KPI na gestão de frotas é mais um tipo de ferramenta que pode auxiliar o gestor a alcançar os melhores resultados com os veículos, motoristas e mecânicos.
Trata-se de um indicador e um conjunto de dados e métricas que fornecem inúmeras informações a respeito da frota. É a partir dos KPIs que são realizadas as avaliações de desempenho de diversas áreas na gestão de frota, possibilitando ajustes e melhorias.
Indicadores auxiliam na gestão, colaborando para a redução de custos, trazendo melhores resultados e aumentando o desempenho do negócio.
A boa gestão precisa estar alinhada aos interesses da empresa. Deve-se analisar a frota de modo estratégico, com metas a serem atingidas e resultados a serem entregues.
Neste artigo, apresentamos o uso e a importância do KPI na gestão de frota, como esses indicadores ajudam e transformam a maneira de gerenciar seu negócio.
O que é KPI
KPI é a sigla para o termo em inglês key performance indicator. Traduzindo, indicador-chave de desempenho.
É um meio de acompanhar e avaliar diversos processos e ações dentro de um sistema gerenciável.
Os indicadores são personalizados, definidos pelo gestor, o que permite comparar dados e valores, cruzar informações e obter resultados “(…) fundamentais para medir a saúde da frota”, como disse o estatístico Jonas Carris, em entrevista conosco.
“Cada empresa deve avaliar qual KPI serve para seu negócio e para sua gestão”, complementa. Jonas diz ainda que o KPI deve estar em conformidade com o planejamento estratégico da empresa, comprovando resultados determinados pelo planejamento.
Também entrevistamos Ed Trevisan, fundador e editor do site Frete com Lucro. Além de consultor de logística, é especialista em transporte rodoviário de cargas e conversou com gente a respeito dos objetivos do KPI para o gestor.
“O KPI ajuda a olhar sua operação em detalhes, para encontrar pequenas oportunidades que, de outra forma, você não iria observar sem determinado indicador.”
Qual a importância do KPI na gestão de frotas
Jonas Carris disse que é preciso criar a chamada “cultura da mensuração e análise de indicativos”.
A adoção de KPI na gestão de frota auxilia na observação de resultados reais das ações e inovações aplicadas à frota, bem como nas novas práticas. Ou também nas estratégias específicas no gerenciamento logístico.
Eles permitem enxergar possíveis problemas – ou até mesmo soluções e oportunidades que não seriam visíveis de outra maneira. Tudo isso com a análise de números, dados e métricas.
Os indicadores possibilitam identificar consumos acima da média, que podem ser melhorados.
Dentro de toda gestão, vários dados, números e métricas confundem e complicam o acompanhamento de resultados. Porém é por meio do KPI que o gestor consegue focar em dados específicos relacionados às metas e aos objetivos propostos no planejamento.
Mas é importante observar um detalhe que Ed Trevisan aponta. Ele diz que um KPI não é necessariamente determinante para o sucesso de uma estratégia, já que existem dados de outros resultados.
Como verificar um KPI na gestão de frotas
As métricas necessárias para a análise dos dados que formarão um KPI são obtidas a partir de diversas fontes.
A organização do gestor é essencial, porque dados, métricas, números e informações podem se perder em meio a tudo o que envolve a gestão de frota.
Por isso, a organização é fundamental na hora de verificar um KPI.
É possível obter dados por várias planilhas de controle de frota, tacógrafos dos veículos e relatórios obtidos por um sistema de gestão.
Exemplos de KPI na gestão da frota
Cada empresa pode determinar quais KPIs são necessários para sua estratégia. Não existe número exato.
Ed Trevisan apontou na entrevista que o gestor deve conhecer sua frota para escolher os indicadores ideais. Ele diz que:
“(…) é preciso entender o que é mais importante para seu negócio. Muitas vezes, escolher uma infinidade de KPIs não vale a pena, dependendo do tamanho da empresa. Quanto maior a frota, maior será o número de indicadores”.
Cada estratégia necessita de indicadores específicos criados pelos gestores e que sejam úteis para aquela empresa. Conforme apontado por Trevisan, a grande quantidade de KPIs não é sinal de qualidade na gestão, ao contrário, o excesso pode atrapalhar.
Podemos destacar grupos de indicadores que mostram os dados referentes a setores diferentes dentro da gestão. São os indicadores de prazos, indicadores de qualidade e indicadores de custos.
Dentro de cada um, pode existir uma variedade de KPIs. Cabe ao gestor determinar quais os necessários para o acompanhamento dos resultados de sua frota.
A seguir, você verá alguns exemplos de KPIs.
Média de consumo – por motorista e por veículo (carregado e vazio)
Um dos mais comuns e simples KPIs que o gestor pode analisar é o de média de consumo de combustível. Pode também existir um para consumo de óleo lubrificante, de peças etc. Mas o óleo diesel representa o maior custo dentro do setor de transporte.
O gasto com combustível chega a ser 40% do custo total de uma empresa de transporte. Por ser um dos mais onerosos, é necessário ter um controle minucioso.
É possível conseguir a média de consumo semanal, quinzenal, mensal etc. Fica a critério do gestor determinar o intervalo de tempo.
O levantamento pode ser feito comparando resultados entre motoristas, mas se deve cruzar informações e analisar o custo por tipo de veículo, se carregado ou vazio. Assim, determina-se corretamente o gasto real de combustível, chegando à média do consumo.
Quantidade de multas – por motorista ou por rota
Multas estão associadas a rotas e/ou imprudência dos motoristas, por isso eles devem ser orientados e alertados sobre as rotas que possuem maior frequência de penalizações.
Consumo de combustível por tipo de pneu
Pneus de primeira e segunda vida apresentam resultados diferenciados quando se analisa o consumo de combustível.
Leia mais em nosso blog: Pneus para caminhão: qual o melhor para sua frota.
É possível determinar a média de consumo de diesel por tipo de pneu por meio de controle preciso sobre cada veículo.
Quebra de veículo por motorista
Muitas vezes, um veículo demanda mais paradas para manutenção que outros. Diversos fatores podem influenciar, como falta de monitoramento, prevenção e até mesmo os motoristas que conduzem o veículo. Por exemplo, um motorista que entrega mais rápido, mas sua forma de direção provoca danos ao veículo.
Os melhores condutores podem ser recompensados e os que apresentarem resultados negativos podem passar por treinamentos e reciclagem.
Custo operacional de veículo por quilômetro rodado
Havendo controle sobre os custos de manutenção e operação de um veículo, pode-se determinar qual o custo mensal, por exemplo, de cada veículo da frota.
Com esse tipo de informação, o gestor consegue perceber quais veículos apresentaram maior ocorrência de quebras e paradas, quais óleos lubrificantes tiveram melhor desempenho e quais rotas causaram mais desgaste nos veículos etc.
A escolha correta de óleos lubrificantes pode ser decisiva nos resultados obtidos. Os lubrificantes Ursa mostram que são superiores em testes realizados em situações reais. Veja como eles podem trazer melhores resultados e alta performance para a sua frota: Lubrificantes Ursa: para quem quer chegar mais longe.
Ed Trevisan dá outros exemplos essenciais de KPIs para o gestor de frota:
- Comparativo das médias de consumo de diesel entre os motoristas (ranking)
- Custo dos pneus, tanto na 1ª quanto na 2ª vida
- Ocorrência mensal de acidentes
- Ranking com as peças substituídas com mais frequência
- Taxa de indisponibilidade do veículo
- Idade média da frota
- Custo de peças genuínas x paralelas
- Período ideal de manutenção dos componentes
- Controle de ociosidade da frota
- Controle de multa por km rodado
- Custo percentual com óleo diesel em relação ao faturamento da empresa
- Número de atraso em entregas referente à manutenção do veículo
Qual o momento de implementar e mensurar um KPI na gestão de frotas
É unanimidade entre os especialistas o fato de que não há ocasião específica para implementar um KPI.
Tão logo existam metas a serem alcançadas e resultados a serem obtidos, os indicadores correspondentes devem ser determinados.
Mas e quanto à mensuração? Qual o tempo mínimo para obtenção de resultados e métricas relevantes para análise do KPI?
A resposta que Ed Trevisan é: DEPENDE.
Cada KPI tem o momento ideal para ser mensurado. Tem os que demandam controle diário, semanal ou mensal. Outros, específicos, podem ser analisados trimestral ou, até mesmo, anualmente.
Por isso, esteja bastante seguro à real importância dos KPIs indicados para sua frota. Um gestor eficiente conhece as peculiaridades dela, além de suas metas e objetivos. Tendo esses dados em mãos, saberá quando e como medir os resultados.
Para determinar os KPIs, o gestor deve envolver outras áreas e os próprios motoristas para que todos sintam-se responsáveis pelos indicadores que serão medidos e, consequentemente, estejam empenhados em apresentar bons índices.
O que é ROI
ROI é uma sigla bastante conhecida no meio corporativo e vem do inglês return over investment, ou seja, retorno sobre o investimento.
O ROI é um KPI – talvez um dos mais essenciais para o gerenciamento de um negócio.
É por ele que se observa a relação entre o investimento realizado na frota e quanto dinheiro foi ganho ou perdido durante período específico de tempo.
Um ROI precisa estar associado a uma ação estratégica distinta ou a algum período de tempo, como dissemos. Por meio dele, o gestor pode elaborar novos planos de ação ou manter os que atuais.
Aplicativos e softwares de gestão podem fornecer dados e relatórios precisos para o ROI e outros tipos de indicadores de modo mais rápido e eficiente.
Quais os dados para cálculo de ROI
Existem ferramentas que podem auxiliar o cálculo do ROI em sua frota.
Tenha o número de veículos total ou parcial de sua frota (depende de sua estratégia), mais o número do gasto relativo ao que você deseja calcular, por exemplo.
Existe fórmula-padrão para calcular o ROI:
Você pode calcular a quantidade de combustível economizado após uma manutenção, um treinamento de motoristas ou uma troca de pneus, por exemplo.
O ROI consegue identificar quais ações estão funcionando, além de gerar dados para o acompanhamento das metas e dos objetivos propostos no planejamento estratégico.
Conclusão – KPI na gestão de frotas
Utilizar KPI na gestão de frota pode ser um diferencial importantíssimo para o sucesso do seu negócio.
Frotas que possuem monitoramento constante sobre os resultados têm mais chance de alcançar metas e objetivos com redução de custos e melhor saúde.
O KPI também permite projetar resultados e oportunidades futuras, aumentando o desempenho da frota, aperfeiçoando processos dentro do setor de transporte da empresa como um todo, melhorando também o faturamento do negócio.
Em nosso blog, já falamos sobre formas de levar mais performance e resultados para o negócio reduzindo custos e melhorando a gestão. Confira:
- Como terceirizar a gestão de frotas de veículos pesados
- Problemas mais comuns em caminhões: saiba quais são e como identificar
- Gestor de Frota: o que é preciso para você alcançar os melhores resultados
Esperamos que essas dicas de KPIs na gestão de frotas sejam úteis para você.
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