e evitando eventuais desvios de conduta; transações efetuadas mediante digitação de códigos exclusivos da empresa e senha pessoal do usuário.

Uso de app na gestão de combustível

Direcionado aos usuários dos cartões para facilitar a gestão e consulta de informações, como: saldo, extrato, postos mais próximos e combustíveis mais baratos. Estes recursos permitem chegar ao posto mais barato com a função integrada ao Waze e Google Maps; indicação de combustível mais eficiente para o veículo; comparativo do preço do litro na bomba, estabelecendo a rede de postos.

Gestão de combustível por meio de sensores de nível

Este módulo de gestão utiliza sensores de nível de combustível nos depósitos do caminhão.

É possível medir os níveis de combustível de ambos os depósitos (tanques) de um caminhão de forma independente. Qualquer oscilação do nível de combustível é analisada para detectar operações de reabastecimento e drenagem (roubo ou outras causas de perda de combustível). Alarmes avisam o gestor e/ou condutor de imediato em qualquer momento em que ocorra uma drenagem.

Gestão de combustível por meio de dispositivos eletrônicos

Este controle é realizado de forma eletrônica durante os gastos com abastecimento. Ocorre quando o veículo estaciona no posto para abastecer.

As informações são registradas e enviadas automaticamente para a central de processamento, onde cada veículo é equipado com um dispositivo chamado UVE – Unidade Identificadora do Veículo, ligado ao odômetro, que é a “boca” do tanque de combustível.

Ao abastecer em um posto de gasolina homologado CTF, conecte a antena instalada na “porta” do tanque de combustível do veículo e o bocal da bomba de abastecimento de combustível, e transmita os dados armazenados no UVE para o RFC (dispositivo CTF instalado no posto de gasolina estação), interligado ao bocal da bomba, responsável por liberar e enviar informações de abastecimento.

Isso permite o acesso eletrônico aos dados de identificação do veículo, quilometragem, quantidade, tipo, valor do combustível colocado, local do abastecimento, data, horário e consumo médio.

O serviço monitora se os veículos da empresa estão fisicamente presentes no posto no momento do abastecimento, podendo garantir que o valor que consta nas notas fiscais do veículo ou talão de abastecimento, para determinado percurso, corresponda exatamente ao efetivamente abastecido, ou que o combustível pago é utilizado apenas por caminhões, reboque ou carros autorizados pela empresa.

Gestão de combustível de postos internos – postos na transportadora

Muitas empresas de transporte possuem em sua estrutura postos de combustíveis para abastecimento de seus veículos. Este sistema de controle foi desenvolvido para automatizar bombas localizadas em pátios e garagens (abastecimento interno).

O acesso ao sistema é totalmente web. Não exige instalação de programas, podendo ser acessado de qualquer computador ou smartphone. Pode ser feito o acompanhamento em tempo real da data e hora do abastecimento, veículo, volume abastecido. Além de abastecedor, distância percorrida/horas trabalhadas, média de consumo e estoque virtual do tanque.

Este tipo de gestão elimina os erros de anotações e se integra ao sistema Enterprise Resource Planning (ERP) do cliente. É um sistema customizável, com segurança dos dados e prevenção de desvio de diesel. Além disso, permite o relatório de economia de diesel, a integração com o abastecimento externo, o alerta de estoque baixo por e-mail, a exportação e os relatórios em Excel e TXT, e possui tecnologia de Radio Frequency Identification (RFDI).

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