Você gostaria de aumentar a eficiência e produtividade da sua frota?
Implementar um software de gestão de frota deve ser o seu primeiro passo.
A gestão de frota é um trabalho complexo em que é preciso monitorar os mais diversos dados do dia a dia. Cada dado das operações deve ser cuidadosamente recolhido e analisado para fazer uma gestão eficaz em tempo real.
Saiba tudo sobre manutenção de frota neste outro artigo completo do nosso blog.
Com um bom software de gestão de frota, é mais fácil manter sob controle o custo das operações e a eficiência da frota. A melhor opção para que você simplifique esse processo é implementando um bom sistema de gestão.
A seguir, vamos explicar melhor o que é o software de gestão de frota e como ele pode ajudar a otimizar os processos da sua empresa.
O que é um software de gestão de frota?
O software ou aplicativo de gestão de frota é um programa de computador desenvolvido especialmente com as necessidades da empresa transportadora em mente.
Trata-se de um sistema preparado para monitorar todos os dados de performance, resultados e planejamentos associados ao controle da frota. Ou seja, o software reúne em um só lugar as informações sobre custos, atividades de manutenção, veículos e colaboradores.
O programa é capaz de acompanhar o desempenho de veículos e motoristas, além de ajudar a monitorar a eficiência dos processos e calcular os custos.
Quais os benefícios de se usar um software de gestão de frotas?
Por integrar todas as informações da frota em um só lugar, o uso de um software de gestão de frota oferece uma série de benefícios para sua empresa.
Veja a seguir.
Redução dos custos de manutenção
O melhor jeito de diminuir o custo com manutenção é monitorar com cuidado as variáveis relacionadas a esses gastos.
Se você souber a quantidade de peças que precisa comprar, evita gastos desnecessários com peças extras e armazenamento. Além disso, pode negociar valores e prazos melhores.
Para manter a frota em bom estado, é fundamental contar com um plano de manutenção preventiva, minimizando a incidência de paradas inesperadas, que geram mais gastos e tempo de inatividade não programados.
O software de gestão de frota torna esse acompanhamento mais fácil.
Automatização de processos
A maioria das operações, quando feitas manualmente, deixam o trabalho mais lento. O software de gestão de frota automatiza os processos mais complicados da gestão.
Vários processos longos podem ser realizados por esse aplicativo. Além de agilizar o trabalho, a automatização garante que as tarefas sejam padronizadas e mais precisas.
Acompanhamento detalhado de gastos
Fazer o acompanhamento dos custos de modo manual envolve consultar inúmeras tabelas, comparando números e informações. É um processo difícil, cansativo e complexo. E, portanto, está mais sujeito a erros.
O uso do software de gestão de frota faz com que o acompanhamento seja feito de maneira mais rápida, detalhada e prática. O controle feito por um sistema automatizado é mais apurado. Desse modo, pode-se identificar e acompanhar todos os gastos.
Avaliar se algum veículo ou colaborador gera mais gastos que a média, por exemplo, possibilita intensificar o uso de ferramentas como treinamentos para mitigar o problema.
Igualmente, o monitoramento detalhado dos custos permite a implementação de diversas melhorias.
Aumento da Produtividade
Quando você consegue cortar os gastos e diminuir o tempo usado para realizar tarefas, a produtividade da empresa cresce.
O uso de um software de gestão de frotas otimiza a programação de escalas para cada veículo da frota, evitando perda de tempo na procura de registros e arquivos.
O controle detalhado de manutenção e o planejamento das melhores rotas podem até mesmo aumentar a disponibilidade da frota. Isso significa que fica mais fácil manter prazos e sua empresa pode fazer mais com menos tempo.
Como escolher o software de gestão de frota ideal?
Para escolher o melhor software de gestão de frotas, é preciso identificar as necessidades da sua empresa e pesquisar as soluções disponíveis no mercado.
Entender o tamanho da sua empresa, processos críticos das áreas administrativa, operacional e da frota é o primeiro passo para a escolha de um bom software de gestão de frotas e planejar a implantação.
Existem soluções amplas que integram todas as áreas da empresa e que podem ser implementadas em módulos. É importante avaliar o que sua empresa precisa, os recursos financeiros que disponibiliza, os processos críticos e buscar um sistema que possa ser customizado para atender às suas necessidades.
Além das capacidades técnicas, existem outros pontos indispensáveis para avaliar antes de escolher um aplicativo para gestão de frota. Um deles é o suporte à plataforma escolhida.
Caso tenha algum problema com o sistema, qual a velocidade para resolvê-lo?
O atendimento do suporte está disponível 24 horas por dia? As respostas são rápidas? O suporte é eficaz e tem um bom histórico em relações com o cliente e soluções de problemas?
É fundamental pesquisar o histórico da solução escolhida. O software não deve apresentar erros recorrentes e o atendimento do suporte deve ser eficiente e rápido.
Dê preferência para plataformas que não precisam ser instaladas e podem ser acessadas remotamente
Nem sempre a máquina que você usa está disponível e é importante que o acesso e alimentação das informações seja flexível. Armazenar em nuvem é mais seguro e conveniente
Além da vantagem de tornar os dados acessíveis online, o armazenamento remoto garante que os dados estejam protegidos no caso de problemas no sistema.
Tire todas as suas dúvidas
Não deixe de perguntar sobre o software de gestão de frotas na plataforma de suporte. Esclareça todas as dúvidas sobre o funcionamento e facilidades oferecidas antes de fechar o contrato.
Vale também fazer uma busca nas redes sociais e colher as opiniões de empresas que já usam o sistema.
Pense em longo prazo
Verifique se o software suporta o crescimento planejado para sua empresa a fim de evitar gastos desnecessários com a migração dos dados no futuro.
Conclusão
No competitivo mercado atual, toda a otimização na empresa faz uma enorme diferença.
O uso de um software de gestão de frota pode agilizar processos e cortar custos, além de oferecer mais controle sobre sua empresa. Ao armazenar e comparar todos os dados relevantes para seu processo, é possível implementar soluções mais adequadas, aumentando a produtividade.
O software de gestão de frota certo pode trazer inúmeros benefícios e facilidades, auxiliando no seu crescimento.
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