A gente costuma falar que o “10” é a alma de uma equipe de futebol. É o jogador do meio-campo, que faz a ligação entre a defesa e o ataque, essencial para fazer a tática fluir. Se a área da sua oficina mecânica fosse um time, o pátio seria esse camisa 10. Por isso, ele merece atenção especial e gestão específica.
Ou seja, gerenciar e organizar o local onde se concentram os consertos dos veículos é indispensável para o bom funcionamento da sua loja. É ali onde sua produtividade e a dos seus funcionários precisam ser organizadas e otimizadas, para aumentar o fluxo de clientes e, consequentemente, o faturamento.
Então, vamos agora reunir as dicas principais para a boa gestão do pátio da oficina mecânica.
O que é gestão?
Antes de mais nada, é preciso entender o conceito de gestão. Tecnicamente falando, trata-se da ciência social que estuda e sistematiza as práticas usadas para administrar, seja um negócio, um departamento da empresa, um conjunto de serviços ou mesmo uma residência.
Gestão nada mais é que o poder de gerenciar, cuidar e administrar. No caso de uma loja como uma oficina, isso passa desde por organizar o fluxo de serviços e venda até o ordenamento do espaço físico e o gerenciamento e orientação dos funcionários.
E executar essa administração no pátio do seu estabelecimento é o primeiro passo para ter um negócio rentável, independentemente do tamanho da loja.
Trace um perfil
Antes de estabelecer o plano de gestão do pátio da oficina mecânica, faça uma autoanálise. Observe quem organiza ou vai organizar o pátio: é você, o dono, ou um gerente, ou alguém de sua confiança que deve ser nomeado para tal função formalmente? Veja se você tem o perfil para gerenciar ou quem da sua equipe tem essa capacidade.
Muitos donos de oficina assumem aquele perfil “faz tudo”. Além de consertar o carro, têm que organizar o pátio, distribuir os serviços, ver se as peças já foram compradas e repostas na loja. Esse modelo de gestão definitivamente não funciona. Não vai fazer a loja aumentar a produção e ainda vai sobrecarregar o proprietário.
Por isso, fazer esse processo é fundamental. A gestão do pátio da oficina mecânica significa administrar melhor o pátio e gerenciá-lo melhor. E, quando se consegue fazer isso no pátio da oficina, é muito mais fácil aumentar a produtividade do negócio.
Planejamento
Lembre-se de que não adianta nomear um gerente ou supervisor para a função e não dar autonomia a ele. Se ele não puder caminhar sozinho, você continuará sobrecarregado, “apagando incêndios” a todo o momento, e o pátio da oficina continuará desorganizado.
Para a gestão do pátio funcionar muito bem, tem que ter um planejamento prévio. E planejamento prévio não é chegar de manhã, abrir a oficina e ver o que será feito no dia e quem fará o quê.
É necessário ter todo o fluxo organizado: datas de entrada dos carros e prazo de entrega, funcionários responsáveis por determinado veículo ou conserto, em qual espaço cada automóvel vai ficar, quem vai organizar o espaço etc.
Passo a passo para implantar a gestão do pátio da oficina
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Layout
Tire alguns minutos e vá para um ponto mais alto da loja e estude o seu pátio do alto. Observe bem e analise a área para saber como distribuir as seções conforme o tipo de conserto. Onde ficarão os elevadores, as máquinas de diagnóstico, o ferramental de uso comum, pontos de iluminação, avisos…
Também é preciso calcular o fluxo do entra-e-sai de veículos: “se um carro entrar ali e parar aqui, depois eu vou ter que tirar esse carro daqui e passar para cá”. Essa organização e melhor no giro interno dos carros no pátio é importante para que você ou seus funcionários não percam tempo de produção manobrando os automóveis à exaustão.
Desta forma, organize o pátio para melhorar a sua produção. Coloque os serviços maiores e que demandam mais espaço de um lado e outros, de giro rápido, em um espaço onde seja mais fácil justamente a manobra dos veículos.
Também é muito importante fazer a demarcação no chão do pátio da oficina onde os carros devem estar. Caso contrário, cada mecânico vai posicionar os automóveis de qualquer jeito, o que pode atrapalhar esse fluxo dos veículos que já mencionamos.
Se possível, também sinalize com setas e placas o sentido, para facilitar a entrada e saída dos carros. Lembre-se: neste trabalho de gestão, quanto menos tempo o veículo ficar dentro do pátio, maior será o seu fluxo de clientes e maior será a produtividade da sua oficina.
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Organização
Uma oficina com peças desarrumadas, cada qual em um lugar, impacta diretamente na produtividade do negócio. Isso porque os mecânicos perderão muito tempo em busca de uma ferramenta, o que significa demora no serviço e menos fluxo de clientes. Então, trate de organizar todos os equipamentos e ferramental do pátio.
Naquele layout produtivo que falamos há pouco, reforçamos a importância de reservar o espaço para os equipamentos maiores e também para as ferramentas de uso comum. Elas devem estar bem visíveis e sinalizadas, e de fácil acesso para os funcionários.
Ao mesmo tempo, cada mecânico deve ter suas ferramentas próprias. Compre carrinhos ou caixas com cadeados e faça o inventário das peças que ficarão com o funcionário. É fundamental que seu colaborador assine um termo de responsabilidade sobre o equipamento, tenha a chave para o compartimento onde vai guardá-lo e que informe sempre sobre a necessidade de troca ou perda.
Aqui, vale a mesma lógica de outros pontos abordados no texto. Se o funcionário não tiver as principais ferramentas à mão, vai perder tempo procurando-as. Isso significa mais horas de serviço em cima de um mesmo carro, menos clientes novos dentro da oficina e, consequentemente, faturamento menor.
Por esta razão, o mecânico, após cada serviço e antes de ir embora, tem que organizar as ferramentas no carrinho ou na caixa. Reforce com sua equipe que as ferramentas são de uso pessoal e que não devem ser emprestadas. Cada mecânico é responsável pelo seu equipamento.
Já aquelas ferramentas de uso comum que citamos deverão ser retiradas e colocadas no quadro ou espaço específico dentro do pátio da oficina. O mesmo vale para os equipamentos móveis maiores.
Explique aos funcionários a importância desta organização. Depois, monitore por algum período se todos estão desempenhando a tarefa de forma correta. Caso contrário, o pátio da oficina ficará uma bagunça ao final do dia e você ou outro funcionário perderão tempo nesta arrumação.
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Procedimentos
Crie procedimentos no pátio da oficina para facilitar sua gestão. Faça uma reunião com sua equipe para fazer a distribuição dos serviços e deixar claro quem ficará responsável pelo que dentro do ambiente.
Reforce que cada mecânico será responsável pelas ferramentas, a importância de deixar os equipamentos de uso geral sempre no lugar, destaque quem ficará encarregado pela limpeza, quem será o gerente/supervisor etc.
Conforme a oficina e os tipos de serviços que ela oferece, também deixe claro qual funcionário fará o quê. Se você tem em sua loja troca de óleo, mecânica de motores e parte elétrica, distribua os afazeres conforme a performance ou especialidade de cada um. Principalmente para serviços de giro rápido.
Dentro deste planejamento, utilize um quadro de gestão no pátio da oficina mecânica para que você, o gerente e seus funcionários tenham controle sobre o fluxo de carros dentro da loja. Neste quadro, é importante colocar a data e horário de entrada do veículo, o tipo de serviço, o funcionário responsável pelo conserto, as peças necessárias (se em estoque ou se necessário comprar) e o prazo de entrega do automóvel pronto (com data e hora).
Fundamental que o quadro esteja visível e que toda a equipe tenha ciência de que o prazo de entrega deve ser respeitado. O quadro também é importante para que seu gerente ou a pessoa responsável pelo estoque de peças providencie o componente. Qualquer problema no processo do serviço deve ser sinalizado no quadro.
Aumente o faturamento com a gestão do pátio da oficina
Como você viu, essas dicas básicas para a gestão do pátio da oficina mecânica vão deixar sua loja muito mais organizada e funcional. O tempo de reparo e serviço nos carros vai ser mais rápido, o giro de clientes vai aumentar e isso implicará positivamente no faturamento do seu negócio.
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