Independentemente do tamanho da empresa de transporte, implantar uma política de utilização dos veículos proporciona uma gestão eficiente da sua frota, garantindo outros benefícios para a companhia e também para os condutores.
Hoje em dia, este assunto é muito difundido no segmento, mas, mesmo assim, muitas empresas ainda o deixam de lado, sem perceber que essa atitude pode acarretar uma série de problemas que trazem, inclusive, prejuízos financeiros.
Se você não quer fazer parte desse grupo, que tal dar um pouco mais de atenção para este tópico tão importante no seu dia a dia?
Para entender o motivo de estabelecer regras de uso dos caminhões ou ônibus, preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre o tema.
O que é e qual a importância de desenvolver uma política de utilização de veículos?
A política de frota é um conjunto de procedimentos que visa a uma correta utilização dos veículos, estabelecendo rotinas de acompanhamento, cronograma de manutenções preventivas e corretivas, condutas adequadas de condutores, entre outros.
O objetivo é definir as formas mais corretas e econômicas para trafegar com os caminhões, garantindo a integridade do patrimônio da empresa e ainda a segurança dos condutores durante o trajeto.
Você, gestor de frota, pode inserir no documento de política de frota tudo aquilo que julgar necessário para o cumprimento de boas práticas de direção e também de comportamento dos motoristas nos trajetos. Confira alguns deles:
- Finalidade da utilização de determinado veículo
- Trajeto que será realizado e em quais horários
- Velocidade máxima permitida para aquele veículo
- Gestão do abastecimento e de possíveis pedágios
- Regularização da CNH dos condutores e controle da validade
- Regras para utilização dos veículos
- Manutenção do veículo (checklist com o essencial)
- Responsabilidades durante a utilização do veículo (multas, acidentes etc.)
- Controle de documentação (corporativo, veículo, condutor e seguros)
- Segurança no trânsito
Essas são algumas sugestões para a criação da sua política de frota que podem ser alteradas de acordo com as suas necessidades ao observar o funcionamento do negócio.
Vale alertar que a falta desse documento dá a liberdade para que a sua equipe conduza os processos da maneira que considerar melhor, ou seja, sem os padrões adequados e seguros.
Todas as informações que constam nas normas precisam ser formalizadas e apresentadas à equipe para que todos estejam familiarizados com os novos processos.
Se puder, deixe o documento em locais de fácil visualização para que ele possa ser consultado sempre que necessário.
Como implementar uma política de frota na sua empresa
Depois de entender o que é e qual a importância de instaurar regras de gestão de frotas, chegou a hora de colocar a mão na massa e saber como implementar cada processo, além de novas rotinas.
O primeiro passo para montar esse documento é fazer o mapeamento de todos os procedimentos que envolvem o setor de transportes.
A partir desse entendimento, dá-se início à coleta de informações sobre a frota de veículos pesados.
A ideia é compilar todos os dados pertinentes e, posteriormente, fazer a análise correta sobre a situação do setor. Na hora de analisar, leve em consideração os seguintes fatores:
- Dados sobre processos de operação
- Equipes responsáveis pela condução e manutenção dos caminhões
- Estado de conservação dos veículos
- Comportamento das equipes
- Questões jurídicas
O resultado de uma política de frotas bem-feita proporciona ainda mais segurança aos seus condutores, melhores resultados do setor, além de maior lucro para a companhia.
Não se esqueça de ouvir e entender cada integrante da equipe de transportes, afinal são eles que estão no dia a dia da operação e podem auxiliar na elaboração das normas.
O que é indispensável para elaborar uma padronização de trabalhos?
Na hora de montar cada procedimento e regra do documento, é imprescindível que seja definido o fluxo de gestão dos veículos, com as formas mais adequadas de como e quando utilizá-los.
Para uma boa gestão de frotas, é relevante que sejam identificados os envolvidos nos processos, além do papel de cada colaborador tanto na gestão quanto na operação dos caminhões. Deve-se levar em conta alguns detalhes, como:
- Listagem com o número de veículos disponíveis, quilometragem individual, data da última manutenção e revisão
- Relatório de gastos sempre atualizado, com especificação de quais veículos são mais econômicos e quais consomem mais recursos
- Controle e planejamento de manutenções preventivas
- Treinamentos voltados para condutores: direção preventiva, economia de recursos, entre outros
- Controle de rotas: sugestões de caminhos, verificação de pedágios, possíveis obras e interdições, por exemplo
- Caso seja viável, a contratação de empresas de tecnologia para gestão de veículos
É essencial que colaboradores diretos ou indiretos estejam cientes dos procedimentos trabalhados dentro da empresa, fazendo com que o seu documento possua valor integral e seja cumprido como norma.
Não se esqueça de formalizar cada detalhe do processo, com rotinas de manutenção, aspectos jurídicos, divulgação, entre outros. Caso seja necessário e viável, imprima cópias e peça para que os funcionários assinem um documento de concordância com o que foi apresentado.
Além disso, os critérios de escolha dos veículos também precisam fazer parte dos documentos, para que possam ser definidos quais caminhões devem ser usados em determinadas áreas e funções.
Detalhe: em casos de acidentes, o manual deve incluir as condutas corretas e quais são as responsabilidades que serão atribuídas ao condutor.
Além disso, as definições sobre possíveis auditorias, procedimentos após os acidentes, inspeções, custos com guincho, transporte do colaborador, custos com hospitais, entre outros, jamais podem ficar de fora do documento.
A política de frotas também deve oferecer clareza quanto aos objetivos e o que se espera de cada colaborador.
Modelo de documento para elaborar a política de utilização dos veículos
Além de se preocupar com os procedimentos, é importante definir um padrão de layout simples e objetivo. Então, para elaborar o documento, confira as nossas dicas:
Cabeçalho
Padronize o documento com título, logomarca, nomes dos responsáveis e datas de criação e atualização.
Anexos
Nem sempre é possível colocar todos os detalhes em um único documento. Muitas vezes, nem é a forma mais adequada. Por isso, inclua anexos ao arquivo, com informações como cronograma de inspeções, termo de responsabilidade, entre outras.
Objetivos
É preciso estar bem clara qual é a finalidade do documento, para que todos os envolvidos possam entender a importância de seguir o padrão estabelecido.
Colaboradores elegíveis
Insira os nomes dos colaboradores que fazem parte de todo o processo, desde a gestão até a condução dos caminhões.
Categorias dos veículos
Cada veículo deve ter uma classificação do tipo e as condições de uso.
Diretrizes para a utilização dos veículos
Neste campo, devem estar todos os detalhes sobre os procedimentos relacionados à condução dos veículos.
Assinaturas
Não se esqueça de que, no final do documento, é preciso constar as assinaturas dos responsáveis.
Esses são apenas alguns dos itens mais significativos para a construção de um documento completo, porém você pode incrementá-lo com outros detalhes que sejam indispensáveis para o bom funcionamento da sua empresa e gestão.
Riscos que a empresa corre sem uma política de utilização dos veículos
A falta de uma política de utilização dos veículos pode gerar problemas para a empresa, como o consumo inadequado de combustível.
O uso incorreto do caminhão por parte dos condutores, com manobras irregulares e imprudências, compromete a segurança durante a viagem, podendo acarretar, inclusive, multas às empresas de transporte.
Como verificar se a política de utilização dos veículos está sendo seguida
Para garantir uma gestão eficiente, é preciso acompanhar se todas as normas e procedimentos estabelecidos na política de frotas estão sendo seguidos à risca.
Nesse sentido, uma das melhores formas de verificar se tudo está sendo feito dentro do padrão é utilizar programas que mantêm os veículos conectados 24 horas por dia, fornecendo todas as informações durante o trajeto.
Muitas empresas do segmento adotaram essas tecnologias para o monitoramento nos mais diversos aspectos, prevenindo, inclusive, roubos e furtos de cargas.
As inspeções de rotina, igualmente, são muito eficientes para garantir que todas as normas estão sendo cumpridas.
Aliás, a proximidade do gestor de frotas com a equipe também é uma maneira de garantir que cada colaborador esteja cumprindo com seu papel e com os procedimentos preestabelecidos.
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